Workflow-Management-Lösung für smarte Arbeitsabläufe

Workflow-Management-Lösungen sind wichtig für die Digitalisierung, weil sie helfen, Arbeitsabläufe zu automatisieren.

Etabliert man ein Workflow-Management-System, sind aufgrund

• der Standardisierung und Rationalisierung von Prozessen,

erhebliche Fortschritte hinsichtlich der Leistungsfähigkeit und der Mitarbeiterzufriedenheit möglich.

Klingt gut?

In diesem Beitrag haben wir uns einmal näher angesehen, was Workflow-Management-Lösungen sind, welche Vorteile sie mitbringen und wie Sie sie in Ihr Unternehmen implementieren können.

Was sind Workflow-Management-Lösungen?

Der Begriff „Workflow-Management“ gewann in den 1980er-Jahren an Bedeutung, zeitgleich mit dem Aufkommen von E-Mails, Desktop-Computern und den ersten digitalisierten Geschäftssystemen.

Schnell wurde ersichtlich, dass Workflow-Management-Systeme einige interessante Vorteile mitbringen.

Der Ansatz hat sich schnell weiterentwickelt und basiert heute auf Software- und digitalen Workflow-Management-Systemen.

Diese Systeme helfen den Menschen,

• effizienter und flexibler zu arbeiten,
• schneller zu werden,
• weniger Fehler zu machen und
• Vorschriften besser einzuhalten.

Genau genommen sind also Workflow-Lösungen, Systeme oder Softwareanwendungen, die darauf ausgelegt sind, die Planung, Ausführung und Verwaltung von Geschäftsprozessen zu optimieren.

Ihr Steckenpferd ist die Automatisierung von wiederkehrenden Aufgaben und die effiziente Steuerung von Arbeitsabläufen innerhalb einer Organisation.

Innerhalb eines Workflows wird genau definiert, wer welche Schritte wann durchführt. Jeder Workflow hat einen klar definierten Startpunkt, Verlauf und Endpunkt.

Welche Vorteile haben Workflow-Management-Systeme?

Es liegt auf der Hand, dass Workflow-Management-Lösungen eine ganze Palette an Vorteilen mitbringen. Branchenübergreifend und für nahezu jede Unternehmensgrösse.

Prozesseffizienz steigern

Der markanteste Vorteil von Workflow-Management-Lösungen ist die Steigerung der Geschäftsprozesseffizienz. Durch die Automatisierung sich wiederholender und manueller Aufgaben können Workflow-Management-Systeme die Durchlaufzeit verkürzen und die Mitarbeiterproduktivität erhöhen.

Fehlerreduktion

Automatisierte Workflows verringern das Risiko menschlicher Fehler, die sich leider niemals gänzlich ausschliessen lassen. Das wiederum führt zu einer höheren Genauigkeit und Qualität der Ergebnisse.

Kostenersparnis

Effizientere Prozesse und die Reduktion von Fehlern führen ihrerseits wieder zu Kostensenkungen. Mit Workflow-Management-Lösungen muss weniger Zeit und Ressourcen für die Korrektur von Fehlern und die Durchführung von Routineaufgaben aufgewendet werden.

Verbesserte Compliance

Workflow-Management-Systeme lassen sich so konfiguriert, dass sie das Einhalten von Vorschriften und Richtlinien automatisch überwachen und dokumentieren. So können Sie sicherstellen, dass Sie alle Compliance Anforderungen erfüllen.

Erhöhte Transparenz

Mit Echtzeit-Daten und Dashboards schaffen Workflow-Management-Systeme eine klare Sicht auf alle Workflows, jeden Aufgabenstatus und sämtliche Leistungsindikatoren. Damit haben Sie eine solide Basis, um informierte Entscheidungen zu treffen.

Skalierbarkeit

Jede Workflow-Management-Lösung können Sie an das Wachstum Ihres Unternehmens anpassen. So lassen sich neue Prozesse und grössere Mengen an Daten bewältigen, ohne dass die Leistung beeinträchtigt wird.

Verbesserte Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit

Denke bei einer Workflow-Management-Lösung auch an die Kunden- und Mitarbeiterseite. Schnellere und präzisere Prozesse führen zu einer besseren Kundenserviceerfahrung und können die Zufriedenheit und das Engagement der Mitarbeiter erhöhen.

Wie beeinflusst Workflow-Management die Produktivität der Mitarbeiter?

Workflow-Management-Lösungen machen ineffiziente Prozesse überflüssig und verkürzen die Zeit für manuelle und sich wiederholende Aufgaben.

Dadurch können deine Mitarbeiter sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren.

Klare Prozessschritte verringern Missverständnisse und Fehler, was zu einem reibungslosen Ablauf führt.

Ausserdem bieten Workflow-Management-Systeme Echtzeit-Feedback und Analysen, um schnell Engpässe zu erkennen und zu beheben.

Dies verbessert die Effizienz der Arbeit. Eine strukturierte, transparente und flexible Arbeitsumgebung erhöht somit deutlich die Produktivität der Mitarbeiter.

Welche Branchen profitieren am meisten von Workflow-Management-Systemen?

Besonders profitieren Branchen und Unternehmen, bei denen komplexe Prozesse und eine hohe Regelungsdichte die Hauptrolle spielen.

Dazu zählen vor allem

• die Gesundheitsbranche,
• die Immobilienverwaltung,
• die öffentliche Verwaltung,
• die Finanzdienstleistungen,
• die Fertigungsindustrie,
• die Informationstechnologie und
• die Logistik.

Doch auch andere Branchen können von einem effizienten Workflow-Management-System profitieren. Bei Unternehmen aus den obigen Branchen ist der Nutzen besonders deutlich spürbar.

Welche Funktionen sollte eine gute Workflow-Management-Software mitbringen?

Eine gute Workflow-Management-Software sollte mit einer breiten Palette an Funktionen überzeugen, um die vielfältigen Bedürfnisse in Bezug auf Prozessautomatisierung und Effizienzsteigerung zu erfüllen.

Dazu zählen unter anderem die Folgenden:

• Werkzeuge zur visuellen Gestaltung von Workflows, die deren Erstellung und Anpassung an unternehmensspezifische Bedürfnisse vereinfachen.
• Minimierung des manuellen Aufwands und Verringerung von Fehlerquellen durch Automatisierung wiederkehrender, zeitaufwändiger Aufgaben.
• Anbindung an Unternehmenssysteme wie ERP, CRM und Buchhaltung zur Sicherstellung eines nahtlosen Datenflusses.
• Intuitive Benutzeroberfläche, die ohne umfangreiche Schulungen bedienbar ist.
• Verwaltung von Benutzerrechten zur Gewährleistung des Zugriffs nur für autorisierte Personen.
• Echtzeit-Dashboards und detaillierte Berichte zur Leistungsüberwachung von Workflows.
• Automatisierte Systeme zur Einhaltung von Fristen und termingerechten Aufgabenbearbeitung.
• Zugriff und Interaktion mit der Software auch von mobilen Geräten aus.
• Flexible Konfigurationen, die schnelle Anpassungen an veränderte Geschäftsbedingungen ermöglichen.

Welche Arten von Workflows gibt es?

Es gibt drei Haupttypen von Workflow-Management-Systemen, die Sie in Ihr Unternehmen implementieren können. Wichtig ist, dass diese einen Workflow auch wirklich unterstützten und dazu beitragen, dass dieser sich vereinfacht. Nicht jeder Arbeitsschritt lässt sich automatisieren, aber dennoch effizienter gestalten.

Vollständig manuell

Ein solcher Workflow könnte beispielsweise auf Papier basieren. Denk an Laufzettel mit handschriftlichen Notizen und Unterschriften, die physisch im Büro oder in der Produktionshalle weitergereicht werden.

Teilweise automatisiert

In einem teilautomatisierten Workflow sind bestimmte Abschnitte des Prozesses automatisiert. Denke hier an ein Aufgabenmanagement-System, um Aufgaben zu erstellen, zuzuweisen und den Fortschritt zu verfolgen oder den Dokumentenfreigabe-Prozess in einer Cloud, der Benutzern erlaubt, Dokumente zu überarbeiten und freizugeben, wobei Änderungen automatisch aktualisiert und weitergeleitet werden. Beispielsweise in unserer DMS Software Swiss Content Cloud möglich.

Vollständig digitalisiert oder automatisiert

Automatisierte Workflows laufen ohne manuelles Einschreiten in einer spezialisierten Anwendung ab. Sie sind strukturiert und werden gemäss festgelegten Regeln ausgeführt.

Wie lange dauert die Implementierung eines Workflow-Management-Systems?

Die Dauer der Implementierung eines Workflow-Management-Systems kann variieren und hängt von verschiedenen Faktoren ab:

• wie komplex die Geschäftsprozesse sind,
• wie gross die Organisation und
• wie flexibel die Anpassungsfähigkeit der technischen Infrastruktur ist.

Generell kann die Implementierungsphase von einigen Wochen bis zu mehreren Monaten reichen. Kleinere Projekte können mit Workflow-Management-Lösungen oft schneller umgesetzt werden, insbesondere wenn auf vordefinierte Workflows zurückgegriffen werden kann, die nur geringfügig angepasst werden müssen.

Bei grösseren, massgeschneiderten Lösungen, die eine umfangreiche Integration in bestehende Systeme und eine detaillierte Anpassung erfordern, kann die Implementierung einer Workflow-Management-Lösung jedoch entscheidend länger dauern.

Wie sicher sind Workflow-Management-Systeme?

Eine berechtigte Frage ist die nach der Sicherheit solcher Softwarelösungen, denn niemand möchte Abstriche bei der Sicherheit zugunsten der Produktivität machen.

Generell gilt: Workflow-Management-Systeme sind im Allgemeinen sicher, da sie mit verschiedenen Sicherheitsfunktionen ausgestattet sind, die Datenintegrität und Zugriffskontrollen gewährleisten.

Dazu zählen

• fortschrittliche Verschlüsselungstechnologien, um Daten während der Übertragung und Speicherung zu schützen und
• robuste Authentifizierungs- und Autorisierungsmechanismen, die sicherstellen, dass nur autorisierte Benutzer Zugang zu sensiblen Informationen und kritischen Prozessen haben.

Die meisten Workflow-Management-Systeme werden regelmässig auf Sicherheitslücken geprüft und aktualisiert.

Dennoch hängt die Gesamtsicherheit stark von der korrekten Konfiguration, der regelmässigen Wartung und der Einhaltung von Best Practices für die Cybersicherheit ab.

Wie funktionieren Workflow-Management-Systeme?

Workflow-Management-Systeme erfordern zwei wesentliche Elemente: strikte, festgelegte Regeln und genau definierte Abläufe für die einzelnen Prozessschritte.

In jedem Schritt des Workflows ist eine bestimmte Person oder ein Team für eine festgelegte Aufgabe zuständig.

Nach deren Abschluss sorgen Workflow-Management-Systeme dafür, dass die Informationen und Daten, die für die Fortführung benötigt werden, an die nächsten Verantwortlichen weitergeleitet werden.

Zudem können Workflows komplexe Abhängigkeiten aufweisen. Wenn etwa eine Marketingbroschüre für verschiedene Märkte angepasst werden muss, könnte die leitende Person die Zielmärkte festlegen, was dann für jeden Markt einen individuellen Arbeitsauftrag auslöst.

Erst wenn alle Anpassungen abgeschlossen sind, wird der Workflow für den nächsten Schritt aktiviert. Dies hilft dabei, Engpässe aufzudecken und grosse Teams effektiv zu steuern.

Weiter werden in Workflow-Management-Systemen Prozessschritte definiert, verantwortliche Rollen wie HR oder IT zugewiesen und mit Zeitvorgaben versehen. Sobald eine Aufgabe abgeschlossen ist, wird sie als „Erledigt“ markiert, was den nächsten Schritt automatisch auslöst.

Der Prozessverlauf lässt sich auf einer grafischen Oberfläche visualisieren und überprüfen, wodurch auch die Erstellung von Formularen für Workflow-Daten erleichtert wird. Moderne Systeme nutzen oft Künstliche Intelligenz zur Optimierung der Überwachung dieser Prozesse.

Viele der Workflows können leicht angepasst werden. Funktionierende Abläufe lassen sich für ähnliche Prozesse duplizieren.

Viele Workflow-Management-Systeme bieten zudem vor konfigurierte Lösungen für Standardprozesse.

Was ist ein Workflow Beispiel?

Nachfolgende drei Beispiele zeigen dir, wie Workflow-Management-Lösung aussehen können.

Rechnungsfreigabe-Workflow

In vielen Unternehmen gibt es einen standardisierten Prozess zur Bearbeitung und Freigabe von eingehenden Rechnungen.

1. Der Workflow startet, wenn eine Rechnung eingeht. Sie wird zunächst digitalisiert (gescannt) und dann einem Sachbearbeiter zugewiesen, der die Rechnung prüft.
2. Stimmt die Rechnung mit den Bestelldaten und den Lieferdaten überein, wird sie zur Zahlung freigegeben.
3. Bei Unstimmigkeiten wird eine Rückfrage beim Lieferanten initiiert. Nach Klärung der Fragen und endgültiger Prüfung erfolgt die Freigabe zur Zahlung durch die Finanzabteilung.

Onboarding-Prozess für neue Mitarbeiter

Das Onboarding neuer Mitarbeiter ist ein weiterer klassischer Workflow in Unternehmen.

• Dieser startet oft mit der Annahme eines Jobangebots durch den neuen Mitarbeiter.
• Es folgen Schritte wie die Erfassung persönlicher Daten,
• das Einrichten von E-Mail- und IT-Zugängen,
• die Zuweisung von Arbeitsmitteln (z. B. Laptop, Telefon),
• die Planung der Einarbeitungsphase und
• die Organisation von Einführungsveranstaltungen.

Jeder Schritt ist genau definiert und wird durch die Personalabteilung koordiniert, um einen reibungslosen Start für den Mitarbeiter zu gewährleisten.

Kundenbeschwerdemanagement

Bei der Bearbeitung von Kundenbeschwerden wird häufig ein strukturierter Workflow angewandt, um sicherzustellen, dass jede Beschwerde effektiv bearbeitet und zur Zufriedenheit des Kunden gelöst wird.

1. Der Prozess setzt sich typischerweise mit der Erfassung der Beschwerde in Gang,
2. die dann an einen zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet wird.
3. Dieser untersucht das Problem,
4. interagiert bei Bedarf mit anderen Abteilungen (z. B. Qualitätssicherung, Produktion)
5. und erarbeitet eine Lösung.
6. Nach der Kommunikation der Lösung an den Kunden
7. und dessen Zustimmung wird der Fall abgeschlossen und dokumentiert.

Auf welche Workflow-Management-Software sollte man setzen?

In der Vielfalt der kleinen und mittelgrossen Unternehmen gibt es eines, das konstant bleibt: Standardlösungen funktionieren einfach nicht. Die Branchen unterscheiden sich zu stark, die Workflows sind zu unterschiedlich. Kostenlose oder günstige Standardlösungen sind eine Illusion.

Kostenlose Workflow-Management-Software wie Asana, Trello oder ClickUp bieten grundlegende Funktionen für Aufgabenverwaltung, Automatisierung und Teamzusammenarbeit.

Sie stossen jedoch schnell an ihre Grenzen und bieten keine umfassenden Lösungen. Um die wirkliche Prozesslandschaft abzubilden, müssen diese Tools oft durch kostenpflichtige Abonnemente ergänzt werden.

Beispiele für kostenlose Workflow-Management-Software:

• Asana: Gut für einfache Aufgaben und Projekte, aber eingeschränkt in der Skalierbarkeit und den erweiterten Funktionen.
• Trello: Ideal für visuelles Task-Management, jedoch limitiert bei komplexen Workflow-Anforderungen.
• ClickUp: Bietet viele Funktionen in der kostenlosen Version, doch die volle Leistungsfähigkeit entfaltet sich erst mit kostenpflichtigen Abonnementen.

Warum sollten Sie deshalb nicht auf kostenlose Workflow-Management-Systeme setzen?

Weil die Anpassung dieser kostenlosen Lösungen an die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens enorme Kosten verursacht. Und selbst dann, wenn Sie die hohen Kosten auf sich nehmen, stossen Sie schnell an Grenzen.

Die kostenlosen Lösungen bieten oft nicht die nötige Flexibilität, um Ihre Prozesse optimal zu gestalten und dadurch Ihre Produktivität zu steigern. Ohne diese Anpassungsfähigkeit können Sie kritische Ressourcen in Ihrem Unternehmen nicht effizient nutzen und einsparen.

Was ist stattdessen die richtig Wahl für ein Workflow-Tool?

Eine individuelle Business Applikation. Massgeschneidert auf Ihre Bedürfnisse. Flexible Funktionen, die genau das tun, was Sie brauchen. Und das alles, ohne die Einschränkungen und versteckten Kosten der Standardlösungen.

Setzen Sie auf eine Lösung, die so einzigartig ist wie Ihr Unternehmen. Entscheiden Sie sich für Individualität.

Hier kommt cross-works ins Spiel: Wir bieten individuell entwickelte Business-Applikationen für das Workflow-Management, die schnell implementiert werden können.

• Massgeschneiderte Workflows: Unsere Lösungen sind auf Ihre spezifischen Bedürfnisse zugeschnitten, was eine höhere Effizienz und Produktivität ermöglicht.
• Umfassende Integration: Unsere Anwendungen integrieren sich nahtlos in Ihre bestehenden Systeme und Prozesse.
• Skalierbarkeit und Flexibilität: Unsere Lösungen wachsen mit Ihrem Unternehmen und passen sich Ihren sich ändernden Anforderungen an.
• Langfristige Partnerschaft: Wir bieten nicht nur kurzfristige Lösungen, sondern unterstützen Sie kontinuierlich mit unserer Expertise und langjährigen Erfahrung.
• Kostenkontrolle: Mit einer massgeschneiderten Lösung vermeiden Sie die versteckten Kosten, die bei der Nutzung kostenloser Tools mit notwendigen kostenpflichtigen Erweiterungen entstehen können.
• Schnelle Entwicklung und Bereitstellung: Auf Plattformen wie HCL Notes können Geschäftsanwendungen sehr schnell entwickelt und ausgerollt werden, dank Rapid Application Development (RAD) und Rapid Application Deployment (RADD).
• Offline-Fähigkeit: Viele unserer Anwendungen sind auch offline nutzbar, was besonders für Mitarbeiter nützlich ist, die oft unterwegs sind und nicht immer eine stabile Internetverbindung haben.

Einfache Anbindung externer Business-Applikationen:

Bei cross-works können Sie externe Business-Applikationen problemlos anbinden. Ein Beispiel ist die Integration der Garaio REM ERP-Software für Immobilienverwalter:

Ein Immobilienverwalter kann seine Rechnungen direkt im externen ERP Garaio REM schreiben. Durch das Workflow-Management von cross-works werden die Rechnungen automatisch abgelegt und durch eine Drittsoftware verbucht.

Durch die Integration zu Woonig.ch kann der Immobilienverwalter effizienter mit Eigentümern und Stakeholdern kommunizieren und wichtige Informationen schnell und direkt teilen.

Zeitersparnis: Dadurch spart der Immobilienverwalter pro Rechnung bis zu 4 Minuten. Dieser automatisierte Prozess spart Zeit und Ressourcen für Immobilienverwalter, die dann für wichtigere Aufgaben genutzt werden können.

Kostenreduktion: Diese Automatisierung führt zu erheblichen Einsparungen bei den Personalkosten. Nehmen wir an, der Immobilienverwalter hat 50 Objekte im Umlauf und schreibt pro Objekt 2 Rechnungen pro Monat. Das ergibt etwa 1.200 Rechnungen pro Jahr. Durch die Einsparung von 4 Minuten pro Rechnung spart der Immobilienverwalter insgesamt 4.800 Minuten oder 80 Stunden pro Jahr ein.

Wenn wir davon ausgehen, dass eine Vollzeitstelle (FTE) 1.800 Arbeitsstunden pro Jahr umfasst, entspricht dies etwa 4,4 % einer FTE. Diese Einsparung kann erheblich zur Reduktion der Personalkosten beitragen und die Effizienz des Immobilienmanagements deutlich steigern.

Dies ist jedoch nur ein Prozess im Unternehmen. Ein durchschnittliches KMU in der Schweiz hat zahlreiche Geschäftsprozesse, oft zwischen 50 und 100, die optimiert werden können.

cross-works hilft Unternehmen, Zeit und Geld zu sparen. Prozesse werden automatisiert und integriert. Dadurch können Ressourcen effizienter genutzt werden.

Wählen Sie eine individuelle Lösung von cross-works. Nutzen Sie eine effiziente, flexible und umfassende Workflow-Management-Plattform, die Ihren Anforderungen entspricht.