Dokumentenmanagement (DMS) sind heute das A und O, wenn es um Ihren Weg in die digitale Zukunft geht. Sie sind die Grundlage für das papierreduzierte Büro und bringen zahlreiche Funktionalitäten mit, die massgeblich Ihre Workflows unterstützen sowie erleichtern und reduzieren. Wie in jeder Branche gibt es auch bei den smarten Systemlösungen verschiedene Dokumentenmanagementsystem-Anbieter, die mit ihrem DMS auf dem Markt zu finden sind.
Was genau ein Dokumentenmanagementsystem-Anbieter ist, was ein DMS können sollte und welche fünf Dokumentenmanagementsystem-Anbieter zu den führenden gehören, erfahren Sie im nachfolgenden Beitrag.
Was ist ein Dokumentenmanagementsystem-Anbieter?
Ein Dokumentenmanagementsystem-Anbieter, kurz auch als DSM-Anbieter bezeichnet, stellt Ihnen eine effektive und moderne Softwarelösung zur Verfügung, die Sie bei der Verwaltung, Speicherung, Sicherung und gesetzeskonformen Archivierung Ihrer Dokumente unterstützt. Die von einem Dokumentenmanagementsystem-Anbieter entwickelten Systeme sind dafür ausgelegt, papierbasierte Prozesse zu digitalisieren und die Effizienz bei der Handhabung von Dokumenten zu verbessern.
Was ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS)? Ein DMS dient dazu, alle Arten von Dokumenten – von Textdateien und E-Mails bis zu Grafiken und Tabellen – systematisch zu erfassen, zu verwalten und zu archivieren. Dazu werden papierbasierte Dokumente zunächst digitalisiert, also eingescannt. Anschliessend erfolgt die systematische Erfassung der digitalen Dokumente im DMS, wo sie verschlagwortet, indiziert und kategorisiert werden. Ebenso werden bereits digitalisierte Unterlagen in das DSM direkt eingepflegt. Die strukturierte Ablage verbessert wesentlich die Übersichtlichkeit und ermöglicht eine schnelle und effiziente Suche sowie Bearbeitung aller Dokumente.
Die Kernfunktionen eines DMS umfassen somit das Scannen, Indexieren, Speichern sowie das Abrufen von Dokumenten. Ziel ist es, die gesamten Workflows zu optimieren und überall dort, wo es geht, zu automatisieren.
Ein Beispiel dafür ist der digitale Rechnungseingang. Kommen Rechnungen via E-Mail an, ist ein DMS in der Lage, automatisch alle relevanten Merkmale wie Rechnungsnummer oder Betrag aus dieser auszulesen und bereitzustellen, wodurch der Zugriff auf Informationen beschleunigt und die Weiterverarbeitung effizienter wird. Ebenso kann das DMS die Genauigkeit und Vollständigkeit prüfen und zur Freigabe an den entsprechenden Mitarbeitenden weiterleiten.
Zeitgleich vereinfacht ein Dokumentenmanagementsystem die Zusammenarbeit in Teams, da es einen zentralen Ort gibt, an dem alles zusammenläuft und jeder, der eine Berechtigung hat, darauf zugreifen kann.
Die Vorteile eines DMS im Überblick:
- Alle Dokumente werden an einem zentralen Ort gespeichert.
- DMS-Anbieter implementieren robuste Sicherheitsmassnahmen, um sicherzustellen, dass sensible Daten geschützt sind und Compliance-Anforderungen erfüllt werden.
- Automatisierte Workflows reduzieren manuelle Arbeitsschritte, beschleunigen Prozesse und minimieren Fehlerquellen.
- Änderungen an Dokumenten können nachverfolgt werden.
- Dokumente können von überall aus zugänglich gemacht werden, was insbesondere in Zeiten von Homeoffice und dezentralen Arbeitsplätzen die Teamarbeit wesentlich vereinfacht.
Im Beitrag „Was ist ein DMS?“ lesen Sie dazu mehr.

Welche Arten von DMS bieten Dokumentenmanagementsystem-Anbieter an?
Je nachdem, welche Anforderungen Sie an Ihr DMS haben, können Sie sich bei einem Dokumentenmanagementsystem-Anbieter über die Art des DMS informieren, das dieser bereitstellt. Zu den relevantesten gehören die nachfolgenden Varianten.
On-Premises DMS
Bietet ein Dokumentenmanagementsystem-Anbieter ein On-Premises DMS an, wird dieses auf den internen Servern Ihres Unternehmens installiert und verwaltet. Sie erhalten damit die volle Kontrolle über Ihre IT-Infrastruktur und die Sicherheit. On-Premises DMS sind besonders für Organisationen geeignet, die hohe Anforderungen an die sensible Handhabung mit Daten haben wollen, wie Finanzinstitute oder öffentliche Verwaltungen.
Cloud-basiertes DMS
Handelt es sich bei einem Dokumentenmanagementsystem-Anbieter um ein Cloud-basiertes System werden, wird das DMS von einem externen Anbieter gehostet und Ihnen über das Internet, also eine Cloud, bereitgestellt. Diese Form des DMS hat den Vorteil, dass Sie keine umfangreiche und kostspielige IT-Infrastruktur benötigen ist und sich den Aufwand mit der Wartung und des Managements der Systeme ersparen. Cloud-basierte DMS sind ferner skalierbar und ermöglichen den Zugriff von überall her, was sie ideal für Unternehmen macht, die flexible Arbeitsmodelle wie Homeoffice fördern.
Hybrid DMS
Das Hybrid-DMS eines Dokumentenmanagementsystem-Anbieters kombinieren die Kernfunktionen sowohl der On-Premises- als auch der Cloud-Lösungen. Diese Art des DMS sorgt dafür, dass sich sensible Daten auf Ihren eigenen Servern speichern lassen, während weniger kritische Daten in der Cloud abgelegt werden können. So haben Sie eine ausgewogene Balance zwischen Kontrolle und Flexibilität.
Branchenspezifische DMS
Einige Dokumentenmanagementsystem-Anbieter haben DMS entwickelt, die sich an spezielle Ansprüche in bestimmten Branchen richten, darunter das Gesundheitswesen, das Rechtswesen oder die Fertigungsindustrie. Die sehr spezifischen Entwicklungen beinhalten Funktionen, die auf die jeweiligen regulatorischen Anforderungen und Arbeitsabläufe zugeschnitten sind.
Integrierte DMS
Bei integrierten DMS erhalten Sie von einem Dokumentenmanagementsystem-Anbieter eine hocheffiziente Lösung, die sich in eine umfassendere Unternehmenssoftware eingliedert, sei es ein Enterprise-Resource-Planning-System (ERP) oder ein Customer-Relationship-Management-System (CRM). Mit einem integrierte DMS haben Sie den Vorteil, dass das Dokumentenmanagement nahtlos mit anderen Geschäftsprozessen verbunden ist, was zu einer verbesserten Datenkonsistenz und Effizienz führt.
Was muss ein DMS eines Dokumentenmanagementsystem-Anbieters können?
Sie suchen ein leistungsfähiges Dokumentenmanagementsystem eines professionellen Dokumentenmanagementsystem-Anbieters? Dann ist der erste Schritt zu schauen, was ein DMS in Ihrem Fall leisten sollte.
Grundsätzlich sollten Sie auf eine intuitiv bedienbare Benutzeroberfläche achten, die es Ihnen und Ihrem Team ermöglicht, ohne eine umfangreiche Einarbeitung effektiv zu arbeiten. Ebenso sollte der Dokumentenmanagementsystem-Anbieter sichergestellt haben, dass das Scannen und Digitalisieren von Papierdokumenten einfach von der Hand geht und sich Dokumente nahtlos in das digitale Archiv überführen lassen.
Eine zuverlässige Suchfunktion ist unerlässlich, damit Sie Dokumente schnell durchsuchen und wiederfinden können, basierend auf Schlagwörtern, Inhalten oder Metadaten. Zudem sollte das DMS die Möglichkeit mitbringen, dass Sie Dokumente indizieren und kategorisieren können, was die gesamte Organisation erleichtert.
Insbesondere für die Zusammenarbeit im Team ist es wichtig, dass der Dokumentenmanagementsystem-Anbieter an die Versionierung gedacht hat, sodass Änderungen an Dokumenten nachvollziehbar bleiben und frühere Versionen zugänglich sind. Selbstverständlich sollten Sicherheitsfunktionen, wie Zugriffsrechte und Verschlüsselung sein, die Ihre Daten vor unbefugtem Zugriff schützen und die Einhaltung relevanter Datenschutzstandards garantieren. Denken Sie hier an die DSGVO.
Zusätzlich sollte das DMS eines Dokumentenmanagementsystem-Anbieters eine Anbindung an bestehende Systeme im Unternehmen gewährleisten, damit Sie eine durchgängige Datenkonsistenz erreichen. Ein zuverlässiger Kundensupport und regelmässige Updates durch den Dokumentenmanagementsystem-Anbieter sind letztlich das Zünglein an der Waage, wenn Sie sich für ein DMS entscheiden.
Wie viel kostet ein DMS eines Dokumentenmanagementsystem-Anbieters?
Die meisten Dokumentenmanagementsystem-Anbieter berechnen eine monatliche oder jährliche Lizenzgebühr. Da sich der Preis in der Regel aus der Kernsoftware und den verschiedenen Software-Modulen zusammensetzt, variieren die Kosten je nach Umfang, Funktionalität und Nutzeranzahl.
Beachten Sie:
Für kleinere Cloud-basierte Systeme können die Preise bei unter hundert Schweizer Franken pro Monat beginnen. Umfangreiche und massgeschneiderte On-Premises-Lösungen können durchaus mehrere zehntausend Schweizer Franken erreichen.
Zusätzlich zu den laufenden Betriebskosten denken Sie auch an einmalige Gebühren für die Einrichtung, Anpassungen und Schulungen. Daher ist es ratsam, verschiedene Dokumentenmanagementsystem-Anbieter zu vergleichen, sich Angebote einzuholen oder Demos zu buchen, damit ein DMS am Ende auch die spezifischen Anforderungen erfüllt – und dass zu einem guten Preis-Leistungs-Verhältnis.
Welcher Dokumentenmanagementsystem-Anbieter ist der beste?
Die nachfolgende Übersicht über fünf Dokumentenmanagementsysteme verschafft Ihnen einen Überblick über die derzeit führenden Dokumentenmanagementsystem-Anbieter.
DocuWare
Der Dokumentenmanagementsystem-Anbieter DocuWare GmbH hat DocuWare als umfassende Cloud-Lösung entwickelt und bietet zeitgleich On-Premises-Lösungen zur Dokumentenverwaltung und -bearbeitung an. Sie können Dokumenten jeglicher Art importieren, diese in Briefkörben sortieren, nach der Bearbeitung archivieren und mittels fortgeschrittener Such- und Filterfunktionen zugänglich machen. Ebenso an Bord: Kollaborationstools für die tägliche Arbeit. DocuWare ist flexibel einsetzbar sowohl als WebApp als auch als mobile App.
adeon
Das Dokumentenmanagement-System (DMS) der adeon AG bietet eine Lösung zur digitalen Verwaltung und Archivierung von Dokumenten, einschliesslich Workflow-Automatisierung und intelligenter Suchfunktionen. Durch die Integration von Künstlicher Intelligenz werden Dokumente effizient klassifiziert und verarbeitet, was die Produktivität erhöht und Fehler minimiert. Das DMS ist sowohl als On-Premise- als auch als Cloud-Lösung verfügbar, wodurch es flexibel und skalierbar ist, um den unterschiedlichen Bedürfnissen verschiedener Branchen gerecht zu werden.
Microsoft SharePoint Online
Microsoft SharePoint Online ist vom Dokumentenmanagementsystem-Anbieter Microsoft Corporation eine ziemlich verbreitete Lösung, die besonders gut in Unternehmen funktioniert, die bereits eng mit Microsoft Office-Produkten arbeiten. SharePoint verfügt über umfangreiche Anpassungsoptionen und Integrationen. So können Sie effizient und mühelos Inhalte teilen und eine nahtlos zusammenarbeiten gewährleisten. Die Plattform ist vor allem darauf ausgelegt, Geschäftsprozesse zu transformieren und die Teamarbeit erheblich zu verbessern. Besonders hervorzuheben ist die Nutzerfreundlichkeit, die es Ihnen erlaubt, das DMS ganz nach Ihrem eigenen Gusto zu gestalten. Auch zu Microsoft SharePoint Online gehören die Datenspeicherung, die Datenfreigabe, die Verwaltung von Inhalten und sogar die Möglichkeit zur externen Freigabe.
agorum core
agorum core, entwickelt vom Dokumentenmanagementsystem-Anbieter agorum Software GmbH, stellt eine sehr umfassende Lösung für Unternehmen dar, die ihre Dokumentation und Geschäftsprozesse digitalisieren möchten. agorum core ist besonders bekannt für seine Offenheit und Flexibilität, da es als Open-Source-Software angeboten wird, was bedeutet, dass es von einer aktiven Gemeinschaft ständig weiterentwickelt wird.
Die Plattform ermöglicht Ihnen, Ihre Dokumente effizient zu verwalten, zu speichern und schnell wiederzufinden. Dabei profitieren Sie von Funktionen wie automatisierten Workflows, die Ihnen helfen, Ihre Prozesse zu beschleunigen und Fehlerquellen zu minimieren. agorum core unterstützt Sie zudem bei der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und sorgt für eine sichere Umgebung Ihrer sensiblen Unternehmensdaten. Durch die Möglichkeit, das System nach Ihren spezifischen Bedürfnissen anzupassen und zu erweitern, passt sich agorum core flexibel an die sich wandelnden Anforderungen und das Wachstum Ihres Unternehmens an.
ELO Digital Office
ELO Digital Office vom Dokumentenmanagementsystem-Anbieter ELO Digital Office CH AG zeichnet sich durch seine hohe Anpassungsfähigkeit aus, die gewährleistet, dass Sie die Software spezifisch auf die Bedürfnisse und Anforderungen Ihres Unternehmens zuschneiden lassen können. Ob es um die Digitalisierung von Papierdokumenten, die Automatisierung von Arbeitsabläufen oder die sichere Speicherung von Unternehmensdaten geht, ELO bringt Ihnen eine breite Palette an Funktionalitäten mit, die moderne Geschäftsanforderungen fördern.
Die Plattform unterstützt nicht nur die effektive Zusammenarbeit innerhalb von Teams durch gemeinsame Zugriffsmöglichkeiten und Kommunikationswerkzeuge, sondern sorgt auch für die Einhaltung von gesetzlichen Vorgaben und Sicherheitsstandards. Mit ELO Digital Office können Sie sicherstellen, dass alle Dokumente sicher archiviert, leicht auffindbar und jederzeit zugänglich sind.

Swiss Content Cloud: Ein DMS Gesamtpaket ab CHF 45 pro User mit Daten in der Schweiz
Swiss Content Cloud bietet ein umfassendes Dokumentenmanagement-System (DMS) für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) ab CHF 45 pro Benutzer. Diese Cloud-basierte DMS Software gewährleistet höchste Datensicherheit, da alle Daten ausschließlich auf Servern in der Schweiz gespeichert werden. Zu den Hauptfunktionen gehören automatisches Versionsmanagement, intelligente Dokumentklassifizierung durch Künstliche Intelligenz (KI) und die Möglichkeit, Berechtigungs- und Aufbewahrungsrichtlinien einheitlich festzulegen. Die Lösung ermöglicht einen sicheren, webbasierten Zugriff sowie die Nutzung über mobile Geräte, was ortsunabhängiges Arbeiten und effiziente Zusammenarbeit fördert.
Für Unternehmen, die auf der Suche nach einer skalierbaren und rechtssicheren Dokumentenverwaltung sind, stellt Swiss Content Cloud eine attraktive Option dar.
Die Integration in bestehende IT-Infrastrukturen, wie CRM- und ERP-Systeme, ist nahtlos möglich, was den Workflow weiter optimiert und die Produktivität steigert.
Die Nutzung von hochsicheren Rechenzentren in den Schweizer Alpen (Swiss Fort Knox) unterstreicht die Sicherheitsstandards der Lösung.