ECM, das bedeutet:

Enterprise Abteilungs- und standortübergreifend im ganzen Unternehmen
Content Inhalte in allen Formen und Formaten
Management erfassen, speichern, bereitstellen und verwalten.

In einem Satz: ECM macht alle im Unternehmen vorhandenen Informationen in einem System auffindbar und nutzbar. Dies bedeutet nicht nur Effizienzsteigerungen aufgrund der vollumfänglichen Verfügbarkeit von Informationen. Die digitale Vernetzung der Inhalte ermöglicht Automatisierungen und verkürzte Arbeitsabläufe.

Dank dieser Voraussetzungen lassen sich die Produktivität und die Innovationskraft steigern,
die Qualität verbessern und der Kundenservice optimieren. Gleichzeitig erhöht sich die Daten- und die Rechtssicherheit.­

Das ECM-System ist die Informations- und Dokumentenverwaltung des digitalen und mobilen Zeitalters: Es ermöglicht Unternehmen den gewinnbringenden Umgang mit dem rasant wachsenden Informationsstrom und die effiziente Verwaltung der sich anhäufenden Datenberge.

Enterprise Content Management: Idee und Nutzen

Mit der digitalen Transformation Schritt halten

Das digitale Zeitalter ist jetzt. Die Menge zu verarbeitender Inhalte und zu verwaltender Daten nimmt exponentiell zu, die Erwartungen an Verarbeitungstempo und -qualität steigen ständig an. Mit herkömmlichen Prozessen und Technologien können diese Anforderungen nicht mehr effizient erfüllt werden.

Die schleichende Digitalisierung führt in vielen Unternehmen zu einer komplexen IT-Infrastruktur mit zahlreichen, oft redundanten Systemen und Gefässen und aufwändigen Arbeitsabläufen weit weg vom papierlosen Büro.

Um die Arbeitsabläufe zu rationalisieren und die Wettbewerbsfähigkeit zu erhalten ist ein stategischer IT-Entscheid angezeigt. Reduktion ist das Stichwort: Die wuchernden Ordnerhierarchien sollen abgebaut, die zahlreichen personengebundenen Ablagesysteme und Arbeitsabläufe vereinheitlicht, die Doppelspurigkeiten und fehleranfälligen manuellen Schritte auf ein Minimum reduziert werden. Ziel ist eine klare Informationsorganisation und eindeutige Workflows.

Diesem Prinzip entsprechen Enterprise Content Management (ECM)-Systeme. Sie führen die Inhalte aus allen Systemen und in allen Formaten in einem zentralen, ganzheitlichen System zusammen. So wird die konsequente Anwendung von Funktionen auf den gesamten Dokumentenpool möglich – und damit die Vereinheitlichung und Vereinfachung der Abläufe und der Datenverwaltung.

ECM Enterprise Content Management

Vorteile eines zentralen Systems

Die Zusammenführung aller Inhalte ist die Voraussetzung für eine ganze Palette von effizienz- und qualitätssteigernden Funktionen und Techniken. Diese lassen sich wie folgt kategorisieren:

Optimierung der Business Software:
Effiziente Arbeitsinstrumente für die Anwender

Mobiles Arbeiten

Alle Inhalte und Dokumente anzeigen, bearbeiten und speichern, egal von wo und auf welchem Gerät. Ihr Business wird portabel.

Suche 3.0

Inhalte in allen Formaten sind vernetzt, indexiert und mit Metadaten angereichert. Die Suche entlang von Schlagworten liefert schnell einen kompletten, aktuellen Überblick über relevante Dokumente.

Prozessmanagement

Idealtypische, geführte Abläufe erhöhen das Bearbeitungstempo, vereinfachen die Zusammenarbeit und garantieren Compliance. Aufgrund Datenvalidierung, integrierter Prüfungstools und Systemlogik werden ausserdem Doppelspurigkeiten und Fehler verhindert.

Automatisierung von bisher manuell ausgeführten Vorgängen

Dokumentengenerierung, Datenübertragung und automatische Regelanwendungen verringern den Arbeitsaufwand und reduzieren unbeliebte Routinetätigkeiten auf ein Minimum.

Collaboration

Dokumenten-Check-in/-out und Versionierung sorgen für Klarheit bei der gemeinsamen Bearbeitung von Dokumenten.

Optimierung der Datenverwaltung:
Entlastung der IT-Verantwortlichen

Effizientes Records Management / Life Cycle Management

Die automatische Archivierung sorgt für Datensicherheit und Rechtskonformität, die automatische Löschung nach der definierten Lebensdauer für effizient verwaltete Daten und Speichervolumen.

Dezentrales Rechtemanagement

Präzise Rechtevergabe ohne Umwege über die IT-Abteilung. Denn Projektleiter und Abteilungschefs wissen am besten, welche Rechte ihre Mitarbeitenden haben müssen.

Auditing

Sämtliche Zugriffe werden aufgezeichnet. Die Verarbeitungsvorgänge bleiben so langfristig nachvollziehbar und können auf Effizienz hin analysiert werden.

Insgesamt ergeben sich Effizienz- und Qualitätssteigerungen, welche zur Produktivität und zur Servicequalität sowie zur Daten-und Rechtssicherheit entscheidend beitragen.