Globalisierung, demografischer Wandel und allen voran die Digitalisierung – unsere Arbeitswelt hat sich grundlegend verändert. Starre Arbeitsmodelle mit steilen Hierarchien weichen zusehends flexiblen und modernen Arbeitsplatzkonzepten. Eines davon ist das Smart-Working.
Mit dem Ansatz des „smarten Arbeitens“ wirft ein Unternehmen traditionelle Denkmuster über Bord und öffnet sich Themen wie:
- Selbstmanagement
- Selbstentfaltung und
- Selbstvertrauen seiner Mitarbeitenden.
Damit Smart-Working funktioniert bedarf es neben den entsprechenden Führungsqualitäten, Strategien und Umsetzungsmassnahmen auch der passenden technischen Ressourcen und Kommunikationsmittel für eine effektive Social Collaboration und cleveres Dokumentenmanagement der Arbeit.
Wie aber gelingt Smart-Working, was steckt hinter Hybrid-Arbeiten für eine Bedeutung und welche Vorteile hat das alles? Genau mit diesen Fragen beschäftigen wir uns in diesem Beitrag.
Was versteht man unter Smart-Working?
Cleverer, intelligenter, zielführender. Wer Smart-Working betreibt, erschafft eine Arbeitswelt, in der Produktivität und Effizienz durch eine flexible und mobile Zusammenarbeit von Teams im Fokus stehen.
Die Grundlagen bestehen daraus, dass Mitarbeitende selbst bestimmen wie, wann und wo sie arbeiten. Häufig werden in diesem Zusammenhang Gleitzeit oder Vertrauensarbeitszeit genannt, die sicherstellen wollen, dass sich Freizeit, Familie und Beruf, aber auch Weiterbildung so miteinander vereinbaren lassen, dass eine ausgewogene Work-Life-Balance entsteht. Zumindest sollte diese im Arbeitsleben den grössten Teil ausmachen, auch wenn es nach wie vor zu Phasen mit erhöhten Stresspotenzial kommt – trotz Smart-Working.
Dank der fortschrittlichen Technologien, die heute verfügbar sind, wird es einfach, innerhalb von virtuellen Teams zu arbeiten. Diese stellen den Hauptvorteil der Smart-Work sicher: arbeiten aus dem Homeoffice, von unterwegs oder dem Garten aus. Arbeitnehmende können frei bestimmt und zwischen Remote-Arbeitsplatz bzw. digitalem Arbeitsplatz und der Arbeit vor Ort im Betrieb wechseln. Ganz nach individuellem Gusto.
Die Abgrenzung vom Smart-Working zu New Work
Vielleicht hast du erst neulich einen Beitrag über New Work gelesen oder bist über den Begriff gestolpert. Wenngleich die Konzepte von Smart-Work und New Work sich auf den ersten Blick sehr ähneln, gibt es einen zentralen Unterschied. Denn während sich New Work auf das „Was“ der Arbeit, wie Inhalte, konzentriert, definiert das Smart-Working das „Wie“, also die Arbeitsweise an sich.
Welche Bereiche umfasst Smart-Working?
Smart-Working berührt allerdings nicht nur ausschliesslich die Gestaltung der Arbeitszeit oder des Arbeitsorts. Vielmehr fällt darunter eine ganze Bandbreite an Umfeldern, die es im Sinne des Konzepts zu optimieren gilt.
Flexible Arbeitszeit und durchdachte Arbeitsmodelle
Flexibilität in Hinblick auf die Arbeitszeit und die Arbeitsmodelle bilden die Kernprinzipen des Smart-Workings ab. Während individuell geplante Arbeitszeiten es Arbeitnehmenden ermöglichen, ihren Arbeitstag so zu gestalten, dass dieser zu ihrem persönlichen Lebensrhythmus passt, gewähren Arbeitsmodelle wie Teilzeitarbeit, Gleitzeit, Jobsharing oder vollständiges Remote-Arbeiten eine hohe Anpassung an Lebensumstände. Diese Freiräume führen zu einer steigenden Mitarbeiterzufriedenheit und Produktivität, da es möglich wird, seine gesamte Woche ganz nach eigenen Bedürfnissen zu planen.
Moderne und motivierende Arbeitsräume
Wer sich für Smart-Working entscheidet, sollte auch einen Blick auf die Gestaltung der physischen Arbeitsbereiche werfen. Es wird immer Mitarbeitende geben, die lieber vor Ort statt im Homeoffice arbeiten oder jene, die im Laufe einer Woche rotieren. Smartes Arbeiten stellt neue Ansprüche an Büroeinrichtungen. Fundament sind offene Räume und Arbeitszonen, die einerseits das kollaborierte Arbeiten zulassen und anderseits ausreichend private Optionen mitbringen. Mit Gemeinschaftsbereichen, Einzelarbeitsplätzen, gemütlichen Kaffee-Ecken, bequemen Sitzmöglichkeiten und, wenn sogar vorhanden, attraktiven Gärten oder Dachterrassen lässt sich eine Vielzahl von Arbeitsweisen realisieren. So ist für jeden eine Variante dabei, die Kreativität, Motivation und effiziente Workflows unterstützt.
By the Way: Wer sich von den Kosten einer eigenen Bürounterhaltung verabschieden will, kann Smart-Working auch in Co-Working-Spaces räumlich umsetzen.
Zeitgemässe Struktur beim Smart-Working
Wie passt denn jetzt Struktur in das flexible Bild des Smart-Working? Ganz einfach: Ein gewisses Mass an Organisation ist und bleibt einfach unerlässlich, wenn es um die Produktivität eines Teams geht. Einerseits obliegen die Selbstorganisation und das Zeitmanagement dem Mitarbeitenden und andererseits sorgt das Unternehmen für klare Zielvorgaben, Priorisierung von Aufgaben und durchdachte Abläufe. Innerhalb von regelmässigen Updates und Meetings wird die Zusammenarbeit laufend optimiert.
Technologie, um „smart zu arbeiten“
Gilt Flexibilität als Grundlage des Smart-Workings bilden Technologie das Rückgrat. Moderne IT-Tools und -Lösungen wie Cloud-Dienste, Kollaborationsplattformen und Projektmanagement-Tools sind essenziell, wenn Teams digital und mobile zusammenarbeiten sollen. Via Videokonferenzsystemen und Instant-Messaging-Diensten lässt sich die Kommunikation in Echtzeit spielend einfach auf die Beine stellen. Wer gemeinsam an wichtigen Dokumenten arbeiten muss, nutzt Cloud-Computing oder organisiert Smart-Work mit einer DMS Software.
Das Dokumentenmanagement bei der smarten Arbeit durch ein Dokumentenmanagementsystem, kurz als DMS bezeichnet, zu gestalten hat gleich mehrere Vorteile. Es ermöglicht Unternehmen, ihre Dokumente bei Smart-Work digital zu verwalten, zu speichern und zu archivieren.
Durch die Digitalisierung von Unterlagen und Co. lassen sich Papierberge in kürzester Zeit reduzieren und die Effizienz im Umgang mit den digitalen Kopien massgeblich steigern. Informationen werden schneller gefunden und zugänglich gemacht. Ein DMS erleichtert nachhaltig die Zusammenarbeit, da sich auch hier Dokumente gemeinsam von überall aus bearbeiten lassen.
Darüber hinaus tragen Funktionen wie die Versionskontrolle, automatische Archivierung und die Einhaltung von Compliance-Vorgaben dazu bei, die Organisation und Sicherheit der Dokumentenverwaltung zu optimieren. Im Kontext des Smart-Working ist ein DMS ein Dreh- und Angelpunkt, den es nicht zu unterschätzen gilt.
Welche Vorteile hat es „smart“ zu arbeiten?
Mit gutem Gewissen lässt sich feststellen, dass Smart-Working einen echten Mehrwert mitbringt, wenn man die Prinzipien verstanden hat, in der Unternehmensphilosophie fest verankert und richtig umsetzt. Dann steht dem Profit aus den nachstehenden Vorteilen nichts mehr im Weg.
Vorteile für Arbeitnehmende
Flexibilität
Man kann es nicht oft genug wiederholen, aber einer der zentralen Vorteile des Smart-Workings ist das hohe Mass an Flexibilität in Bezug auf Arbeitszeiten und -orte.
Eigenverantwortung
Da Mitarbeitende im Rahmen der smarten Arbeit nahezu vollständige Autonomie geniessen, lässt sich der gesamte Arbeitsalltag frei nach individuellen Bedürfnissen selbst gestalten. Das Resultat? Mitarbeiter fühlen sie wertgeschätzter, da ihr Beitrag anhand der Ergebnisse und nicht anhand der Anwesenheitszeit gemessen wird.
Produktivität
Es gibt viele Menschen, die deutlich produktiver ausserhalb von traditionellen Büroumfeldern sind. Sei es, weil sie in eigenen Arbeitsräumen weniger Ablenkungen haben oder sich dort wohler fühlen. Umgedreht gilt das natürlich auch für das Büro. Daher vereint Smart-Working auch immer gekonnt beide Arbeitswelten.
Vorteile für Arbeitgeber
Kostenreduktion
Spart Smart-Working wirklich Kosten? Zumindest, wenn einige Voraussetzungen erfüllt sind. Wer auf die Notwendigkeit von physischen Büroflächen verzichten kann, dafür aber andere Lösungen wie das genannte Co-Working anbietet, spart bereits erheblich. Wenn es nicht gleich der gänzliche Verzicht sein soll, besteht zumindest die Option einer räumlichen Verkleinerung. Zudem sinkt automatisch der Energieverbrauch, wenn zeitgleich nicht mehr alle Mitarbeitenden vor Ort arbeiten.
Rekrutierung und Mitarbeiterbindung
Unternehmen mit modernen Arbeitsmodellen wie Smart-Working steigern erheblich ihre Attraktivität bei potenziellen Talenten. Zudem lösen sich geografische Einschränkungen dank der Option der Remote-Arbeit. Gleichzeitig trägt Smart-Working dazu bei, talentierte Mitarbeitende im Unternehmen zu halten. Eine positive Arbeitsumgebung, die die individuellen Bedürfnisse respektiert, fördert Loyalität und lässt die Fluktuation sinken.
Agilität
Smart Work bringt die Fähigkeit mit, schnell auf Veränderungen zu reagieren. Weil sich die Praktiken leicht anpassen lassen, denke an den Switch von Büro- zu Heimarbeit, lassen sich selbst Krisenzeiten, wie Pandemien, ohne Probleme bewältigen.
Wie können Unternehmen Smart Working erfolgreich umsetzen?
Einer erfolgreichen Implementierung von Smart-Working geht immer eine fundierte Analyse der IST-Situation, die Setzung von Zielen und eine strategische Planung voraus. Die nachfolgenden Tipps bieten dazu erste Ansätze.
Neue Unternehmenskultur aufbauen
Die Entwicklung hin zu einer modernen Arbeitskultur erfordert ein fundamentales Aufbrechen der traditionellen Modelle. Um Flexibilität, Eigenverantwortung und ein vertrauensvolles Umfeld zu integrieren, sind Führungskräfte durch eine zielorientierte Leitung und eine klare Kommunikation gefordert. Erst, wenn eine vertrauensbasierte Führung möglich ist, kann Smart-Working funktionieren.
Weiterentwicklung fördern
Ein weiterer, zentraler Aspekt, um Smart Working erfolgreich umzusetzen, ist die Investition in eine konsequente Weiterbildung der Mitarbeitenden zu investieren. Das beinhaltet neben technischen Schulungen, um professionell den Umgang mit digitalen Tools und Plattformen zu erlernen, auch die Förderung von individuellen Stärken und Soft Skills wie Zeitmanagement und digitale Kommunikation. Dem kommt ein breit gefächertes Angebot an Features für das Wohlbefinden wie die Mitgliedschaft im Fitnessstudio oder Teilnahme an Online-Sportkursen zugute, gibt aber auch Raum für virtuelle Austauschmöglichkeiten.
Social-Collaboration gewährleisten
Um kollaboriertes Arbeiten zu gewährleisten, bedarf es effektiver Social-Collaboration-Tools. Dabei handelt es sich um digitale Plattformen, die Teams ermöglichen, über noch so weite Distanzen hinweg zusammenzuarbeiten. Sie kombinieren dazu gekonnt soziale Netzwerkfunktionen mit Produktivitätswerkzeuge. Mit ihren umfassenden Funktionen wie Instant Messaging, Video- und Audiokonferenzen und eine gemeinsame Aufgabenverwaltung unterstützen sie die Echtzeitkommunikation, vereinfachen das Dokumentenmanagement und erleichtern das Projektmanagement. Daher sind sie im Kontext von Smart-Working besonders sinnvoll, wenn es darum geht, alle Kommunikations- und Arbeitsprozesse zu optimieren.
