Automatisch, effizient und rechtssicher.

Elektronische Archivierung: Ja oder nein? Dieser Entscheid ist ein klassischer No-Brainer. Denn mit dieser Umstellung lösen Sie die mit dem rasant zunehmenden Datenaufkommen entstehenden Probleme auf einen Schlag und langfristig. Oben drauf verschaffen Sie Ihrem Unternehmen entscheidende Vorteile.

Typische Herausforderungen

Unvollständige E-Mail-Archivierung

Trotz eindeutiger Rechtslage: Oft wird die Einführung einer effizienten Archivierungslösung immer wieder verschoben.

Zunehmend überlastete Mailserver

Das Kommunikationstempo steigt, E-Mail Anhänge werden zahlreicher und schwerer. Die Mailboxen auf dem Server wachsen und wachsen. Die Performance leidet, der Zugriff wird langsamer und es kommt zu Produktivitätseinbussen.

Mühselige Suche nach älteren Inhalten

Die Mailserver sind nicht für die Ablage von Dokumenten konzipiert: Die Suche nach Inhalten älteren Datums gestaltet sich – gelinde gesagt – schwierig. Die Wiederherstellung von bereits archivierten E-Mails kann nur durch IT-Verantwortliche durchgeführt werden, was die Verfügbarkeit von Inhalten zusätzlich einschränkt.

Manuelle Archivierung

Das elektronische Archivieren „von Hand“ oder gar das Erstellen von Papierarchiven ist ineffizient und fehleranfällig.
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Was bringt’s?

3 Quick Wins

Kostenreduktion

Durch die weitgehend automatisierte Archivierung werden IT-Verantwortliche und Nutzer entlastet und personelle Ressourcen gespart.

Performancesteigerung

Die Entlastung der Datenserver bringt zwei Vorteile. Einerseits erhöht sich die Systemstabilität und die Datensicherheit. Andererseits verkürzen sich die Zugriffs- und Ablagezeiten erheblich. Dies wiederum wirkt sich positiv auf die Produktivität der Mitarbeitenden aus.

Rechtssicherheit

Die automatische serverseitige Archivierung erfüllt die gesetzlichen Bestimmungen zur Aufbewahrung von geschäftsrelevanten Unterlagen zuverlässig und absolut rechtssicher.

Wie funktioniert`s?

In 3 Schritten zur effizienten E-Mail-Archivierung

Serverseitige Archivierung

  • Journaling: automatische Archivierung  aller ein- und ausgehenden E-Mails ohne Zutun der Nutzer.
  • Verunmöglichung von Manipulationen und Herstellung von Rechtssicherheit.
  • Anlegung eines zusätzlichen Mailarchivs.
  • Compliance und Rechtssicherheit

Datenreduktion

  • Deduplizierung:  Mails mit mehreren Empfängern werden nur einmal archiviert.
  • Stubbing: Nach einem definierten Zeitraum bleibt nur noch der Querverweis auf eine E-Mail in der Inbox.
  • Automatisierung der Lebenszyklus-Verwaltung
  • Serverentlastung und Performancesteigerung

Anreicherung mit Metadaten

  • Nutzerspezifische Attribute erleichtern die Abläufe und die Suche über den ganzen Mailbestand.
  • Nutzer finden Ihre Mails schneller und können auch bereits archivierte E-Mails selbständig wieder herstellen.
  • Userspezifische Ablage und Suche

Was kann’s?

Checkliste für die Evaluation von E-Mail-Archivierungslösungen

Ist die automatische rechtssichere serverseitige Archivierung gegeben?

Optimiert die Lösung die Auslastung der Speicherplatz-Belegung?

Fallen alle Archivierungs-Aufgaben auf Seite der Endbenutzer weg?

Kann die Compliance durch Prozessmanagement-Funktionen erhöht werden?

Wird die IT-Abteilung durch Automatisierungen von Veraltungsaufgaben entlastet?

Können Ihre unternehmensspezifischen Mailverarbeitungs-Prozesse definiert und einfach bearbeitet werden?

Sind die archivierten E-Mails der User auch nach deren Austritt noch schnell und einfach auffind- und nutzbar?

Ist die automatische Lifecycle-Steuerung möglich (z. B. automatische Löschung der Daten)?

Können Stellvertreter-Regelungen abgebildet werden?

Ist die zielgerichtete Analyse von grossen Mail-Volumen möglich?

Ist die Lösung skalierbar in Bezug auf das Datenvolumen?

Ist die Lösung skalierbar in Bezug auf Funktionserweiterungen?

Wird die Lösung langfristig weiter entwickelt (Investitionsschutz)?

Unsere Lösungen erfüllen diese zentralen Vorgaben, bieten aber je nach Bedarf noch weitere Funktionen und Vorteile. Kontaktieren Sie uns für weiterführende Informationen oder ein persönliches Beratungsgespräch.

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