Zeitgemässes Informations- und Dokumentenmanagement
Das digitale Zeitalter ist jetzt. Die Menge zu verarbeitender Inhalte und zu verwaltender Daten nimmt exponentiell zu. Die Erwartungen an Verarbeitungstempo und -qualität steigen ständig an. Mit herkömmlichen Prozessen und Technologien können diese Anforderungen nicht mehr effizient erfüllt werden. Enterprise Content Management (ECM)-Systeme machen Unternehmen fit für die Zukunft.
Herausforderungen der digitalen Transformation
Zentrale Fragestellungen sind etwa die folgenden:
- Wie finden Mitarbeitende schnell und zielsicher die benötigten Dokumente und Informationen in der Datenflut?
- Wie können die Informationen am einfachsten geteilt werden – intern und extern?
- Wie können die Verarbeitungsschritte von der Erfassung über die Nutzung bis zur Löschung der Daten automatisiert werden?
- Wie werden die Daten ökonomisch verwaltet?
Was bringt’s?
Wettbewerbsvorteile durch Enterprise Content Management
Effizienzsteigerungen
ECM-Systeme ermöglichen die Verkürzung von Workflows, die Automatisierung von Arbeitsschritten und die Verhinderung von Doppelspurigkeiten. Die Produktivität wird entscheidend verbessert.
Qualitätssteigerungen
Dank effektiver und zielgerichteter Verwaltung sind alle Inhalte zuverlässig, schnell und bei Bedarf auch mobil verfügbar. Die Mitarbeitenden sind damit kompetenter und können einen besseren Service bieten.
Entlastung der IT-Verantwortlichen
Das flexible und dezentrale Rechtemanagement, die automatische rechtssichere Archivierung und Lifecycle-Management-Funktionen erleichtern die Arbeit der IT-Verantwortlichen.
Wie funktioniert’s?
Ein einheitliches System für alle Dokumente in allen Formaten
ECM, das bedeutet:
| Enterprise | Abteilungs- und standortübergreifend im ganzen Unternehmen |
| Content | Inhalte in allen Formen und Formaten |
| Management | Erfassen, Speichern, Bereitstellen und Verwalten |
Enterprise Content Management-Systeme machen alle im Unternehmen vorhandenen Informationen in einem System auffindbar und nutzbar. Dies bedeutet nicht nur Effizienzsteigerungen aufgrund der vollumfänglichen Verfügbarkeit der Informationen, sondern auch die digitale Vernetzung der Inhalte. Damit können Automatisierungen und verkürzte Arbeitsabläufe realisiert werden.
Dank dieser Voraussetzungen lassen sich die Produktivität und die Innovationskraft steigern, die Qualität und der Kundenservice optimieren. Gleichzeitig erhöht sich die Daten- und die Rechtssicherheit.
Was kann’s?
Zentrale Features im Bereich Dokumentenmanagement
Mobile Nutzung aller Dokumente
Lesen, bearbeiten, speichern und teilen
- Zugriff über den Webbrowser oder App auf Ihrem mobilen Endgerät
- Zugriff gemäss persönlichen Rechten
Dokumenten-Identität (ID)
- Checkin/-out
- Versionierung
- History
Metadaten und Verschlagwortung
- Automatische Metadaten-Generierung
- Geführter Ablageprozess
- Volltextindexierung
Suche
- Visualisierte Ordnerstrukturen
- Speicherbare Suchen
- Viewer / Dokumentenvorschau
- Fortgeschrittene Suchfunktionen
Benutzeroberfläche
- Übersichtliches, modernes UI
- Notizen zum Dokument
- Integration in gewohnte Benutzeroberfläche (MS Office, Outlook, IBM Notes)
Rechteverwaltung
- Standardisierte Rechtevergabe
- Dezentrale Rechteverwaltung
Lifecycle-Funktionen
- Automatisierte serverseitige Archivierung
- Automatisierte Löschung aus dem Archiv nach Ablauf der definierten Aufbewahrungsdauer
Zusatzmodule
- z. B. Scan-Integration, Web Content Management
- Automatisierung weiterer Prozesse
Welches ist die beste Lösung?
IBM FileNet: Das bewährte System des ECM-Weltmarktführers
- Umfassende Funktionspalette
- Hochentwickelte Technologie, bewährt im jahrelangen Einsatz in unzähligen Unternehmen weltweit
- Langfristige Perspektive und Investitionsschutz dank permanenter Weiterentwicklung
- Hohe Skalierbarkeit in Hinsicht auf das Datenvolumen
- Grosses Angebot funktioneller Erweiterungsmöglichkeiten
- Modularer Aufbau ermöglicht den individuellen Bedürfnissen angepasste Lösungen
- «Social readiness»: Erweiterungen mit „Social Network“-Funktionen wie Blogs, Wikis, Activitystreams einfach realisierbar
CROSS-WORKS ist langjähriger IBM Premier Business Partner und ECM-Spezialist. Wir unterstützen Sie von der Analyse der IST-Situation über die Entwicklung der optimalen Lösung bis zur Umsetzung. Und falls gewünscht übernehmen wir auch den Betrieb – gehostet oder in der Cloud.
On Premise, hosted oder in der Cloud?
Möglich ist alles – entscheidend sind Ihre Bedürfnisse
Beim Entscheid, welche Lösung für Ihr Unternehmen zu bevorzugen ist, spielen verschiedene Faktoren eine Rolle. Ausschlaggebend sind insbesondere Sicherheit, Kosten und intern verfügbare Ressourcen. Die folgende Tabelle bietet einen Überblick über die Vor- und Nachteile der unterschiedlichen Angebote und dient als Entscheidungshilfe.
| On Premise | Hosted / Private Cloud |
Cloud | |
| Physische Datenspeicher | Intern, Standort der Speicher vor Ort im Unternehmen | Ausgelagert, der Standort der Speicher ist in der Regel bekannt | Ausgelagert, Standort der Speicher nicht bekannt |
| Betrieb, Backups | Internes IT-Team | Externes Spezialisten-Team | Externes Spezialisten-Team |
| Software: Updates und Lizenzen | Internes IT-Team | Externes Spezialisten-Team | Externes Spezialisten-Team |
| Flexibilität der Lösung | Vollständige Flexibilität | Vollständige Flexibilität | Eingeschränkte Flexiblität bei standardisierten Angeboten |
| Projektierungsphase | Eher lang | Eher kurz, besonders bei Ready-to-use-Angeboten | |
| Knowhow | Intern | Extern | Extern |
| Kostenstruktur | Kompliziert, viele Faktoren: Personal, Infrastruktur, Lizenzen, Support. | Je nach Angebot | Sehr transparent |
CROSS-WORKS erarbeitet mit Ihnen die geeignete Lösung für Ihr Unternehmen. Melden Sie sich jetzt für ein unverbindliches Beratungsgespräch an.