CRM-Systeme sind heute ein wichtiger Teil der Kundenpflege. In ihnen werden viele persönliche Daten gespeichert – zum Beispiel Namen, E-Mail-Adressen oder Telefonnummern. Deshalb spielt der Datenschutz im CRM eine grosse Rolle.
Seit die DSGVO gilt (die Datenschutz-Grundverordnung der EU), gibt es klare Regeln dafür, wie mit solchen Daten umgegangen werden muss. Jedes CRM-System muss diese Vorgaben erfüllen. Wer ein neues System einführt oder ein bestehendes verbessern möchte, muss darauf achten, dass keine Datenschutzfehler passieren.
Das ist nicht nur wichtig, um hohe Geldstrafen zu vermeiden – es zeigt auch, dass ein Unternehmen verantwortungsvoll mit den Daten seiner Kunden umgeht. Und das schafft Vertrauen.
Was ist die DSGVO?
Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist eine EU-weite Regelung, die seit dem 25. Mai 2018 gilt.
Sie legt fest, wie Unternehmen mit personenbezogenen Daten umgehen dürfen.
Das bedeutet konkret:
Personen müssen zustimmen, bevor ihre Daten gespeichert werden.
- Unternehmen dürfen nur so viele Daten sammeln, wie wirklich nötig sind.
- Daten müssen sicher gespeichert werden. z.B. in einem DMS
- Personen haben das Recht, ihre Daten einzusehen, zu ändern oder löschen zu lassen.
- Verstösse gegen die DSGVO können mit hohen Geldstrafen geahndet werden.
- Ziel der DSGVO ist es, die Privatsphäre und Rechte der Menschen besser zu schützen – besonders im digitalen Zeitalter.
Warum Datenschutz im CRM so wichtig ist
CRM-Systeme (Customer Relationship Management) helfen Unternehmen, Kundenbeziehungen zu verwalten. Dabei werden viele persönliche Daten gespeichert – zum Beispiel Namen, Adressen, Telefonnummern oder Gesprächsnotizen. Genau das macht den Datenschutz in diesem Bereich besonders wichtig.
Behörden betonen immer wieder: Wer ein CRM nutzt, muss strenge Regeln beachten .Technisch und organisatorisch.
Denn: Gelangen diese Daten in falsche Hände, kann es zu Identitätsdiebstahl, Betrug oder grossem Vertrauensverlust kommen. Auch rechtlich drohen Konsequenzen. Die DSGVO schreibt klare Regeln vor und kann bei Verstössen hohe Geldstrafen verhängen.
Ein Beispiel: Die spanische Datenschutzbehörde (AEPD) hat ein Unternehmen verwarnt, weil es im CRM-System veraltete Kundendaten gespeichert hatte – darunter nicht mehr aktuelle Adressen und Kontaktdaten ehemaliger Kunden.
Der Vorwurf: Die Daten wurden über einen zu langen Zeitraum aufbewahrt, obwohl sie für den ursprünglichen Zweck nicht mehr benötigt wurden. Auch hier war das Problem die fehlende Datenminimierung – ein zentrales Prinzip der DSGVO, das besagt, dass nur so viele Daten wie nötig erhoben und gespeichert werden dürfen und nicht länger als erforderlich.
Für Unternehmen bedeutet das: Datenschutz muss schon bei der Auswahl und Einrichtung des CRM-Systems mitgedacht werden. Alle gespeicherten Daten brauchen eine rechtliche Grundlage. Ausserdem müssen die betroffenen Personen wissen, welche Informationen gespeichert werden – und warum.
Die DSGVO nennt sechs wichtige Grundsätze, die eingehalten werden müssen. Dazu gehören unter anderem:
- Transparenz
Daten dürfen nur auf einer gültigen Rechtsgrundlage verarbeitet werden, offen und fair gegenüber den betroffenen Personen. - Zweckbindung
Daten dürfen nur für festgelegte, eindeutige und legitime Zwecke erhoben werden – und nicht einfach zweckentfremdet weiterverwendet werden. - Datenminimierung
Es dürfen nur so viele Daten erhoben werden, wie tatsächlich notwendig sind. Alles, was nicht gebraucht wird, darf nicht gespeichert werden. - Richtigkeit
Personenbezogene Daten müssen korrekt und aktuell sein. Falsche oder veraltete Daten müssen gelöscht oder berichtigt werden. - Speicherbegrenzung
Daten dürfen nicht länger gespeichert werden, als es für den Zweck erforderlich ist. Danach müssen sie gelöscht oder anonymisiert werden. - Integrität und Vertraulichkeit (Sicherheit)
Daten müssen durch geeignete technische und organisatorische Massnahmen geschützt werden – vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Zerstörung.
Auch Schulungen für Mitarbeitende sind wichtig, damit der Umgang mit dem System sicher und korrekt erfolgt.
Kurz gesagt: Ein CRM-System muss den Datenschutz nicht nur „berücksichtigen“, sondern von Anfang an fest integriert haben – das nennt man Datenschutz by Design. Ein gut konfiguriertes System verhindert, dass überhaupt unzulässige Daten gespeichert werden können – und schützt so Unternehmen und Kunden gleichermassen.
Datenschutz im CRM – so unterstützt Cross-Works bei der Umsetzung
Der Datenschutz stellt hohe Anforderungen an moderne CRM-Systeme. Unternehmen müssen sicherstellen, dass personenbezogene Daten nicht nur effizient, sondern auch rechtskonform verarbeitet werden. Die DSGVO macht dabei klare Vorgaben – von der Einwilligung über Auskunftsrechte bis hin zur Datenlöschung. Genau hier setzt die CRM-Lösung von Cross-Works an.
Cross-Works hat seine Plattform so entwickelt, dass alle wichtigen Datenschutzpflichten systemseitig unterstützt werden. Das Ziel: Sicherheit, Transparenz und Nachvollziehbarkeit – ohne komplizierte Umwege.
Datenschutzfunktionen bei Cross-Works:
- Einwilligungen rechtssicher verwalten
Jede Einwilligung (z. B. zur Kontaktaufnahme oder zum Newsletterversand) kann direkt im System dokumentiert und bei Bedarf widerrufen werden. So wird sichergestellt, dass nur mit Zustimmung gearbeitet wird. - Rechte der betroffenen Personen erfüllen
Auskunft, Berichtigung oder Löschung – alle gesetzlichen Anforderungen lassen sich über die Benutzeroberfläche umsetzen. Daten können gezielt exportiert, anonymisiert oder vollständig entfernt werden. - Verarbeitung einschränken und dokumentieren
Auch das Sperren einzelner Datensätze ist möglich, etwa wenn ein Widerspruch vorliegt oder eine Prüfung ansteht. Alle Aktionen werden nachvollziehbar protokolliert. - Sicherer Zugriff durch Rollen und Berechtigungen
Wer was sehen darf, wird über ein klares Rollen- und Rechtekonzept geregelt. So bleiben sensible Informationen nur für berechtigte Personen zugänglich. - Moderne Sicherheitsstandards
Die Daten werden verschlüsselt übertragen und in zertifizierten Rechenzentren gespeichert – auf Wunsch in der Schweiz oder innerhalb der EU. So erfüllt Cross-Works hohe technische und organisatorische Anforderungen. - Auftragsverarbeitung rechtlich abgesichert
Selbstverständlich stellt Cross-Works einen DSGVO-konformen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) zur Verfügung, der die Zusammenarbeit rechtlich absichert – ein Muss bei Cloud-Lösungen.
Kurz gesagt:
Das CRM von Cross-Works ist nicht nur ein leistungsfähiges Werkzeug zur Kundenverwaltung – es unterstützt Unternehmen auch zuverlässig dabei, ihre Datenschutzpflichten zu erfüllen. Datenschutz ist hier keine Zusatzfunktion, sondern integraler Bestandteil der Systemarchitektur.
CRM aus der Cloud – warum der Datenschutz nicht vergessen werden darf
Cloud-CRM-Systeme sind für viele Unternehmen praktisch: Keine eigene IT-Infrastruktur, kein Aufwand mit Updates – einfach einloggen und loslegen. Doch sobald personenbezogene Daten, wie Kundennamen oder E-Mail-Adressen, in der Cloud gespeichert werden, greifen strenge Datenschutzregeln.
Wer ist für die Daten verantwortlich?
Auch wenn die Software vom Anbieter bereitgestellt wird: Das Unternehmen, das die Daten erfasst und nutzt, bleibt verantwortlich im Sinne der DSGVO. Der CRM-Anbieter wird zum sogenannten Auftragsverarbeiter. Damit ist klar: Es braucht einen offiziellen Vertrag, der genau regelt, was mit den Daten passiert.
Der Auftragsverarbeitungsvertrag (AV-Vertrag)
Laut DSGVO (Artikel 28) ist ein schriftlicher Vertrag Pflicht, wenn Daten an einen externen Dienstleister übergeben werden. In diesem AV-Vertrag muss unter anderem geregelt sein:
- Welche Daten verarbeitet werden
- Zu welchem Zweck
- Welche Sicherheitsmassnahmen gelten
- Dass der Anbieter die Daten nur auf Anweisung des Kunden nutzt
Seriöse CRM-Anbieter stellen diesen Vertrag in der Regel automatisch bereit. Ohne AV-Vertrag darf ein Cloud-CRM nicht rechtssicher genutzt werden.
Achtung beim Speicherort
Neben dem Vertrag ist auch der Ort der Datenspeicherung entscheidend. Idealerweise befinden sich die Server innerhalb der EU oder des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR). Wird mit Anbietern oder Subunternehmen ausserhalb dieser Regionen gearbeitet, braucht es eine gesetzliche Grundlage – zum Beispiel die sogenannten EU-Standardvertragsklauseln oder einen offiziellen Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission.
Ohne solche Regelungen wird der Einsatz kritisch. Die Nutzung eines Cloud-CRM mit Speicherort in einem Land ohne angemessenen Datenschutzstandard kann gegen die DSGVO verstoßen – selbst dann, wenn das System technisch überzeugt.
Cloud ja – aber sicher
Beim Einsatz eines Cloud-CRM-Systems sollten folgende Punkte immer erfüllt sein:
- Ein DSGVO-konformer AV-Vertrag liegt vor
- Der Speicherort ist transparent und datenschutzrechtlich abgesichert
- Der Anbieter bietet technische Sicherheit – z. B. Verschlüsselung und Zugriffsschutz
- Zusätzliche Zertifikate (z. B. ISO 27001) können das Vertrauen stärken
Cloud-CRM-Systeme sind sinnvoll – aber sie müssen rechtlich und technisch abgesichert sein. Datenschutz darf dabei kein Nebenthema sein, sondern sollte von Anfang an mitgedacht werden.
CRM-Datenschutz – mehr als nur Pflicht
Ein CRM-System, das den Datenschutz beachtet, ist kein lästiger Aufwand – es ist ein echter Vorteil. Denn wer mit Kundendaten und Dokumenten im Rahmen eines durchdachten CRM-Dokumentenmanagements verantwortungsvoll umgeht, schafft Vertrauen. Und das ist die beste Grundlage für langfristige Kundenbeziehungen und geschäftlichen Erfolg.
Wenn ein CRM datenschutzkonform arbeitet, profitieren alle:
- Kunden fühlen sich sicher
- Unternehmen vermeiden Bußgelder und Risiken
- Mitarbeitende arbeiten mit klaren Regeln und Abläufen
Wichtig ist, Datenschutz im CRM ganzheitlich zu betrachten. Es reicht nicht, nur ein paar Einstellungen vorzunehmen. Auch Schulungen, interne Richtlinien und regelmäßige Überprüfungen gehören dazu.
So wird Datenschutz im CRM zum Erfolgsfaktor:
- Technische Funktionen richtig nutzen (z. B. Datenlöschung, Zugriffsschutz)
- Prozesse klar definieren (z. B. wer darf was sehen?)
- Mitarbeitende schulen – einfach und praxisnah
- Systeme regelmäßig prüfen und aktuell halten
- Checklisten und Leitfäden als Hilfe nutzen
Ein datenschutzkonformes CRM ist keine Hürde, sondern eine Investition in die Zukunft. Es sorgt für mehr Sicherheit im Umgang mit Daten und stärkt das Vertrauen. Bei Kunden, im Team und gegenüber Partnern.
Tipp:
Wer sich unsicher ist, sollte sich professionelle Unterstützung holen. Datenschutz-Experten helfen dabei, passende Lösungen zu finden und gesetzliche Anforderungen richtig umzusetzen.
Ein CRM, das Datenschutz von Anfang an integriert.
cross-Works ermöglicht eine sichere, transparente und DSGVO-konforme Verwaltung von Kundendaten – effizient und zukunftssicher.
