Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) von heute ist weit mehr als nur ein digitales Archiv. Es ist das Rückgrat moderner Arbeitsprozesse – eine flexible, leistungsstarke Lösung, die nicht nur Ordnung schafft, sondern Zusammenarbeit auf ein völlig neues Niveau hebt. Wo früher Ablage und Wiederfinden im Fokus standen, eröffnet ein modernes DMS heute die Möglichkeit, Teams effizienter, schneller und smarter zusammenarbeiten zu lassen.
Die gemeinsame Erstellung, Bearbeitung und Freigabe von Inhalten bildet eine zentrale Funktion eines zeitgemässen DMS. Die Fähigkeit, dafür zu sorgen, dass Teamarbeit nahtlos und effizient erfolgt, wird zunehmend zum Dreh- und Angelpunkt für viele weitere Anwendungsbereiche – vom Vertragsmanagement bis hin zur Projektorganisation.
Gerade in Zeiten, in denen eine standort- und zeitunabhängige Zusammenarbeit im Fokus stehen, zeigt sich der Mehrwert eines Systems, das sich den Anforderungen moderner Arbeitsprozesse anpasst.
Was aber meint kollaboratives Arbeiten mit einem DMS genau, welche Vorteile hat es und wie funktioniert es im Detail?
Was ist kollaboratives Arbeiten und warum ist das heute so wichtig?
Kollaboratives Arbeiten bezeichnet eine Arbeitsweise, bei der mehrere Personen oder Teams gemeinsam auf ein Ziel hinarbeiten. Dabei fliessen das Wissen, die Erfahrung und die Kompetenz jedes Einzelnen ein und es findet ein konstruktiver Austausch statt. Probleme lassen sich so effizienter lösen, während es gleichzeitig möglich wird, Innovationen konsequent zu fördern.
Im Mittelpunkt steht die Zusammenarbeit, die durch moderne digitale Tools und Kommunikationsmittel unterstützt wird. So lässt es sich unabhängig von Zeit und Ort effektiv agieren.
Warum ist kollaboratives Arbeiten heute so wichtig?
Steigende Komplexität von Aufgaben
Die Herausforderungen der modernen Arbeitswelt verlangen nach mehr als isolierten Ansätzen. Sie erfordern interdisziplinäre Lösungen – geschaffen durch den gezielten Austausch von Kompetenzen, Perspektiven und Ideen. Nur so lassen sich komplexe Aufgaben bewältigen und echte Innovationen vorantreiben.
Förderung von Innovationen
Durch den Input aus verschiedenen Perspektiven entstehen kreative und unkonventionelle Ansätze, die Innovationen begünstigen und unter anderen Umständen niemals zu Ausdruck gekommen wären.
Globalisierung der Arbeitswelt 4.0
Teams arbeiten oft über Ländergrenzen hinweg. Kollaborationstools wie ein DMS gewährleisten eine nahtlose Zusammenarbeit, unabhängig von geografischen Einschränkungen.
Anpassung an die digitale Transformation
Die Digitalisierung erfordert neue Arbeitsweisen, bei denen Agilität und Zusammenarbeit eine Schlüsselrolle spielen. Nur so lässt es sich heute flexibel auf Veränderungen reagieren.
Mitarbeiterbindung und -motivation
Eine kollaborative Unternehmenskultur steigert das Engagement der Mitarbeitenden und sorgt für eine höhere Zufriedenheit, da sich jeder als wertvoller Teil des Teams wahrnimmt. Zudem werden in der Regel Entscheidungskompetenzen auf das Kollaborationsteam übertragen, was das Verantwortungsbewusstsein und die Unternehmensloyalität stärken.
Effizientere Ressourcennutzung
Durch den Austausch von Wissen und Fähigkeiten werden Doppelarbeit vermieden und vorhandene Ressourcen optimal genutzt.
Förderung von Vielfalt und Inklusion
Verschiedene Meinungen und Hintergründe tragen zu einer dynamischen und innovativen Arbeitsumgebung bei, die Wettbewerbsvorteile schafft.
Wie lässt sich kollaboratives Arbeiten planen und umsetzen?
Ausser Frage steht, dass kollaboratives Arbeiten eine durchdachte Planung und gezielte Umsetzung erfordert. Dabei gilt es, Teams zu verbinden, Arbeitsabläufe zu optimieren und Ziele effektiv zu erreichen.
Klar definierte Strukturen setzen den Rahmen, geeignete Tools unterstützen die technologischen Anforderungen und eine moderne Unternehmenskultur fördert die Zusammenarbeit. Ziel ist es, alle Beteiligten so einzubinden, dass alle Kompetenzen optimal ausgeschöpft werden, um Projekte effizient voranzutreiben.
So funktioniert die Implementierung vom kollaborativen Arbeiten:
Ziele definieren und kommunizieren
Bevor die Zusammenarbeit beginnt, werden die Ziele des Projekts oder die Aufgabe klar definiert und allen Beteiligten transparent gemacht. Dadurch wird sichergestellt, dass alle am gleichen Strang ziehen und ein gemeinsames Verständnis der Erwartungen entsteht.
Rollen und Verantwortlichkeiten klären
Jedes Teammitglied sollte wissen, welche Aufgaben es übernimmt und welche Erwartungen an die jeweilige Rolle geknüpft sind. Eine klare Aufgabenverteilung minimiert Missverständnisse und verbessert die Effizienz.
Ein digitales Management-System (DMS) einführen
Kollaboratives Arbeiten mit einem DMS garantiert die zentrale Verwaltung von Dokumenten, erleichtert den Zugriff auf relevante Informationen und sorgt für Transparenz im Arbeitsprozess. Durch die Integration eines DMS werden Arbeitsabläufe einfacher und die Zusammenarbeit in Echtzeit gefördert, was insbesondere bei dezentralen Teams ein wesentlicher Erfolgsfaktor sein kann.
Geeignete Kollaborationstools auswählen
Neben dem DMS kommen meist weitere Tools wie Projektmanagement-Software (z. B. Trello, Asana), Kommunikationsplattformen (z. B. Slack, Microsoft Teams) und gemeinsame Arbeitsräume (z. B. Google Workspace) zum Tragen, die den Austausch erleichtern und Prozesse automatisieren. Wir gehen auf diese Themen noch weiter in unserem Beitrag zum Digitaler Arbeitsplatz Infrastruktur ein.
Kommunikationskanäle festlegen
Definierte Kommunikationswege, regelmässige Meetings und Updates sorgen für einen klaren Informationsfluss. Es sollte auch Raum für den sozialen Austausch gestaltet werden, um den Teamzusammenhalt zu stärken. Gemeinsame Mittagspausen oder After-Work-Treffen stellen ideale Möglichkeiten dar.
Prozesse und Meilensteine festlegen
Eine klare Struktur der Arbeitsabläufe sowie das Setzen von Meilensteinen helfen, den Fortschritt zu überwachen und den Fokus auf die Zielerreichung zu halten. Die kontinuierliche Anpassung der Prozesse sollte flexibel bleiben.
Kollaborative Unternehmenskultur fördern
Eine solche Zusammenarbeit gelingt nur dann, wenn das Unternehmen eine Kultur der Offenheit, des Vertrauens und der gegenseitigen Wertschätzung lebt. Regelmässiges Feedback und Anerkennung für geleistete Arbeit sind dabei zentrale Elemente.
Schulungen und Weiterbildungen zugänglich machen
Nicht alle Mitarbeitenden sind mit den notwendigen Tools oder Methoden vertraut. Schulungen zur Nutzung eines DMS zum kollaborativen Arbeiten und andere Plattformen sind wesentlich, um alle Teammitglieder gleichermassen einzubinden.
Regelmässige Evaluation und Anpassung
Durch Feedback-Schleifen und retrospektive Analysen lassen sich Prozesse kontinuierlich optimieren. So können Schwachstellen frühzeitig behoben und die Zusammenarbeit nachhaltig verbessert werden.
Erfolge sichtbar machen
Das Feiern von erreichten Zielen und Meilensteinen stärkt die Motivation und zeigt den Wert der kollaborativen Arbeitsweise für das gesamte Team auf.
Wie funktioniert das kollaborative Arbeiten mit einem DMS?
Beim kollaborativen Arbeiten mit einem DMS erleichtert das Tool den Zugriff auf Dokumente, verbessert die Zusammenarbeit in Echtzeit und minimiert Fehlerquellen, die bei herkömmlichen Arbeitsmethoden auftreten. Durch seine Funktionen wird es möglich, Prozesse zu optimieren, Arbeitszeit zu sparen und Teams – auch über Standorte hinweg – besser zu vernetzen.
Wie funktioniert kollaboratives Arbeiten mit einem DMS genau?
Ein DMS fungiert beim kollaborativen Arbeiten als zentrale Plattform, auf der Dokumente nicht nur gespeichert, sondern auch organisiert, versioniert und gemeinsam bearbeitet werden können. Die wichtigsten Aspekte für das kollaborative Arbeiten mit einem DMS haben wir in den nachfolgenden Punkten zusammengefasst.
1. Zentraler Zugriff auf Dokumente
Alle Projektbeteiligten haben Zugriff auf eine einheitliche Plattform, auf der Dokumente zentral gespeichert werden. Dies verhindert die Duplikation von Dateien oder Verwirrung durch unterschiedliche Versionen.
Beispiel:
Ein Marketing-Team arbeitet an einer Präsentation für eine neue Kampagne. Die Präsentation wird im DMS gespeichert. Jedes Teammitglied kann die Datei öffnen, Kommentare hinzufügen oder Änderungen vorschlagen, ohne dass mehrere Versionen der Datei per E-Mail hin- und hergeschickt werden müssen.
2. Versionierung und Änderungsverfolgung
DMS-Systeme speichern automatisch alle Änderungen an einer Datei und bewahren ältere Versionen auf. So kann jederzeit nachvollzogen werden, wer welche Änderungen vorgenommen hat. In der Sprache der Softwareentwicklung spricht man dabei von Versionierung.
Beispiel:
In einem Ingenieurteam aktualisiert ein Mitarbeiter eine technische Zeichnung. Das DMS protokolliert die Änderungen und ermöglicht es anderen Teammitgliedern, frühere Versionen der Zeichnung anzusehen, falls eine Rücksprache erforderlich ist.
3. Rollen- und Berechtigungsmanagement
Nicht jeder Nutzer muss Zugriff auf alle Dateien oder Funktionen des Systems haben. Ein DMS bringt die Option mit, Berechtigungen individuell zuzuweisen.
Beispiel:
In einem Finanzprojekt erhalten nur die Teammitglieder der Buchhaltungsabteilung Zugriff auf sensible Dokumente wie Lohnabrechnungen, während das gesamte Team Zugriff auf Budgetübersichten hat.
4. Gemeinsames Bearbeiten in Echtzeit
Viele DMS-Systeme integrieren Tools, die die gleichzeitige Bearbeitung von Dokumenten gewährleisten. Dadurch können Teams in Echtzeit zusammenarbeiten, ohne auf Änderungen warten zu müssen.
Beispiel:
Während eines Meetings erstellt ein Vertriebsteam gemeinsam ein Angebot für einen Kunden. Dank des DMS können alle Beteiligten gleichzeitig Anmerkungen machen und die finale Version gemeinsam erarbeiten.
5. Automatisierte Workflows
Wiederkehrende Prozesse wie Genehmigungen oder Überprüfungen lassen sich in einem DMS einfach automatisieren. Das System benachrichtigt die relevanten Personen, wenn sie aktiv werden müssen, und protokolliert alle Schritte. Im Beitrag Workflow Management Software gehen wir weiter darauf ein.
Beispiel:
Ein Unternehmen möchte neue Vertragsentwürfe prüfen. Sobald der Entwurf hochgeladen wird, erhält die Rechtsabteilung eine automatische Benachrichtigung, überprüft das Dokument und gibt es mit einem Kommentar frei.
6. Integration mit anderen Tools
Die meisten DMS lassen sich mit Kollaborationstools wie Microsoft Teams, Slack oder Projektmanagement-Software wie Trello verbinden. So entsteht eine nahtlose Arbeitsumgebung.
Beispiel:
Ein Produktentwicklungsteam nutzt Trello zur Aufgabenverwaltung und ein DMS für technische Dokumentationen. Sobald eine Aufgabe abgeschlossen ist, wird das entsprechende Dokument im DMS aktualisiert und automatisch im Trello-Board verlinkt.
7. Zugriff von überall
Ein modernes DMS ist meist cloudbasiert, was bedeutet, dass es von jedem Ort und Gerät aus genutzt werden kann – ein entscheidender Vorteil, besonders für Unternehmen mit New-Work-Modellen, die auf Flexibilität und ortsunabhängiges Arbeiten setzen.
Beispiel:
Ein Teammitglied arbeitet im Homeoffice und ein anderes ist auf Geschäftsreise. Beide können über das DMS auf dieselben Dateien zugreifen, Änderungen vornehmen und kommunizieren, ohne dass physische Nähe erforderlich ist.
Praktische Vorteile des DMS beim kollaborativen Arbeiten im Überblick:
- Effizienzsteigerung: Durch automatisierte Prozesse und zentralen Zugriff wird wertvolle Zeit eingespart.
- Fehlervermeidung: Durch Versionierung und klare Rollenverteilung werden Missverständnisse minimiert.
- Transparenz: Alle Beteiligten haben immer Zugriff auf die aktuellen Informationen und können den Status von Aufgaben leicht einsehen.
- Sicherheit: Berechtigungen und Protokolle gewährleisten Datenschutz und Nachvollziehbarkeit.
- Flexibilität: Cloud-Funktionalität ermöglicht mobiles Arbeiten und die Integration globaler Teams.
Wer sollte mittels DMS kollaborativ arbeiten?
Ein Dokumentenmanagement-System eignet sich für nahezu alle Branchen und Abteilungen, die regelmässig mit Dokumenten und Daten arbeiten. Der Einsatz ist besonders sinnvoll für Teams, die auf eine reibungslose Zusammenarbeit, transparente Prozesse und einen zentralisierten Zugriff auf Informationen angewiesen sind.
Dabei profitieren sowohl interne Teams als auch externe Partner und Kunden von den Vorteilen des kollaborativen Arbeitens mit einem DMS.
Unternehmensbereiche und Situationen, in denen ein DMS sinnvoll ist:
- Projektteams in Unternehmen
In Projekten, bei denen verschiedene Abteilungen oder externe Partner eingebunden sind, ist ein DMS besonders nützlich. Es sorgt für eine strukturierte Kommunikation und den zentralen Zugriff auf alle projektbezogenen Dokumente.
- Abteilungen mit hoher Dokumentationsdichte
Bereiche wie die Buchhaltung, das Personalwesen oder die Rechtsabteilung profitieren stark von einem DMS, sei es bei der Verwaltung sensibler Unterlagen, der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben oder optimierten Genehmigungsprozessen.
- Forschung und Entwicklung (F&E)
In der Forschung steht der Austausch von Wissen und Daten im Vordergrund. Mit einem DMS können Teams Dokumentationen, Berichte oder technische Zeichnungen sicher speichern und gemeinsam bearbeiten.
- Vertrieb und Marketing
Vertriebs- und Marketingteams arbeiten häufig eng zusammen und benötigen schnelle Zugriffe auf Präsentationen, Angebote oder Kampagnenstrategien. Ein DMS unterstützt sie bei der gemeinsamen Bearbeitung von Kundenunterlagen und erleichtert die Erstellung einheitlicher Materialien.
- Remote- und Hybrid-Teams
Für Teams, die ortsunabhängig arbeiten, ist smart working heute unverzichtbar. Es stellt sicher, dass alle Mitarbeitenden von jedem Standort aus auf dieselben Dateien zugreifen können, und ermöglicht eine reibungslose Kommunikation.
- Externe Partner und Dienstleister
Unternehmen, die regelmässig mit externen Dienstleistern, Beratern oder Kunden zusammenarbeiten, können mithilfe eines DMS einen sicheren Zugang zu relevanten Dokumenten bereitstellen. So wird die Kollaboration über Unternehmensgrenzen hinweg vereinfacht.
- Produktion und Logistik
Produktions- und Logistikteams profitieren durch die zentrale Speicherung von Prozessdokumentationen, Qualitätsberichten und Lieferplänen. Ein DMS sorgt hier für mehr Übersichtlichkeit und schnellere Entscheidungswege.
Für das kollaborative Arbeiten ist ein DMS ein universelles Werkzeug, das nahezu jeden Bereich effizienter gestalten kann. Besonders geeignet ist es für Teams, die stark dokumentenzentriert arbeiten, mehrere Standorte einbinden oder mit externen Partnern kooperieren. Egal ob kleine Projektgruppen, ganze Abteilungen oder globale Organisationen, alle profitieren von der zentralen Organisation, verbesserten Transparenz und der Möglichkeit zur flexiblen Zusammenarbeit