Mit einem CRM-Dokumentenmanagement wird es zum Kinderspiel, Kunden sowie deren Daten, Verträge und vieles mehr zentral zu verwalten, zu teilen, gemeinsam zu bearbeiten, nachzuverfolgen und zu optimieren.
Dank zahlreicher Integrationen, einer schnellen Implementierung, der einfachen Bedienung und einem minimalen Administrationsaufwand lassen sich nicht nur interne Prozesse verschlanken, sondern auch die Kundenbetreuung langfristig verbessern.
Was ein CRM-Dokumentenmanagement überhaupt ist und wie Sie davon profitieren, erfahren Sie im nachfolgenden Beitrag.
Was bedeutet CRM-Dokumentenmanagement?
Mit einem CRM-Dokumentenmanagement wird es möglich, alle kundenbezogenen Dokumente innerhalb des Umfelds eines Customer-Relationship-Management-Systems (CRM) zentral zu verwalten und zu organisieren.
Verträge, E-Mails, Rechnungen oder Kommunikationsnotizen – alles wird an einem Ort gespeichert und direkt dem jeweiligen Kundenprofil zugeordnet.
Die Dokumentenverwaltung erleichtert einerseits den Zugriff auf wichtige Unterlagen und verbessert anderseits die Zusammenarbeit im Team.
Ebenso wird die Kundenbetreuung auf ein neues Niveau gehoben. Wer also sein Kundenmanagement effizienter und transparenter gestalten will, trifft mit der Einführung eines CRM-Dokumentenmanagements eine hervorragende Wahl.
Welche Arten der Dokumentenverwaltung im Rahmen des CRMs gibt es?
Im Rahmen eines CRM-Systems gibt es verschiedene Ansätze zur Dokumentenverwaltung, die jeweils unterschiedliche Funktionen mitbringen.
Zu den gängigsten gehören die folgenden Features:
Zentrale Dokumentenspeicherung
Alle kundenbezogenen Dokumente werden zentral im CRM-System gespeichert und sind direkt den jeweiligen Kundenkonten oder der digitalen Kundenakte zugeordnet.
Versionierung und Änderungsverfolgung
Mit der Versionierung und Änderungsverfolgung werden verschiedene Versionen eines Dokuments gespeichert. Es lassen sich alle Änderungen nachverfolgen. So bleibt nachvollziehbar, wer wann welche Anpassungen vorgenommen hat.
Dokumenten-Sharing und Berechtigungskontrolle
Mitarbeiter teilen Dokumente im CRM, bei denen, je nach Rolle, spezifische Zugriffsrechte festgelegt sind. Dadurch ist sichergestellt, dass nur berechtigte Personen auf sensible Informationen zugreifen können.
Automatisierte Dokumentenerstellung
Viele CRM-Systeme verfügen über Vorlagen für häufig verwendete Dokumente, wie Angebote oder Verträge. Diese lassen sich durch Automatisierungen schnell und fehlerfrei erstellen und direkt dem Kunden zuordnen.
Integration mit Cloud-Speicherlösungen
Oft sind CRM-Systeme mit Cloud-Speicherlösungen wie Google Drive oder OneDrive integriert, sodass Dokumente nahtlos synchronisiert und geteilt werden.
E-Mail- und Dokumentenarchivierung
Kundenkommunikation und wichtige Dokumente, wie Verträge oder Rechnungen, werden dauerhaft im System archiviert und bleiben über einen langen Zeitraum abrufbar. Das verschlankt alle Aufgaben rund um die Nachverfolgbarkeit.
Welche Vorteile hat ein CRM-Dokumentenmanagement?
Mitarbeiter können schnell auf wichtige Unterlagen zugreifen, die spezifische Kunden betreffen, und Dokumente direkt im jeweiligen Kundenprofil speichern.
Durch die neu gewonnene Effizienz und Transparenz wird die Kundenbetreuung beinahe automatisch optimiert.
Das CRM-Dokumentenmanagement gewährleistet ferner eine bessere Zusammenarbeit, indem Dokumente leicht geteilt und Zugriffsrechte individuell festgelegt werden. Automatisierungen und Vorlagen helfen, Standarddokumente schneller zu erstellen, Fehler zu reduzieren und Zeit zu sparen.
Die Vorteile einer DMS-Integration in Ihr CRM auf einen Blick:
- Effiziente Zusammenarbeit
- Zeitersparnis durch automatische Verknüpfung und Ablage
- Speicherplatzoptimierung durch Cloud-Integration
- Verbesserte Kundenkommunikation
- Schnelle Implementierung und einfache Bedienung
- Kostenreduktion durch geringeren Administrationsaufwand
- Zentrale Dokumentensicherung
- Skalierbarkeit für wachsende Unternehmen
- Nachvollziehbarkeit und Transparenz
- Reduzierter Papierverbrauch
Ist eine Dokumentenautomation bei der Dokumentenverwaltung sinnvoll?
Mit automatisierten Workflows lassen sich Standarddokumente wie Angebote, Verträge und Rechnungen schnell und präzise erstellen.
Das spart Ihnen und Ihren Mitarbeitenden wertvolle Zeit und erhöht die Genauigkeit. Dadurch sinkt wiederum der manuelle Aufwand und es ergeben sich wieder Kapazitäten für das Wesentliche.
Besonders in CRM-Dokumentenmanagement-Systemen, die auf eine konsistente Kundenbetreuung ausgelegt sind, trägt die Dokumentenautomation dazu bei, dass alle kundenrelevanten Informationen und Dokumente aktuell und vollständig vorliegen.
Zudem erleichtert die Automation die Nachverfolgbarkeit und verbessert die Zusammenarbeit im Team. Schliesslich sind hier standardisierte Dokumente einheitlich und jederzeit abrufbar.
Arbeiten Sie viel mit Kunden, sollten Sie die Einführung eines CRM-Dokumentenmanagements in Betracht ziehen. Gerne beraten wir Sie dazu persönlich.
