Aktuell erleben viele kleine und mittlere Unternehmen (KMU) eine wachsende Belastung im Arbeitsalltag, bedingt durch die unübersichtliche Organisation von Dokumenten.
Vor allem in KMU ist es üblich, dass Mitarbeiter sich beklagen häufig Einschränkungen in ihrer täglichen Arbeit, da wichtige Unterlagen nur schwer auffindbar oder schlecht organisiert sind.
Angesichts steigender Mitarbeiterzahlen und einer wachsenden Menge an Dokumenten kann ein solcher Zustand schnell zu einem kritischen Faktor werden.
Rechenbeispiel
Angenommen, pro Tag werden 5 Dokumente nicht sofort gefunden und es dauert jeweils 5 Minuten, um diese zu finden. Wenn zudem zwei Mitarbeiter pro Dokument involviert sind – einer, der das Dokument sucht, und einer, der es findet – ergibt sich für ein KMU mit 15 Mitarbeitern folgender Zeitverlust:
- Pro Tag: 750 Minuten
- Pro Woche: 3’750 Minuten
- Pro Monat: 16’500 Minuten
- Pro Jahr: 198’000 Minuten (das sind etwa 3.300 Stunden)
Der durchschnittliche Stundenlohn einer administrativen Fachkraft in der Schweiz im Jahr 2024 gemäss Talent.com liegt bei etwa 38 bis 40 CHF pro Stunde, abhängig von der Branche, Erfahrung und Region. Einsteigerpositionen beginnen oft bei etwa 30 bis 35 CHF pro Stunde, während erfahrene administrative Fachkräfte auch bis zu 40 CHF pro Stunde verdienen können.
Basierend auf einem durchschnittlichen Stundenlohn von 39 CHF ergibt sich folgende Reduktion Ihres Unternehmensgewinns aufgrund ineffizienter Dokumentensuche:
- Pro Tag: 488 CHF
- Pro Woche: 2’438 CHF
- Pro Monat: 10’725 CHF
- Pro Jahr: 128’700 CHF
Was darf ein Dokumentenmanagement für Ihr KMU kosten?
Basierend auf dem obigen Beispiel könnten Sie mit ineffizienter Dokumentenverwaltung eine jährliche Reduktion des Gewinns von 128’700 CHF erleiden. Dies entsteht durch die Zeit, die Mitarbeiter damit verbringen, Dokumente zu suchen und ineffiziente Prozesse aufrechtzuerhalten.
Wenn wir nun ein Dokumentenmanagement-System (DMS) einführen, das 49 CHF pro Benutzer und Monat kostet, und einmalige Implementierungskosten von 20’000 CHF einrechnen, ergibt sich folgende Berechnung:
- Monatliche Kosten pro Benutzer: 49 CHF
- Für ein KMU mit 15 Mitarbeitern: 49 CHF × 15 Benutzer = 735 CHF pro Monat
- Jährliche Kosten für 15 Benutzer: 735 CHF × 12 Monate = 8’820 CHF pro Jahr
- Einmalige Implementierungskosten: 20’000 CHF
Die Gesamtkosten im ersten Jahr für die Einführung eines DMS betragen also:
8.820 CHF (jährliche Lizenzkosten) + 20.000 CHF (Implementierungskosten) = 28.820 CHF.
Verglichen mit dem potenziellen Verlust von 128’700 CHF durch ineffiziente Dokumentenverwaltung sparen Sie im ersten Jahr 99’880 CHF (128.700 CHF – 28.820 CHF). Ab dem zweiten Jahr sinken die Kosten auf nur noch 8’820 CHF pro Jahr, was eine erhebliche Ersparnis darstellt.
Und dabei sind die zahlreichen zusätzlichen Vorteile und Funktionen, die eine DMS-Software Ihrem KMU bietet, noch gar nicht berücksichtigt. Dieses Beispiel dient lediglich der Veranschaulichung der Einsparpotenziale durch effizientere Dokumentenverwaltung.
Was ist Dokumentenmanagement?
Dokumentenmanagement umfasst die strukturierte Erfassung, Speicherung und Verwaltung von Dokumenten in einem digitalen System. Es bietet Unternehmen die Möglichkeit, ihre Dokumente zentral abzulegen, sie schnell wiederzufinden und sicher zu archivieren. Ein Dokumenten-Management-System (DMS) automatisiert diese Prozesse und sorgt für eine effiziente Organisation und Verwaltung von Informationen. Weitere Details finden Sie in unserem ausführlichen Artikel Was ist ein Dokumentenmanagementsystem?.
3 Anwendungsfälle für ein DMS in KMU
Finanz- und Rechnungswesen
Ein DMS optimiert die Verarbeitung von Rechnungen, Budgetplänen und Finanzberichten, indem diese Informationen zentral verwaltet werden. Es fördert die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen, indem Finanzdokumente immer aktuell und einfach zugänglich sind. Die Automatisierung von Workflows beschleunigt dabei viele Prozesse, wie zum Beispiel das Freigeben von Rechnungen.
Immobilienverwaltung
Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) optimiert die Immobilienverwaltung, indem es eine zentrale Ablage für alle wichtigen Dokumente wie Mietverträge, Baupläne und Wartungsprotokolle bietet. Dadurch können Immobilienverwalter schnell auf benötigte Unterlagen zugreifen und die Verwaltung effizienter gestalten. Das Vertragsmanagement wird durch automatische Erinnerungen für Fristen erleichtert, und die Kommunikation mit Mietern, von Beschwerden bis hin zu Nebenkostenabrechnungen, wird zentral erfasst und nachvollziehbar organisiert. Ein DMS unterstützt ausserdem bei der Einhaltung behördlicher Auflagen, indem es relevante Dokumente sicher speichert und die Compliance überwacht. Zudem erleichtert es die Verwaltung von Rechnungen und Zahlungsbelegen, was finanzielle Prozesse deutlich verbessert. Insgesamt sorgt ein DMS in der Immobilienverwaltung für mehr Effizienz, Transparenz und rechtliche Sicherheit.
Pflegebereich/Gesundheitswesen
m Pflegebereich und Gesundheitswesen bietet ein Dokumentenmanagement-System (DMS) zahlreiche Vorteile, insbesondere bei der Verwaltung sensibler Daten wie Patientenakten und Behandlungsplänen. Ein DMS stellt sicher, dass alle relevanten Dokumente sicher und zentral gespeichert und nur von berechtigten Personen eingesehen werden können.
Ein konkretes Beispiel zeigt, wie ein DMS mehr als 600 konsistente Dossiers für Mitarbeiter, Bewohner und Mieter automatisch verwaltet und pflegt. Die Zugriffsrechte, Aufbewahrungsfristen und Ablagestrukturen werden für jedes Dokument definiert und automatisiert angewendet, wodurch Fehler und manuelle Eingriffe minimiert werden. Über eine zentrale Plattform, die sowohl über Browser als auch mobile Geräte zugänglich ist, können medizinisches Fachpersonal und Verwaltungskräfte jederzeit auf die aktuellsten Informationen zugreifen, was die Effizienz und die Qualität der Patientenversorgung erheblich verbessert.
Weitere Details zu diesem Anwendungsfall finden Sie unter DMS.
Kann ich ein Dokumentenmanagement selbst einführen?
Die Einführung eines DMS durch ein internes IT-Team ist technisch zwar möglich, wird jedoch nicht empfohlen, da eine effiziente Lösung auf die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten sein muss. Ohne eine massgeschneiderte Implementierung kann ein DMS seine vollen Vorteile nicht entfalten und bleibt oft ineffizient.
Standard vs. massgeschneiderte Lösung
Viele Anbieter werben mit günstigen Standardlösungen ab CHF 9 pro Benutzer, doch diese Angebote kommen oft mit versteckten Kosten – nicht nur finanzieller Art, sondern auch in Form von Effizienzverlust. Eine Standardlösung bietet oft nur eine allgemeine Funktionalität und ist nicht darauf ausgelegt, die spezifischen Anforderungen und Prozesse eines Unternehmens vollständig abzudecken. Das führt häufig dazu, dass Mitarbeiter, deren Bedürfnisse nicht erfüllt werden, wieder damit beginnen, wichtige Dokumente lokal zu speichern, um die Umständlichkeit des Systems zu umgehen. Dadurch geht der eigentliche Nutzen des DMS verloren.
Ohne eine massgeschneiderte Lösung, die an die Arbeitsabläufe angepasst ist, erzielt ein DMS nicht die in der Einführung genannten Vorteile wie Zeit- und Kosteneinsparungen oder die verbesserte Compliance. Stattdessen wird das System ineffizient genutzt oder im schlimmsten Fall ignoriert, wodurch es schnell überflüssig wird. Unternehmen zahlen zwar weniger, doch die fehlende Anpassung an ihre Anforderungen führt zu einem weit grösseren Verlust an Effizienz und potenziellen Einsparungen.
Ist für KMU eine Cloud- oder On-Premise-Lösung besser?
Für KMU ist in der Regel eine Cloud-Lösung vorteilhafter, da sie die oft begrenzten IT-Ressourcen nicht zusätzlich belastet. Eine Cloud-basierte DMS-Lösung erfordert keine grossen Investitionen in Hardware oder IT-Infrastruktur und bietet gleichzeitig Flexibilität, da Dokumente von überall und jederzeit zugänglich sind. Zudem übernimmt der Anbieter die Wartung, Sicherheitsupdates und Datensicherung, was die internen IT-Aufgaben deutlich reduziert. Im Gegensatz dazu erfordert eine On-Premise-Lösung höhere Anfangsinvestitionen sowie laufende Wartungskosten und erfordert mehr technisches Know-how, was für kleinere Unternehmen oft eine zusätzliche Belastung darstellt.
Wie läuft die Einführung eines Dokumentenmanagement bei KMU ab?
Die Einführung eines DMS erfolgt in mehreren Schritten, um sicherzustellen, dass es optimal auf die Bedürfnisse des Unternehmens abgestimmt ist:
- Ist-Analyse: Zunächst wird eine umfassende Analyse durchgeführt, um alle Dokumentenarten und -prozesse zu erfassen. Dies stellt sicher, dass keine relevanten Informationen übersehen werden und das DMS alle Anforderungen abdeckt.
- Setup: Basierend auf der Analyse wird die bestmögliche Softwaresetup gewählt und an die spezifischen Anforderungen des Unternehmens angepasst. Dies umfasst auch die Einrichtung von Workflows und Zugriffsrechten.
- Implementierung: Das DMS wird eingerichtet und die Cloud-basierte Lösung implementiert. Alle relevanten Dokumente werden in das System übertragen und die Struktur wird an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst.
- Schulung: Die Mitarbeiter werden in der Nutzung des DMS geschult, um sicherzustellen, dass sie effizient mit dem System arbeiten können.
- Support: Zusätzlich wird kontinuierlicher Support angeboten, um eventuelle Fragen zu klären und Anpassungen vorzunehmen.
