Zeitgemässes Informations- und Dokumentenmanagement

Das digitale Zeitalter ist jetzt. Die Menge zu verarbeitender Inhalte und zu verwaltender Daten nimmt exponentiell zu. Die Erwartungen an Verarbeitungstempo und -qualität steigen ständig an. Mit herkömmlichen Prozessen und Technologien können diese Anforderungen nicht mehr effizient erfüllt werden. Enterprise Content Management (ECM)-Systeme machen Unternehmen fit für die Zukunft.

Herausforderungen der digitalen Transformation

Die exponentiell wachsende Daten- und Informationsflut

Das rasante Wachstum des Datenaufkommens wird getrieben durch die Digitalisierung der Geschäftsprozesse, durch Big Data-Ansätze und immer grössere (Multimedia-)Dateigrössen. Es verursacht nicht nur steigende Kosten für Speicherlösungen, sondern bringt grosse Herausforderungen an eine effizientes und zielführendes Daten- und Dokumetenmanagement mit sich.

Zentrale Fragestellungen sind etwa die folgenden:

Wie finden Mitarbeitende schnell und zielsicher die benötigten Dokumente und Informationen in der Datenflut?
Wie können die Informationen am einfachsten geteilt werden – intern und extern?
Wie können die Verarbeitungsschritte von der Erfassung über die Nutzung bis zur Löschung der Daten automatisiert werden?
Wie werden die Daten ökonomisch verwaltet?

Getrennte Datensilos

In vielen Unternehmen befinden sich die Daten in verschiedenen Speichergefässen, welche nicht miteinander verbunden sind. Der Zugriff ist nach Personen, Standorten und Ländern segmentiert. Die Verfügbarkeit von Informationen und Dokumenten ist stark eingeschränkt, Doppelspurigkeiten sind an der Tagesordnung.

Zunehmende Wichtigkeit des Wissensmanagements

Mit der zunehmenden Datenflut steigt auch die Wichtigkeit des Wissenmanagements. Der Einsatz von geeigneten Tools und Methoden zur Auswertung und Verarbeitung von Informationen wird je länger je mehr zum entscheidenden Wettbewerbsvorteil.

Zunehmend heterogene IT-Landschaft

Die Anzahl genutzter Programme und Dateiformate ist kaum erfassbar. Viele Mitarbeitende nutzen eigene Gratis-Programme für die Arbeit. Die Zusammenführung und langfristige Nutzung ist nicht gegeben, die Kontrollmöglichkeiten beschränkt.

Unstrukturierte Inhalte

Durch die stark aufkommende Nutzung von sozialen Netzwerk-Funktionen in Unternehmen entstehen zusätzliche unstrukturierte Inhalte. Wie können die wichtigen Inhalte bei Bedarf wieder gefunden werden? Die hierarchische Datenablage hat ausgedient, neue Prinzipien der Informationsorganisation sind gefragt.

Mobiles Arbeiten

Überall, jederzeit und auf jedem beliebigen Endgerät: Der uneingeschränkte Zugriff auf das virtuelle Büro wird zur Selbstverständlichkeit. Wichtigste Voraussetzung: Die Gewährleistung der Datensicherheit.

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Dokumentenmanagement-System von CROSS-WORKS kurz und kompakt erklärt – in 1 Minute und 37 Sekunden:

Was bringt’s?

Wettbewerbsvorteile durch Enterprise Content Management

Effizienzsteigerungen

ECM-Systeme ermöglichen die Verkürzung von Workflows, die Automatisierung von Arbeitsschritten und die Verhinderung von Doppelspurigkeiten. Die Produktivität wird entscheidend verbessert.

Qualitätssteigerungen

Dank effektiver und zielgerichteter Verwaltung sind alle Inhalte zuverlässig, schnell und bei Bedarf auch mobil verfügbar. Die Mitarbeitenden sind damit kompetenter und können einen besseren Service bieten.

Entlastung der IT-Verantwortlichen

Das flexible und dezentrale Rechtemanagement, die automatische rechtssichere Archivierung und Lifecycle-Management-Funktionen erleichtern die Arbeit der IT-Verantwortlichen.

Wie funktioniert’s?

Ein einheitliches System für alle Dokumente in allen Formaten

ECM, das bedeutet:

Enterprise	Abteilungs- und standortübergreifend im ganzen Unternehmen
Content	Inhalte in allen Formen und Formaten
Management	Erfassen, Speichern, Bereitstellen und Verwalten

Enterprise Content Management-Systeme machen alle im Unternehmen vorhandenen Informationen in einem System auffindbar und nutzbar. Dies bedeutet nicht nur Effizienzsteigerungen aufgrund der vollumfänglichen Verfügbarkeit der Informationen, sondern auch die digitale Vernetzung der Inhalte. Damit können Automatisierungen und verkürzte Arbeitsabläufe realisiert werden.

Dank dieser Voraussetzungen lassen sich die Produktivität und die Innovationskraft steigern, die Qualität und der Kundenservice optimieren. Gleichzeitig erhöht sich die Daten- und die Rechtssicherheit.

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Was kann’s?

Zentrale Features im Bereich Dokumentenmanagement

Mobile Nutzung aller Dokumente

Lesen, bearbeiten, speichern und teilen
Zugriff über den Webbrowser oder App auf Ihrem mobilen Endgerät
Zugriff gemäss persönlichen Rechten

Dokumenten-Identität (ID)

Checkin/-out
Versionierung
History

Metadaten und Verschlagwortung

Automatische Metadaten-Generierung
Geführter Ablageprozess
Volltextindexierung

Suche

Visualisierte Ordnerstrukturen
Speicherbare Suchen
Viewer / Dokumentenvorschau
Fortgeschrittene Suchfunktionen

Benutzeroberfläche

Übersichtliches, modernes UI
Notizen zum Dokument
Integration in gewohnte Benutzeroberfläche (MS Office, Outlook, Notes Domino)

Rechteverwaltung

Standardisierte Rechtevergabe
Dezentrale Rechteverwaltung

Lifecycle-Funktionen

Automatisierte serverseitige Archivierung
Automatisierte Löschung aus dem Archiv nach Ablauf der definierten Aufbewahrungsdauer

Zusatzmodule

z. B. Scan-Integration, Web Content Management
Automatisierung weiterer Prozesse

Welches ist die beste Lösung?

IBM FileNet: Das bewährte System des ECM-Weltmarktführers

IBM FileNet P8 ist die ganzheitliche und nachhaltige Enterprise Content Management (ECM)-Lösung für die Informations- und Dokumentenverwaltung im digitalen Zeitalter. Sie ermöglicht die effiziente Kontrolle der Unternehmensinhalte und die Steuerung komplexer Geschäftsprozesse in allen Bereichen des Verarbeitungszyklus von Informationen: Von der Erfassung über die Nutzung und Aufbewahrung bis zur Löschung der Daten.

Umfassende Funktionspalette
Hochentwickelte Technologie, bewährt im jahrelangen Einsatz in unzähligen Unternehmen weltweit
Langfristige Perspektive und Investitionsschutz dank permanenter Weiterentwicklung
Hohe Skalierbarkeit in Hinsicht auf das Datenvolumen
Grosses Angebot funktioneller Erweiterungsmöglichkeiten
Modularer Aufbau ermöglicht den individuellen Bedürfnissen angepasste Lösungen
«Social readiness»: Erweiterungen mit „Social Network“-Funktionen wie Blogs, Wikis, Activitystreams einfach realisierbar

CROSS-WORKS ist langjähriger IBM Premier Business Partner, HCL Software Business Partner und ECM-Spezialist. Wir unterstützen Sie von der Analyse der IST-Situation über die Entwicklung der optimalen Lösung bis zur Umsetzung. Und falls gewünscht übernehmen wir auch den Betrieb – gehostet oder in der Cloud.

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On Premise, hosted oder in der Cloud?

Möglich ist alles – entscheidend sind Ihre Bedürfnisse

Beim Entscheid, welche Lösung für Ihr Unternehmen zu bevorzugen ist, spielen verschiedene Faktoren eine Rolle. Ausschlaggebend sind insbesondere Sicherheit, Kosten und intern verfügbare Ressourcen. Die folgende Tabelle bietet einen Überblick über die Vor- und Nachteile der unterschiedlichen Angebote und dient als Entscheidungshilfe.

	On Premise	Hosted / Private Cloud	Cloud
Physische Datenspeicher	Intern, Standort der Speicher vor Ort im Unternehmen	Ausgelagert, der Standort der Speicher ist in der Regel bekannt	Ausgelagert, Standort der Speicher nicht bekannt
Betrieb, Backups	Internes IT-Team	Externes Spezialisten-Team	Externes Spezialisten-Team
Software: Updates und Lizenzen	Internes IT-Team	Externes Spezialisten-Team	Externes Spezialisten-Team
Flexibilität der Lösung	Vollständige Flexibilität	Vollständige Flexibilität	Eingeschränkte Flexiblität bei standardisierten Angeboten
Projektierungsphase	Eher lang		Eher kurz, besonders bei Ready-to-use-Angeboten
Knowhow	Intern	Extern	Extern
Kostenstruktur	Kompliziert, viele Faktoren: Personal, Infrastruktur, Lizenzen, Support.	Je nach Angebot	Sehr transparent

CROSS-WORKS erarbeitet mit Ihnen die geeignete Lösung für Ihr Unternehmen. Melden Sie sich jetzt für ein unverbindliches Beratungsgespräch.