Zeitgemässes Informations- und Dokumentenmanagement

Das digitale Zeitalter ist jetzt. Die Menge zu verarbeitender Inhalte und zu verwaltender Daten nimmt exponentiell zu. Die Erwartungen an Verarbeitungstempo und -qualität steigen ständig an. Mit herkömmlichen Prozessen und Technologien können diese Anforderungen nicht mehr effizient erfüllt werden. Enterprise Content Management (ECM)-Systeme machen Unternehmen fit für die Zukunft.

Herausforderungen der digitalen Transformation
Das rasante Wachstum des Datenaufkommens wird getrieben durch die Digitalisierung der Geschäftsprozesse, durch Big Data-Ansätze und immer grössere (Multimedia-)Dateigrössen. Es verursacht nicht nur steigende Kosten für Speicherlösungen, sondern bringt grosse Herausforderungen an eine effizientes und zielführendes Daten- und Dokumetenmanagement mit sich.

Zentrale Fragestellungen sind etwa die folgenden:

  • Wie finden Mitarbeitende schnell und zielsicher die benötigten Dokumente und Informationen in der Datenflut?
  • Wie können die Informationen am einfachsten geteilt werden – intern und extern?
  • Wie können die Verarbeitungsschritte von der Erfassung über die Nutzung bis zur Löschung der Daten automatisiert werden?
  • Wie werden die Daten ökonomisch verwaltet?
In vielen Unternehmen befinden sich die Daten in verschiedenen Speichergefässen, welche nicht miteinander verbunden sind. Der Zugriff ist nach Personen, Standorten und Ländern segmentiert. Die Verfügbarkeit von Informationen und Dokumenten ist stark eingeschränkt, Doppelspurigkeiten sind an der Tagesordnung.
Mit der zunehmenden Datenflut steigt auch die Wichtigkeit des Wissenmanagements. Der Einsatz von geeigneten Tools und Methoden zur Auswertung und Verarbeitung von Informationen wird je länger je mehr zum entscheidenden Wettbewerbsvorteil.
Die Anzahl genutzter Programme und Dateiformate ist kaum erfassbar. Viele Mitarbeitende nutzen eigene Gratis-Programme für die Arbeit. Die Zusammenführung und langfristige Nutzung ist nicht gegeben, die Kontrollmöglichkeiten beschränkt.
Durch die stark aufkommende Nutzung von sozialen Netzwerk-Funktionen in Unternehmen entstehen zusätzliche unstrukturierte Inhalte. Wie können die wichtigen Inhalte bei Bedarf wieder gefunden werden? Die hierarchische Datenablage hat ausgedient, neue Prinzipien der Informationsorganisation sind gefragt.
Überall, jederzeit und auf jedem beliebigen Endgerät: Der uneingeschränkte Zugriff auf das virtuelle Büro wird zur Selbstverständlichkeit. Wichtigste Voraussetzung: Die Gewährleistung der Datensicherheit.
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Was bringt’s?

Wettbewerbsvorteile durch Enterprise Content Management

Effizienzsteigerungen

ECM-Systeme ermöglichen die Verkürzung von Workflows, die Automatisierung von Arbeitsschritten und die Verhinderung von Doppelspurigkeiten. Die Produktivität wird entscheidend verbessert.

Qualitätssteigerungen

Dank effektiver und zielgerichteter Verwaltung sind alle Inhalte zuverlässig, schnell und bei Bedarf auch mobil verfügbar. Die Mitarbeitenden sind damit kompetenter und können einen besseren Service bieten.

Entlastung der IT-Verantwortlichen

Das flexible und dezentrale Rechtemanagement, die automatische rechtssichere Archivierung und Lifecycle-Management-Funktionen erleichtern die Arbeit der IT-Verantwortlichen.

Wie funktioniert’s?

Ein einheitliches System für alle Dokumente in allen Formaten

ECM, das bedeutet:

Enterprise Abteilungs- und standortübergreifend im ganzen Unternehmen
Content Inhalte in allen Formen und Formaten
Management Erfassen, Speichern, Bereitstellen und Verwalten

Enterprise Content Management-Systeme machen alle im Unternehmen vorhandenen Informationen in einem System auffindbar und nutzbar. Dies bedeutet nicht nur Effizienzsteigerungen aufgrund der vollumfänglichen Verfügbarkeit der Informationen, sondern auch die digitale Vernetzung der Inhalte. Damit können Automatisierungen und verkürzte Arbeitsabläufe realisiert werden.

Dank dieser Voraussetzungen lassen sich die Produktivität und die Innovationskraft steigern, die Qualität und der Kundenservice optimieren. Gleichzeitig erhöht sich die Daten- und die Rechtssicherheit.

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Enterprise Content Management: Idee und Nutzen

Was kann’s?

Zentrale Features im Bereich Dokumentenmanagement

Mobile Nutzung aller Dokumente

  • Lesen, bearbeiten, speichern und teilen

  • Zugriff über den Webbrowser oder App auf Ihrem mobilen Endgerät
  • Zugriff gemäss persönlichen Rechten

Dokumenten-Identität (ID)

  • Checkin/-out
  • Versionierung
  • History

Metadaten und Verschlagwortung

  • Automatische Metadaten-Generierung
  • Geführter Ablageprozess
  • Volltextindexierung

Suche

  • Visualisierte Ordnerstrukturen
  • Speicherbare Suchen
  • Viewer / Dokumentenvorschau
  • Fortgeschrittene Suchfunktionen

Benutzeroberfläche

  • Übersichtliches, modernes UI
  • Notizen zum Dokument
  • Integration in gewohnte Benutzeroberfläche (MS Office, Outlook, IBM Notes)

Rechteverwaltung

  • Standardisierte Rechtevergabe
  • Dezentrale Rechteverwaltung

Lifecycle-Funktionen

  • Automatisierte serverseitige Archivierung
  • Automatisierte Löschung aus dem Archiv nach Ablauf der definierten Aufbewahrungsdauer

Zusatzmodule

  • z. B. Scan-Integration, Web Content Management
  • Automatisierung weiterer Prozesse

Welches ist die beste Lösung?

IBM FileNet: Das bewährte System des ECM-Weltmarktführers

  • Umfassende Funktionspalette
  • Hochentwickelte Technologie, bewährt im jahrelangen Einsatz in unzähligen Unternehmen weltweit
  • Langfristige Perspektive und Investitionsschutz dank permanenter Weiterentwicklung
  • Hohe Skalierbarkeit in Hinsicht auf das Datenvolumen
  • Grosses Angebot funktioneller Erweiterungsmöglichkeiten
  • Modularer Aufbau ermöglicht den individuellen Bedürfnissen angepasste Lösungen
  • «Social readiness»: Erweiterungen mit „Social Network“-Funktionen wie Blogs, Wikis, Activitystreams einfach realisierbar
IBM FileNet

CROSS-WORKS ist langjähriger IBM Premier Business Partner und ECM-Spezialist. Wir unterstützen Sie von der Analyse der IST-Situation über die Entwicklung der optimalen Lösung bis zur Umsetzung. Und falls gewünscht übernehmen wir auch den Betrieb – gehostet oder in der Cloud.

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On Premise, hosted oder in der Cloud?

Möglich ist alles – entscheidend sind Ihre Bedürfnisse

Beim Entscheid, welche Lösung für Ihr Unternehmen zu bevorzugen ist, spielen verschiedene Faktoren eine Rolle. Ausschlaggebend sind insbesondere Sicherheit, Kosten und intern verfügbare Ressourcen. Die folgende Tabelle bietet einen Überblick über die Vor- und Nachteile der unterschiedlichen Angebote und dient als Entscheidungshilfe.

  On Premise Hosted / Private Cloud
Cloud
Physische Datenspeicher Intern, Standort der Speicher vor Ort im Unternehmen Ausgelagert, der Standort der Speicher ist in der Regel bekannt Ausgelagert, Standort der Speicher nicht bekannt
Betrieb, Backups Internes IT-Team Externes Spezialisten-Team Externes Spezialisten-Team
Software: Updates und Lizenzen Internes IT-Team Externes Spezialisten-Team Externes Spezialisten-Team
Flexibilität der Lösung Vollständige Flexibilität Vollständige Flexibilität Eingeschränkte Flexiblität bei standardisierten Angeboten
Projektierungsphase Eher lang Eher kurz, besonders bei Ready-to-use-Angeboten
Knowhow Intern Extern Extern
Kostenstruktur Kompliziert, viele Faktoren: Personal, Infrastruktur, Lizenzen, Support. Je nach Angebot Sehr transparent

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