Es erleichtert digitale Arbeitsprozesse
Arbeitswerkzeuge wie Microsoft Office 365 ermöglichen die Nachverfolgung von Änderungen innerhalb eines Dokuments.
Dennoch reicht eine solche Funktion allein nicht aus, um die Zusammenarbeit unter Arbeitskollegen effizient zu gestalten. Die unverzichtbare Komponente für die Steigerung der Effizienz am modernen Arbeitsplatz ist die Versionierung von Dateien. Das können Dokumente, Bilder oder auch Videos sein, vielfältige Formate müssen ebenfalls in verschiedenen Versionen abgelegt werden.
In einem dynamischen Arbeitsumfeld, in dem mehrere Personen gleichzeitig an einer Datei arbeiten, ist nicht nur ein dedizierter Speicherort entscheidend, sondern auch die protokollierte Nachverfolgung von Änderungen, um zu wissen, wer was geändert hat.
Dies ermöglicht Bearbeitern, die aktuelle Version sofort zu identifizieren, und minimiert das Risiko von Konflikten und Überschneidungen.
Es macht alle Änderungen nachvollziehbar
In einem geschäftlichen Umfeld, in dem Verantwortlichkeit und Transparenz geschätzt werden, erlaubt die Versionierung einer Datei oder eines Dokuments, jede Änderung zurückzuverfolgen.
Dies schafft nicht nur Vertrauen, sondern fördert auch eine Kultur der Verantwortung. Insbesondere in regulierten Branchen kann eine klare Dokumentationshistorie nicht nur wünschenswert, sondern auch gesetzlich vorgeschrieben sein.
Vereinfacht ist es der Prozess, bei dem verschiedene Stadien oder Formen eines Dokuments erfasst und gespeichert werden. Es ist jedoch mehr als nur das Speichern verschiedener Dateien. Es handelt sich um ein systematisches Protokoll der Entwicklung eines Dokuments.
Stellen Sie sich vor, Sie arbeiten an einem umfangreichen Projektplan. Jede Woche gibt es neue Entwicklungen, Änderungen und Anpassungen. Ohne Versionierung würden Sie riskieren, wertvolle Informationen zu verlieren oder, noch schlimmer, mehrere widersprüchliche Versionen desselben Dokuments zu haben.
Projektberichte
Hier werden oft mehrere Versionen des Dokuments benötigt. Zum Beispiel kann nach der ersten Erstellung eine Version für internes Feedback und eine weitere für Kundenfeedback erstellt werden. Mit jedem Schritt der Überarbeitung wird eine neue Version erstellt, sodass man stets zurückverfolgen kann, welche Änderungen vorgenommen wurden.
Buchhaltungsunterlagen
Bei der Buchführung und im Rechnungswesen ist Genauigkeit von grösster Bedeutung. Mit der Versionierung von Buchhaltungsunterlagen können Unternehmen präzise Verlaufsdokumente erstellen, um Änderungen an Finanzberichten, Steuerdokumenten und Geschäftsabrechnungen zu verfolgen. Dies ermöglicht nicht nur die Sicherstellung von Genauigkeit und Compliance, sondern auch eine transparente Revision der finanziellen Historie, die bei Revisionen entscheidend sein kann. Wenn Sie noch mit Papier arbeiten, lesen Sie unseren Beitrag "Papierloses Büro – von Aktenbergen in die Cloud".
Marketingmaterialien
Verschiedene Versionen könnten für unterschiedliche Zielgruppen, Regionen oder Sprachen benötigt werden. Stellen Sie sich vor, Sie haben ein Werbeplakat, das sowohl für den deutschen als auch für den französischen Markt angepasst werden muss – hier sind unterschiedliche Versionierungen Gold wert.
Technische Handbücher
Ein Produkt wird aktualisiert und das Handbuch muss überarbeitet werden. Anstatt das ursprüngliche Handbuch zu überschreiben, wird eine neue Version erstellt, sodass Kunden, die noch das ältere Produkt besitzen, auf die entsprechende Anleitung zugreifen können.
Vertragsentwürfe
In der Rechts- und Vertragswelt ist es unerlässlich, genaue Versionen zu haben, vor allem wenn mehrere Parteien involviert sind. Jeder Überabarbeitungsschritt, jedes neue Angebot oder jeder Änderungswunsch kann als separate Version dokumentiert werden.
Durch den Revisionsprozess wird gewährleistet, dass Dokumente einem internen Überprüfungsprozess unterzogen werden. Dies minimiert das Risiko von Fehlern und stellt sicher, dass das Dokument den festgelegten Anforderungen und Standards entspricht.
Insgesamt bringt die Einführung von Revisionsprozessen neben der üblichen Versionierung von Dokumenten eine erhöhte Transparenz und Qualität in den Dokumentenverwaltungsprozess. Dies gewährleistet, dass Dokumente nicht nur in ihrer aktuellen Form, sondern auch in ihrem Entwicklungs- und Genehmigungsprozess verstanden werden.
Lösungen
Kompetenzen
Publikationen
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