Dokumentenmanagement-Software kaufen: Was Sie vor dem Kauf unbedingt wissen sollten

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Gehen Sie beim Kauf Ihrer Dokumentenmanagement-Software sorgfältig und durchdacht vor. Die richtige Wahl wird langfristig die Effizienz, Sicherheit und Flexibilität in Ihrem Unternehmen verbessern. Wichtige Kriterien wie Benutzerfreundlichkeit, Integration in bestehende Systeme, Datensicherheit, Skalierbarkeit und die Möglichkeit zur Automatisierung von Prozessen sind Faktoren, denen Sie grosse Beachtung schenken sollten.

Noch wesentlicher ist allerdings, dass ein DMS Ihre individuellen Bedürfnisse erfüllt. Ob Bank, Versicherung, Produktionsbetrieb, Kanzlei, Praxis, Verlag und eine der vielen anderen Branchen, eine Dokumentenmanagement-Software ist überall sinnvoll. Gerne zeigen wir Ihnen, was unsere anspruchsvolle DMS-Lösung bereithält.

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist heute federführend, wenn es um die effektive Digitalisierung in einem Unternehmen geht – unabhängig von Grösse oder Branche. Es reduziert den Aufwand für Workflows durch zahlreiche Automatisierungen und stellt sicher, dass Informationen binnen Sekunden zur Verfügung stehen, um nur einige Vorteile zu nennen.

Doch bevor ein DMS in die IT-Infrastruktur einziehen darf, muss erst einmal die passende Dokumentenmanagement-Software gekauft werden.

Wussten Sie, dass man schon ab Mitte der 1990er-Jahre eine Dokumentenmanagement-Software kaufen konnte? Das erste Programm war jedoch alles andere als benutzerfreundlich. Durch die konsequente Weiterentwicklung ist aber genau das bei den heutigen Rundumlösungen eine der wesentlichen Stärken.

Damit Sie sich für die Zukunft aufstellen und Ihre Prozesse maximal optimieren können, zeigen wir Ihnen in diesem Beitrag, wie Sie eine passende Dokumentenmanagement-Software kaufen.

Warum eine Dokumentenmanagement-Software kaufen?

Wer eine Dokumentenmanagement-Software kauft, bekommt ein fortschrittliches Tool an die Hand, das es ermöglicht, interne Prozesse schlanker zu gestalten und die Effizienz im Arbeitsalltag zu erhöhen.

Mitarbeitende werden durch die automatischen Übernahmen von Routineprozessen entlastet und können ihre Zeit für wichtigere Projekte einsetzen. Ebenso wird die Zusammenarbeit über ganze Abteilungen und Standorte hinweg gefördert.

Die Vorteile von Dokumentenmanagement System im Überblick:

  • Zugriff auf Informationen jederzeit und von überall: Teams greifen auf relevante Dokumente orts- und zeitunabhängig zu, was die Zusammenarbeit sowie das flexible Arbeiten unterstützt. Dabei ist es egal, ob Mitarbeitende sich im Büro oder im Homeoffice befinden oder unterwegs sind.
  • Weniger Aufwand bei der Suche: Durch die strukturierte Ablage und intelligente Suchfunktionen werden benötigte Dokumente blitzschnell gefunden. So wird der zeitintensive Prozess der manuellen Dokumentensuche auf ein Minimum reduziert.
  • Rechtskonforme Archivierung: Ein DMS garantiert eine revisionssichere und gesetzeskonforme Ablage von Dokumenten. Damit sind Sie auf der sicheren Seite, was rechtliche Anforderungen betrifft, und können im Fall einer Prüfung schnell und unkompliziert relevante Unterlagen vorlegen.
  • Steigerung der Produktivität und Effizienz: Durch die Automatisierung zahlreicher Prozesse entfällt der manuelle Aufwand Ihrer Mitarbeitenden bei der Bearbeitung von Dokumenten. Mit dem Kauf einer Dokumentenmanagement-Software beschleunigen sich Arbeitsabläufe und es findet eine spürbare Effizienzsteigerung im gesamten Unternehmen statt.
  • Automatische Einhaltung von Compliance-Vorgaben: Ein DMS überwacht die Einhaltung von unternehmensinternen und externen Vorschriften automatisch. Damit werden Fehlerquellen bei der Einhaltung von Richtlinien nahezu ausgeschlossen.
  • Flexibilität in der Wahl der Betriebsform: Unternehmen können entscheiden, ob sie das DMS lokal (On-Premise), in der Cloud oder in einer hybriden Lösung betreiben möchten. Hier spielen die individuellen Anforderungen und Sicherheitsrichtlinien eine zentrale Rolle.

Was macht es so schwierig, eine passende Dokumentenmanagement-Software zu kaufen?

Wenn Sie sich aktuell mit dem Kauf einer Dokumentenmanagement-Software auseinandersetzen, werden Sie sicher schnell feststellen: Es gibt eine Vielzahl an Anbietern von DMS-Lösungen. Während sich die Grundfunktionen meist ähneln, gibt es eine grosse Anzahl an zusätzlichen Bausteinen und Spezialisierungen, die Sie bei einem DMS berücksichtigen sollten. Ebenso unterscheiden sich die Hersteller hinsichtlich der Preismodelle.

Bevor Sie sich für einen DMS-Anbieter entscheiden, ist es wichtig, dass Sie sich über Ihren Bedarf, Ihre Anforderungen und Ihre zukünftigen Bedürfnisse im Klaren sind.

Um am Ende zielführend eine Dokumentenmanagement-Software zu kaufen, vergleichen Sie die Angebote auf dem Markt, nachdem Sie Ihre Ansprüche definiert haben. Wie das genau geht, haben wir Ihnen nachfolgend zusammengefasst.

Vor dem Kauf einer Dokumentenmanagement-Software Kosten/Nutzen analysieren

Wenn Sie eine Dokumentenmanagement-Software kaufen, sollte der Return on Investment (ROI) einer der entscheidenden Faktoren sein. Schliesslich haben Sie mit der Integration das Ziel, Einsparungen und Effizienzgewinn zu erreichen. Näher auf diese Thema gehen wir auch im Beitrag über Dokumentenmanagement für KMU ein.

Um die Kosten im Verhältnis zum Nutzen zu setzen, können folgende Fragen helfen:

Wie viel Zeit verbringen Ihre Mitarbeiter täglich mit wiederkehrenden, administrativen Aufgaben?
Ein Grossteil der Arbeitszeit wird oft durch sich wiederholende Tätigkeiten blockiert. Dazu gehören die Bearbeitung von Dokumenten, das Sortieren von E-Mails oder das manuelle Archivieren. Ein DMS übernimmt diese Aufgaben automatisiert, was wiederum wertvolle Ressourcen freisetzt.

Wie viel Zeit geht durch das Suchen von Dokumenten, E-Mails und anderen wichtigen Informationen verloren?
In vielen Unternehmen ist die Suche nach benötigten Unterlagen ein erheblicher Zeitfresser. Ein gut strukturiertes DMS ermöglicht den schnellen und einfachen Zugriff auf relevante Informationen. Mitarbeitende werden wieder in die Lage versetzt, effizienter zu arbeiten.

Ist der Kommunikations- und Abstimmungsaufwand zwischen den Abteilungen hoch?
Oftmals ist es aufgrund der Unternehmensstrukturen nicht mehr so einfach, schnell mal eben Informationen von Kollegen einzuholen oder sich abzustimmen. Ein zentrales DMS verbessert die Transparenz und den Informationsfluss innerhalb des Betriebs, was die Zusammenarbeit deutlich erleichtert.

Können Ihre Mitarbeiter benötigte Informationen schnell und eigenständig finden?
Wenn Ihre Angestellten ständig nachfragen oder lange suchen müssen, um an relevante Daten zu gelangen, reduziert sich die Produktivität. Ein DMS sorgt dafür, dass Informationen jederzeit und sofort zugänglich sind.

Könnten Ihre aktuellen Prozesse noch effizienter gestaltet werden?
Es gibt immer Möglichkeiten, Prozesse weiter zu verschlanken oder zu optimieren. Ein DMS hilft Ihnen dabei, Arbeitsabläufe zu standardisieren und zu automatisieren. Indem Sie also eine Dokumentenmanagement-Software kaufen, verbessern sich sowohl die Qualität als auch die Geschwindigkeit Ihrer Workflows.

Fehlt Ihnen eine zentrale und vollständige Übersicht über Aufgaben, Deadlines und Verantwortlichkeiten?
Eine klare Übersicht ist wichtig, wenn Sie lückenlos den Überblick über laufende Projekte und anstehende Aufgaben behalten wollen. Genau hier setzt ein DMS an. Fristen lassen sich nahtlos verwalten, wodurch das Risiko von Verzögerungen oder Missverständnissen auf ein Minimum reduziert wird.

Entstehen durch die bestehenden Prozesse Risiken hinsichtlich der Qualität Ihrer Arbeit oder Dienstleistungen?
Manuelle Prozesse bergen immer die Gefahren von Fehlern. Missgeschicke sind und bleiben eben menschlich. Ein DMS minimiert diese Risiken, indem es durch automatisierte Workflows und die Einhaltung von Standards eine gleichbleibend hohe Qualität sicherstellt.

Indem Sie sich diese Fragen, am besten schriftlich, beantworten, lässt sich der tägliche Zeitverlust pro Mitarbeiter ermitteln. Unsere Erfahrung zeigt, dass Einsparungen von 20 bis 60 Minuten pro Tag und Mitarbeiter realistisch sind.

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Schauen wir uns dazu ein Beispiel an: Wenn ein Mitarbeiter täglich 45 Minuten weniger produktiv ist als er sein könnte – etwa durch das Suchen von Dokumenten oder ineffiziente Arbeitsabläufe – und sein Stundenlohn bei etwa 50 CHF liegt, ergibt sich daraus ein jährlicher Verlust von rund CHF 9’000 pro Mitarbeiter. Bei einem Unternehmen mit 15 Mitarbeitern summieren sich diese Kosten auf etwa CHF 135’000 pro Jahr.

Vergleichen Sie die errechneten Verluste mit den Kosten für die Implementierung einer DMS-Lösung. Sie werden zu dem Ergebnis kommen, dass die langfristigen Einsparungen und die Effizienzgewinne eine Investition in ein DMS oft schnell rentabel machen. Gut zu wissen ist ferner, dass Studien gezeigt haben, dass mit der Einführung eines DMS die administrativen Kosten um bis zu 30 % gesenkt werden können. Realistisch ist die Erreichung des ROI nach etwa 6 bis 18 Monaten Betrieb des DMS.

Worauf noch beim Kauf einer DMS-Lösung achten?

Je beliebter DMS-Lösungen werden, desto mehr Entwickler drängen auf den Markt, was aktuell zu beobachten ist. Weit über 60 Lösungen sind schon heute verfügbar und die Zahl steigt ununterbrochen. Während das eine Tool ein Nischenthema bedient, legt das andere DMS seinen Fokus auf die Möglichkeit der Projektarbeit. Die nächste Software wiederum orientiert sich an der besonders umfassenden Archivierung. Sie sehen, eine Dokumentenmanagement-Software zu kaufen, ist anspruchsvoll.

Um Ihnen die Suche zu erleichtern, können Sie die folgende Liste als Inspiration nutzen, um sich besser orientieren zu können:

  • Organisation der Arbeitsabläufe: Überlegen Sie, welche dokumentenbasierten Prozesse und Workflows in einem DMS abgebildet werden sollen. Jedes Unternehmen hat unterschiedliche Workflows, von der Erstellung von Dokumenten über die Bearbeitung bis hin zur Archivierung. Ein gutes DMS unterstützt diese Abläufe und optimiert sie sinnvoll.
  • Benutzerfreundlichkeit: Eine DMS-Lösung muss sich von allen Mitarbeitenden intuitiv und einfach bedienen lassen. Achten Sie darauf, dass die Benutzeroberfläche klar strukturiert ist und der Zugriff auf Dokumente schnell und unkompliziert erfolgt.
  • Technische Kompatibilität: Die neue Software muss sich reibungslos in Ihre bestehende IT-Infrastruktur einfügen. Stellen Sie vor dem Kauf der Dokumentenmanagement-Software sicher, dass diese über Schnittstellen zu anderen Programmen verfügt, wie ERP-Systemen oder Buchhaltungssoftware, die bei Ihnen zur Anwendung kommen.
  • Funktionalität: Es ist wichtig, dass die Software alle notwendigen Funktionen abdeckt, um die aktuellen Anforderungen Ihrer Abteilungen zu erfüllen. Überlegen Sie, welche Funktionen zwingend erforderlich sind, beispielsweise Versionierung, automatisierte Workflows oder eine einfache Suchfunktion. Das DMS sollte flexibel genug sein, um sowohl bestehende als auch zukünftige Anforderungen abzubilden.
  • Rechtskonformität: Stellen Sie sicher, dass das System die rechtlichen Vorgaben erfüllt, insbesondere in Bezug auf Datenschutz, Geheimhaltung und Aufbewahrungsfristen. Je nach Branche gelten unterschiedliche Vorschriften für die Archivierung und Handhabung von Daten, etwa durch die DSGVO oder branchenspezifische Regularien.
  • Mobilität und Zugriff: Die neuen Arbeitsmodelle machen es unabdingbar, dass ein DMS auch mobil zugänglich sein muss. Mitarbeitende arbeiten heute nicht mehr nur im Büro, sondern sind neben dem Homeoffice auch oftmals unterwegs. Ist das in Ihrem Betrieb der Fall, bietet es sich an, eine Dokumentenmanagement-Software zu kaufen, die cloudbasiert ist. So kann jeder Berechtigte überall auf alle Dokumente zugreifen.
  • Kostenstruktur: Berücksichtigen Sie neben den Anschaffungskosten auch die laufenden Kosten für Lizenzen, Wartung und Updates. Hier ist Transparenz in der Preisgestaltung angesagt. Weil dieser Punkt so wichtig ist, behandeln wir das Thema nochmals detaillierter im nächsten Abschnitt.
  • Support und Schulung: Ein zuverlässiger Support legt die Grundlage für eine erfolgreiche Einführung des DMS. Stellt der Anbieter einen umfassenden Kundensupport zur Verfügung und unterstützt Sie mit Schulungen und Seminaren? Fragen Sie im Zweifelsfall nach.

Wichtig: Wenn Sie von einem bestehenden System wechseln, ist die Datenmigration ein kritischer Faktor. Klären Sie im Vorfeld ab, wie einfach oder komplex es ist, Ihre bestehenden Dokumente in das neue System zu übertragen und inwieweit Sie auf die Hilfe vom Anbieter zählen können.

Welche Kosten kommen bei einem Dokumentenmanagement auf mich zu?

Wenn Sie eine Dokumentenmanagement-Software kaufen, berücksichtigen Sie, dass sowohl Lizenzgebühren als auch Implementierungskosten und eventuell laufende Betriebskosten auf Sie zukommen. Die monatlichen Lizenzgebühren pro Benutzer liegen je nach Funktionsumfang zwischen CHF 15 und CHF 80. Einige Anbieter halten dafür gestaffelte Preismodelle bereit, bei denen die Kosten pro Benutzer sinken, wenn Sie gleich mehrere Lizenzen erwerben.

Zusätzlich beeinflussen Schnittstellen zu anderen Systemen, wie ERP oder FiBu-Software oder Bausteine, die Sie extra erwerben müssen, die Kosten.

Die Implementationskosten variieren stark und liegen für KMUs zwischen CHF 5’000 und CHF 50’000. Hierbei kommt es neben der Unternehmensgrösse auf die Komplexität des Projekts an. Für Unternehmen mit 5 bis 20 Arbeitsplätzen bewegen sich die einmaligen Kosten zwischen CHF 9’000 und CHF 19’000.

Ein Rechenbeispiel, warum sich der Kauf einer Dokumentenmanagement-Software lohnt: Wenn ein Mitarbeiter durch das DMS täglich 20 Minuten produktiver arbeitet, ergibt das im Monat etwa 7 Stunden. Das entspricht bei einem Stundenlohn von CHF 50 Kosten von rund CHF 350. Die Lizenzkosten liegen dabei in der Regel deutlich niedriger und die Investition in das DMS zahlt sich schnell für Sie aus.

Die Möglichkeiten, eine DMS-Software zu kaufen

Grundsätzlich stehen Ihnen beim Kauf einer Dokumentenmanagement-Software vier Betriebsmodelle zur Auswahl, die sich in Bezug auf IT-Infrastruktur, Sicherheitsanforderungen und Personalressourcen unterscheiden.

Das On-Premise-Modell ist die klassische Inhouse-Lösung, bei der die Software auf den eigenen Servern läuft. Hier liegt die volle Verantwortung für Wartung, Updates und Sicherheit bei Ihnen. Sie behalten dafür die maximale Kontrolle. Eine gut ausgestattete IT-Infrastruktur und qualifiziertes Personal für den laufenden Betrieb sind dabei allerdings notwendig.

Bei einer Hosting-Lösung wird das DMS von einem externen Rechenzentrum bereitgestellt und betrieben. Dies kann in einer geteilten oder dedizierten Umgebung erfolgen. Bei dieser Variante profitieren Sie von einer externen Verwaltung der IT, behalten aber trotzdem die Kontrolle über die Daten und die Konfiguration.

Die Cloud-Lösung stellt das DMS als Software as a Service (SaaS) über eine Cloud-Plattform bereit. Diese Option eliminiert die Notwendigkeit für eigene Hardware und IT-Ressourcen, da der Anbieter den Betrieb und die Sicherheit übernimmt. Das Modell ist besonders attraktiv für Unternehmen, die Flexibilität und Kosteneffizienz bei gleichzeitig hohen Sicherheitsstandards schätzen.

Dass diese notwendig sind, zeigt ein aktuelles Beispiel: Ein jüngster Hackerangriff auf den DMS-Anbieter CDK Global legte Tausende von Autohändlern in den USA lahm. CDK Global, das Dealer Management Systeme für rund 15’000 Autohändler bereitstellt, war Opfer einer schwerwiegenden Cyberattacke, die den Betrieb für mehrere Tage beeinträchtigte. Die betroffenen Händler mussten teilweise auf manuelle Papierprozesse umsteigen oder ihren Betrieb sogar vorübergehend einstellen.

Dieser Vorfall verdeutlicht, wie kritisch Cybersicherheit für moderne SaaS-basierte DMS-Lösungen ist. Angriffe auf zentrale Dienstleister wie CDK Global können weite Teile einer Branche lahmlegen. Daher ist es für Unternehmen unerlässlich, sich auf die Sicherheitsmaßnahmen ihrer Cloud-Dienstleister zu verlassen und gleichzeitig eigene Vorkehrungen zu treffen, um das Risiko von Betriebsunterbrechungen zu minimieren.

Es gibt auch die Optionen, um auf Hybrid-Lösung zurückzugreifen, die Elemente der On-Premise- und Cloud-Modelle zusammenbringen. Wichtige DMS-Dienste laufen auf der internen IT-Infrastruktur, während zusätzliche Funktionen aus der Cloud bezogen werden.

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