Mehrere Studien zeigen, dass Unternehmen durch eine unstrukturierte Dokumentenverwaltung erhebliche Effizienzverluste erleiden. Eine moderne Dokumentenmanagement Lösung strukturiert Informationen systematisch, reduziert Suchzeiten drastisch und stellt sicher, dass sämtliche Mitarbeitenden stets mit aktuellen Dokumentversionen arbeiten. Wie lässt sich diese aber finden und was sind die Vorteile?
Warum jetzt?
- Prozesse verlagern sich zunehmend ins Digitale. Wer nicht Schritt hält, verliert Wettbewerbsfähigkeit.
- Papier, Lagerflächen und manuelle Bearbeitung verursachen hohe Fixkosten, die sich mit einem DMS direkt reduzieren lassen.
- In der Schweiz sind strengere Vorgaben durch das revidierte Datenschutzgesetz (revDSG) und die GeBüV zu beachten. Ein DMS sichert Ihre Compliance.
- Mitarbeitende erwarten standortunabhängigen Zugriff und reibungslose Zusammenarbeit. Papierarchive sind hier keine Option.
- Studien zeigen, dass Mitarbeitende bis zu 30 % ihrer Arbeitszeit mit der Suche nach Dokumenten verbringen. Ein DMS senkt diese Quote drastisch.
- Cyberrisiken und Datenverlust machen professionelle Zugriffskontrollen und revisionssichere Archivierung unverzichtbar.
- Wachsende Dokumentenmengen lassen sich nur mit einer skalierbaren Lösung effizient managen.
- Ein DMS reduziert den Papierverbrauch erheblich und unterstützt Ihre ESG-Ziele.
- Reaktionszeiten und transparente Prozesse werden zunehmend zum Differenzierungsfaktor.
Was ist eine Dokumentenmanagement Lösung (DMS)?
Eine Dokumentenmanagementlösung, kurz auch als DMS bezeichnet, ist eine Software, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre Dokumente strukturiert und zentral zu verwalten. Sie schafft einen klaren Rahmen, um Informationen von der Erfassung über die Ablage bis hin zur Archivierung effizient zu organisieren. Alle Dateien werden digital gesammelt, systematisch verschlagwortet und für autorisierte Personen jederzeit zugänglich gehalten.
Das Ziel eines DMS liegt darin, Arbeitsabläufe zu vereinfachen, Transparenz zu erhöhen und die Qualität der Zusammenarbeit zu verbessern. Informationen sind in Sekunden auffindbar und bleiben in einer verlässlichen Version verfügbar. Durch automatisierte Prozesse wie Freigaben oder Workflows beschleunigt ein DMS die Bearbeitung von Dokumenten und entlastet die Mitarbeitenden im Tagesgeschäft.
Ein weiterer Vorteil liegt in der langfristigen Sicherheit. Dokumente bleiben revisionssicher archiviert und gesetzliche Anforderungen, etwa in Bezug auf Aufbewahrungsfristen, lassen sich zuverlässig einhalten. Darüber hinaus sorgt eine klare Struktur für mehr Kontrolle und Übersicht über sämtliche Geschäftsunterlagen.
Damit bildet eine Dokumentenmanagementlösung die Grundlage für effizientes Arbeiten in einer zunehmend digitalen und vernetzten Geschäftswelt. Sie verknüpft Organisation, Rechtssicherheit und Produktivität in einem einzigen System und entwickelt sich so zu einem zentralen Baustein moderner Unternehmensführung.
Typische Dokumententypen, die in einer Dokumentenmanagementlösung (DMS) verwaltet werden
| Bereich | Typische Dokumente |
| Finanzen & Buchhaltung | Rechnungen, Quittungen, Bilanzen, Jahresabschlüsse, Steuerunterlagen |
| Vertrieb & Kundenmanagement | Angebote, Auftragsbestätigungen, Verträge, Korrespondenzen, Präsentationen |
| Einkauf & Lieferanten | Bestellungen, Lieferscheine, Rahmenverträge, Lieferantenkorrespondenz |
| Personalwesen | Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen, Zeugnisse, Bewerbungsunterlagen, Personalakten |
| Recht & Compliance | Gesellschaftsverträge, Datenschutzdokumentationen, Prüfberichte, Genehmigungen |
| Technik & Produktion | Technische Zeichnungen, Bedienungsanleitungen, Handbücher, Prüfprotokolle |
| Projektmanagement | Projektpläne, Statusberichte, Meeting-Protokolle, Kalkulationen |
| Kommunikation | E-Mails, Newsletter, interne Mitteilungen, Präsentationen |
| Qualitätsmanagement | Richtlinien, Zertifizierungsunterlagen, Prozessdokumentationen, Auditberichte |
| Allgemeine Verwaltung | Formulare, Checklisten, interne Anweisungen, Organisationshandbücher |
Drei Beispiele, wie eine Dokumentenmanagementlösung Mehrwert schafft
Ein erster Use Case findet sich in der Finanzbuchhaltung. Hier entstehen täglich Rechnungen, Quittungen und Verträge, die sorgfältig verwaltet und jederzeit abrufbar sein müssen. Eine Dokumentenmanagementlösung digitalisiert diese Belege, ordnet sie automatisch den passenden Geschäftsvorgängen zu und ermöglicht einen schnellen Zugriff bei Prüfungen. Dadurch verringert sich der Aufwand in der Administration erheblich und die Transparenz gegenüber internen wie externen Prüfinstanzen steigt.
Auch im Personalwesen entfaltet ein DMS einen hohen Mehrwert. Personalakten, Arbeitsverträge oder Gehaltsabrechnungen lassen sich zentral verwalten und mit klaren Zugriffsrechten schützen. HR-Abteilungen können Bewerbungsprozesse beschleunigen, indem Unterlagen digital erfasst, klassifiziert und direkt den zuständigen Mitarbeitenden zugeteilt werden. Aufbewahrungsfristen bleiben im System hinterlegt, sodass wichtige Dokumente rechtssicher archiviert sind.
Ein drittes Beispiel zeigt sich im Projektmanagement. Teams arbeiten oft an unterschiedlichen Standorten zusammen und benötigen aktuelle Informationen in Echtzeit. Mit einer Dokumentenmanagementlösung stehen Projektpläne, Protokolle und Berichte allen Beteiligten stets in der aktuellen Version zur Verfügung. Änderungen werden versioniert und nachvollziehbar dokumentiert. So entsteht ein nahtloser Informationsfluss, der die Zusammenarbeit effizienter gestaltet und die Erfolgswahrscheinlichkeit komplexer Projekte deutlich erhöht.
Kernfunktionen einer modernen Dokumentenmanagementlösung
Nur dann, wenn die zentralen Funktionen konsequent ineinandergreifen, können Anwender auf das gesamte Potenzial der Dokumentenmanagementlösung zurückgreifen. Die Kernfunktionen sorgen für Ordnung, Schnelligkeit und Transparenz im Umgang mit Dokumenten. Darüber hinaus lässt sich ein DMS immer mit Bausteinen flexibel erweitern.
Warum ergibt der modulare Aufbau Sinn? Jede Branche bringt eigene Anforderungen mit, sei es in der Finanzbuchhaltung, im Gesundheitswesen oder in der Industrie. Moderne Systeme erlauben es, branchenspezifische Module oder unternehmensspezifische Workflows zu integrieren, sodass aus einem soliden Kern eine passgenaue Lösung entsteht.
Schauen wir uns aber zunächst die Kernfunktionen genauer an.
Erfassung von Scans, E-Mails, eRechnungen und Co.
Die Erfassung stellt den ersten und wohl wichtigsten Schritt im Dokumentenmanagement dar. Hier treffen alle eingehenden Informationen zusammen, sei es als Papier, E-Mail oder strukturierte Rechnung. Anschliessend werden diese nahtlos in das digitale System überführt. Die Erfassung gewährleistet, dass keine Dokumente verloren gehen, keine Informationen übersehen werden und alle Inhalte in einem standardisierten Format vorliegen.
Exkurs: eRechnung in der Schweiz
In der Schweiz gewinnt die eRechnung zunehmend an Bedeutung, ist jedoch aktuell nicht flächendeckend verpflichtend. Eine Pflicht besteht ausschliesslich für Lieferanten der öffentlichen Verwaltung. Wer Rechnungen an Bundesbehörden stellt und dabei einen Auftragswert von mindestens CHF 5000 erreicht, muss diese elektronisch einreichen. Für den Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen oder im Austausch mit Privatkunden bleibt die Nutzung der eRechnung freiwillig, auch wenn immer mehr Branchen sie gezielt einsetzen, um ihre Prozesse zu optimieren.
Die Vorteile liegen klar auf der Hand. Rechnungen werden direkt digital verarbeitet, wodurch manuelle Eingaben entfallen und Fehlerquellen minimiert werden. Die Bearbeitungszeit verkürzt sich erheblich und Zahlungen können schneller abgewickelt werden. Zudem erfüllt die eRechnung in der Schweiz rechtliche Anforderungen in Bezug auf Authentizität, Integrität und Lesbarkeit, was sie einer Papierrechnung gleichstellt.
Klassifikation und Indexierung
Die Klassifikation und Indexierung bilden sozusagen das Herzstück jeder Dokumentenmanagementlösung. Sobald Dokumente erfasst sind, werden sie automatisch mit den passenden Metadaten versehen. Dazu zählen etwa Absender, Datum, Rechnungsnummer oder Projektreferenz. Dieser Schritt sorgt dafür, dass Unterlagen nicht einfach abgelegt, sondern strukturiert und eindeutig auffindbar gespeichert werden.
Ein wesentliches Hilfsmittel ist dabei die optische Zeichenerkennung, kurz OCR. Sie wandelt Inhalte aus eingescannten Dokumenten in durchsuchbaren Text um und stellt sicher, dass auch Papierdokumente oder Bilddateien Teil des digitalen Informationsflusses werden.
Die Automatisierung reduziert manuelle Schritte massiv und schafft eine sofortige Verfügbarkeit relevanter Inhalte nebst schnellen Zugriffen und höherer Prozesssicherheit.
Durch automatische Konvertierung und intelligente Klassifikation gelingt die Erfassung von Dokumenten unabhängig vom Eingangskanal und alle werden über denselben, standardisierten Prozess verarbeitet.
Die smarte Suche in einem DMS
Statt sich durch endlose Ordnerstrukturen zu klicken, greifen Anwenderinnen und Anwender mittels einer DMS-Lösung auf Volltextsuche, Metadatenfilter und intelligente Vorschlagsmechanismen zurück. Dadurch lassen sich benötigte Informationen in Sekunden finden, unabhängig davon, ob sie aus einer E-Mail, einem gescannten Dokument oder einer eRechnung stammen.
Besonders wertvoll ist die Kombination aus Volltextindizierung und strukturierten Metadaten. Während die Volltextsuche auch Inhalte in Dokumenten erkennt, sorgen Metadaten wie Rechnungsnummer, Kunde oder Projektname für eine präzise Eingrenzung. Algorithmen werten die Suchtreffer nach Relevanz, sodass die wichtigsten Ergebnisse oben erscheinen.
Anwendungsfall
Stellen Sie sich vor, die Finanzabteilung benötigt kurzfristig eine bestimmte Rechnung aus dem vergangenen Jahr, um eine Rückfrage des Wirtschaftsprüfers zu beantworten. In einem klassischen Ablagesystem müsste ein Mitarbeitender lange Ordner durchsuchen oder im Dateisystem unzählige Varianten von Dateinamen prüfen.
Mit einem DMS läuft dieser Prozess deutlich effizienter. Die zuständige Person gibt im Suchfeld lediglich den Namen des Lieferanten und den ungefähren Rechnungsmonat ein. Das System durchsucht im Hintergrund sowohl die Metadaten als auch den Volltext sämtlicher Dokumente. Dank OCR-Technologie werden sogar gescannte Rechnungen erfasst.
Innerhalb weniger Sekunden erscheinen die passenden Treffer in einer übersichtlichen Liste, sortiert nach Relevanz. Mit einem Klick öffnet sich die richtige Rechnung in der aktuellen Version, inklusive aller dazugehörigen Informationen wie Freigabestatus oder Zahlungsdatum.
Versionierung und Zusammenarbeit
Ein echter Gamechanger ist für viele Unternehmen die Versionierung. Jedes Dokument bleibt in seiner Entwicklung nachvollziehbar, vom ersten Entwurf bis zur finalen Freigabe. Änderungen werden automatisch gespeichert und mit klaren Zeitstempeln sowie den jeweiligen Bearbeiterinformationen versehen. Dadurch lassen sich ältere Stände jederzeit abrufen, vergleichen oder bei Bedarf wiederherstellen. Diese Nachvollziehbarkeit gibt Sicherheit und verhindert Verwirrung über den „richtigen“ Dokumentstatus.
Parallel dazu erleichtert eine DMS-Lösung die Zusammenarbeit im Team. Mehrere Personen können gleichzeitig mit denselben Dokumenten arbeiten, ohne dass es zu widersprüchlichen Fassungen kommt. Kommentarfunktionen, Freigabeworkflows und Benachrichtigungen sorgen dafür, dass alle Beteiligten stets über den aktuellen Stand informiert sind. Besonders in dezentralen Strukturen oder im Homeoffice steigert diese Form der Zusammenarbeit die Effizienz und reduziert den Abstimmungsaufwand erheblich.
Die wichtigsten Vorteile auf einen Blick:
- Klare Nachvollziehbarkeit sämtlicher Dokumentversionen
- Transparente Zusammenarbeit ohne doppelte Dateistände
- Zeiteinsparung durch paralleles Arbeiten in Echtzeit
- Erhöhte Sicherheit dank lückenloser Historie und Rückverfolgbarkeit
- Bessere Qualitätssicherung durch integrierte Freigabeprozesse
Workflows und Automatisierung
Smarte Workflows mit einem DMS sorgen automatisiert dafür, dass Dokumente automatisch den richtigen Personen oder Abteilungen zugewiesen werden. So gelangen Unterlagen ohne Umwege an die nächste Stelle und Prozesse laufen transparent und effizient ab.
Typischer Workflow: Eine eingehende Rechnung wird ohne manuelles Eingreifen an die Finanzabteilung weitergeleitet, dort geprüft und im Anschluss an die Geschäftsleitung zur Freigabe übermittelt.
Automatisierungen nehmen dabei viele wiederkehrende Aufgaben ab. Regeln und Trigger bestimmen, welche Schritte im Hintergrund ablaufen, sodass Mitarbeitende weniger Zeit mit Routinearbeiten verbringen. Das schafft Freiräume für wertschöpfende Tätigkeiten und reduziert Fehlerquellen erheblich.
Typische Automatisierung: E-Mails mit angehängten Bestellungen werden vom System erkannt, automatisch im DMS gespeichert und direkt dem entsprechenden Kundenkonto zugeordnet.
Darüber hinaus steigern Workflows und Automatisierungen die Nachvollziehbarkeit. Jeder Prozessschritt bleibt im System dokumentiert, Verantwortlichkeiten sind klar definiert und alle Beteiligten behalten jederzeit den Überblick. Das Ergebnis ist ein durchgängig konsistenter und revisionssicherer Prozessablauf.
Typischer Workflow: Vertragsdokumente durchlaufen automatisch einen mehrstufigen Freigabeprozess, bevor sie rechtsgültig werden.
Besonders relevant sind ferner die Freigaben. Wenn es sich um Verträge, Rechnungen oder Projektunterlagen handelt, stellt ein DMS sicher, dass die Freigabeprozesse klar definiert, zeitnah ausgeführt und vollständig dokumentiert sind. Verantwortlichkeiten sind eindeutig geregelt, jeder Schritt wird transparent nachgehalten und die Einhaltung von Compliance-Vorgaben ist sichergestellt.
Typischer Freigabeprozess: Ein neuer Vertrag wird im DMS erfasst, durchläuft automatisch die Prüfung im Fachbereich, geht danach an die Rechtsabteilung und schliesslich an die Geschäftsleitung, bevor er endgültig gültig wird.
Aufbewahrungs- und Löschregeln
Aufbewahrungs- und Löschregeln stellen sicher, dass Dokumente so lange im System verbleiben, wie es gesetzlich oder organisatorisch erforderlich ist. Einmal definiert, laufen diese Regeln automatisch ab. Das reduziert das Risiko von Verstössen gegen gesetzliche Vorgaben und entlastet Mitarbeitende von aufwendigen Routinekontrollen.
Die grosse Bedeutung der Funktionen liegt in der Balance zwischen Rechtssicherheit und Effizienz. Einerseits müssen bestimmte Unterlagen zuverlässig für Prüfungen oder Nachweise zur Verfügung stehen. Andererseits entstehen Risiken und unnötige Kosten, wenn Dokumente unbegrenzt aufgehoben werden. Klare Aufbewahrungs- und Löschregeln schaffen hier den notwendigen Rahmen, um Compliance sicherzustellen und gleichzeitig Speicherressourcen sinnvoll einzusetzen.
Aufbewahrungsfristen in der Schweiz:
Nach Obligationenrecht (OR) und Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) gelten für Unternehmen verbindliche Fristen:
- 10 Jahre: Geschäftsbücher, Buchungsbelege, Jahresabschlüsse, Bilanzen, Verträge, Korrespondenz im Zusammenhang mit der Geschäftstätigkeit, Steuerunterlagen
- 10 Jahre: Dokumente mit Relevanz für die Mehrwertsteuer und Verrechnungssteuer
- mindestens 10 Jahre empfohlen: Personalunterlagen wie Lohnabrechnungen, Sozialversicherungsnachweise oder Arbeitszeitaufzeichnungen
- unbefristet empfohlen: Dokumente mit langfristiger Wirkung, etwa Grundbuchauszüge, notarielle Urkunden oder Pensionskassenunterlagen
Ein modernes DMS übernimmt die Einhaltung dieser Fristen automatisch. Nach Ablauf einer definierten Zeitspanne werden Dokumente entweder gesperrt, gelöscht oder in ein Archiv überführt, je nach Unternehmensrichtlinie. Damit bleibt das System jederzeit gesetzeskonform und verschlankt gleichzeitig die Informationsbestände. Sie müssen sich also keinerlei Gedanken mehr machen.
Protokollierung und Nachvollziehbarkeit
Ein professionelles Dokumentenmanagementsystem dokumentiert jede Aktivität lückenlos. Dazu wird jeder Zugriff, jede Änderung und jede Freigabe automatisch mit Zeitstempel und Benutzerangabe versehen. So entsteht ein vollständiger Audit-Trail, der jederzeit nachvollziehbar macht, wer wann mit welchem Dokument gearbeitet hat.
Die Transparenz schafft Vertrauen und erleichtert interne wie externe Prüfungen erheblich.
Die Nachvollziehbarkeit unterstützt Unternehmen bei der Einhaltung regulatorischer Anforderungen, minimiert Haftungsrisiken und liefert eine klare Grundlage für Qualitäts- und Compliance-Management. Gleichzeitig verbessert sie die Steuerung im Alltag, da Verantwortlichkeiten eindeutig geklärt und Prozessketten sichtbar werden.
Klare Vorteile der Protokollierung:
- Lückenlose Dokumentation sämtlicher Bearbeitungsschritte
- Transparenz und Klarheit bei internen und externen Audits
- Stärkung der Compliance durch nachweisbare Prozessabläufe
- Verbesserte Sicherheit durch eindeutige Zuordnung von Verantwortlichkeiten
Welches Betriebsmodell ist das richtige für mich?
Die Wahl des passenden Betriebsmodells bei der Einführung einer Dokumentenmanagementlösung sollte immer eine strategische Entscheidung sein. Sie berücksichtigt neben den technischen Voraussetzungen auch Kostenstruktur, Flexibilität und Sicherheit. Sie haben dabei die Wahl zwischen drei Modellen: Cloud, On-Premises oder Hybrid. Jedes davon bringt seine spezifischen Stärken mit, die in Abhängigkeit von Unternehmensgrösse, Branche und regulatorischen Anforderungen sorgfältig abgewogen werden sollten.
Cloud
Eine Cloud-Lösung schafft maximale Flexibilität und Skalierbarkeit. Dokumente werden in einer sicheren Umgebung ausserhalb des Unternehmens gespeichert und sind standortunabhängig zugänglich. Updates erfolgen automatisch, sodass das System stets auf dem neuesten Stand bleibt. Besonders für Unternehmen, die mehrere Standorte betreiben oder eine hohe Dynamik im Geschäft haben, erweist sich die Cloud als effiziente Option. Auch die planbare Kostenstruktur in Form von Abonnements ist ein Pluspunkt.
On-Premises
Beim On-Premises-Modell wird die Lösung auf den eigenen Servern betrieben. Unternehmen behalten die volle Kontrolle über ihre Daten und können Systeme exakt an individuelle Anforderungen anpassen. Dieses Modell eignet sich vor allem für Organisationen mit hohen Sicherheitsanforderungen oder spezifischen Compliance-Vorgaben, etwa im Finanz- oder Gesundheitswesen. Gleichzeitig bedeutet On-Premises eine höhere Verantwortung für Wartung, Updates und Investitionen in Hardware und IT-Ressourcen.
Hybrid
Das Hybridmodell verbindet die Vorteile beider Ansätze. Sensible oder besonders schützenswerte Daten bleiben im eigenen Rechenzentrum, während weniger kritische Anwendungen und Workflows in der Cloud betrieben werden. Damit erhalten Unternehmen Flexibilität und Sicherheit zugleich. Hybride Lösungen eignen sich insbesondere für Unternehmen, die schrittweise in die Cloud migrieren möchten, oder deren regulatorisches Umfeld eine vollständige Cloud-Nutzung einschränkt.
| Kriterium | Cloud | On-Premises | Hybrid |
| Investitionskosten | Gering, nutzungsbasierte Gebühren | Hoch, da Hardware und Lizenzen nötig | Mittel, je nach Verteilung |
| Betrieb & Wartung | Anbieter übernimmt Updates & Support | Eigenes IT-Team verantwortlich | Geteilt zwischen Anbieter und internem Team |
| Flexibilität & Skalierung | Sehr hoch, sofort anpassbar | Begrenzt durch Hardware | Hoch, mit Spielraum für sensible Daten |
| Sicherheit & Kontrolle | Hohe Standards, jedoch externe Datenhaltung | Maximale Kontrolle im eigenen Rechenzentrum | Flexible Trennung sensibler und allgemeiner Daten |
| Compliance | Abhängig von Anbieter und Datenstandort | Vollständig in eigener Verantwortung | Anpassbar je nach Anforderungen |
| Zugriff & Mobilität | Standortunabhängig, ideal für Remote Work | Eingeschränkt auf Unternehmensnetzwerk | Standortunabhängig, kombiniert mit lokaler Kontrolle |
Denken Sie an die Skalierung und Performance
Systeme müssen heute wachsende Datenmengen, steigende Nutzerzahlen und komplexere Prozesse ohne Einschränkungen bewältigen. Eine hohe Performance sorgt dafür, dass Suchanfragen in Sekundenbruchteilen Ergebnisse liefern und Workflows auch bei hohem Dokumentenaufkommen stabil laufen. Skalierbarkeit stellt sicher, dass sich das System an neue Geschäftsbereiche, zusätzliche Standorte oder regulatorische Anforderungen anpassen lässt. Planen Sie daher die Anschaffung auch in Hinblick auf die Zukunft.
Integration in Ihre Systemlandschaft
Mitunter entfaltet eine Dokumentenmanagementlösung ihren grössten Nutzen dann, wenn sie sich nahtlos in die bestehende IT-Landschaft einfügt. Integration bedeutet, dass das DMS nicht als isolierte Anwendung arbeitet, sondern aktiv mit Systemen, Software oder Kollaborationsplattformen verbunden ist. Auf diese Weise entstehen durchgängige Prozesse ohne Medienbrüche und Informationen stehen dort zur Verfügung, wo sie gebraucht werden.
Die Bedeutung der Integration liegt in der Effizienzsteigerung und der Datenkonsistenz. Mitarbeitende müssen Dokumente nicht mehr mehrfach erfassen oder in unterschiedlichen Systemen suchen. Stattdessen greifen alle Anwendungen auf denselben Datenbestand zu, was Fehler reduziert und Abläufe beschleunigt. Besonders in Bereichen wie Rechnungswesen, Vertragsmanagement oder Personalverwaltung zeigt sich der Vorteil, wenn Dokumente automatisch mit den passenden Geschäftsvorgängen verknüpft sind.
Ein DMS ist dafür prädestiniert, weil es von Grund auf als zentrale Informationsdrehscheibe konzipiert ist. Standardisierte Schnittstellen zu gängigen Geschäftsanwendungen sind in den meisten Lösungen bereits integriert. Reichen diese Möglichkeiten nicht aus, lassen sich über offene APIs oder individuell entwickelte Schnittstellen spezifische Anforderungen abdecken. So bleibt das System flexibel und kann exakt an die Prozesse und Besonderheiten des jeweiligen Unternehmens angepasst werden.
Was sind die gängigsten Schnittstellen?
ERP-Systeme
Die Verknüpfung mit dem Enterprise Resource Planning sorgt dafür, dass Belege wie Rechnungen, Bestellungen oder Lieferscheine automatisch im DMS gespeichert und gleichzeitig im ERP-Prozess sichtbar sind. So lassen sich Finanz- und Warenflüsse nahtlos mit den zugehörigen Dokumenten verknüpfen.
CRM-Systeme
Durch die Integration in das Customer-Relationship-Management erhalten Vertrieb und Service direkten Zugriff auf alle relevanten Unterlagen zu einem Kunden. Angebote, Verträge oder Korrespondenzen werden automatisch abgelegt und stehen im CRM-Datensatz vollständig zur Verfügung.
Unser KIM CRM ist das ideale CRM System Schweiz für kleine und mittlere Unternehmen, die einfach und effizient arbeiten wollen.
HR-Systeme
In Verbindung mit Human-Resources-Anwendungen lassen sich Mitarbeiterdossiers zentral verwalten. Arbeitsverträge, Zeugnisse und Lohnabrechnungen sind mit den HR-Prozessen verknüpft und können revisionssicher archiviert werden, ohne dass Dokumente doppelt gepflegt werden müssen.
PIM-Systeme
Für Unternehmen mit umfangreichen Produktportfolios ist die Anbindung an ein Product-Information-Management-System besonders wertvoll. Produktdatenblätter, Handbücher oder technische Zeichnungen bleiben direkt mit den Stammdaten verbunden und lassen sich über das DMS jederzeit abrufen und aktualisieren.
E-Mail-Systeme
Die Integration in gängige E-Mail-Clients sorgt dafür, dass eingehende Nachrichten samt Anhängen automatisch im DMS gespeichert und den passenden Vorgängen zugeordnet werden. So geht keine wichtige Kommunikation verloren und alle relevanten Informationen sind zentral gesichert.
Collaboration-Plattformen (M365, Google Workspace)
Die Schnittstellen zu modernen Kollaborationstools stellen sicher, dass Dokumente direkt in Anwendungen wie Microsoft Teams, SharePoint oder Google Drive eingebunden werden. Teams können so gemeinsam arbeiten, ohne auf die Vorteile einer strukturierten und revisionssicheren Ablage verzichten zu müssen.
Schnittstellen bauen mit APIs
APIs (Application Programming Interfaces) sind standardisierte Schnittstellen, über die verschiedene Softwarelösungen miteinander kommunizieren. Sie stellen sicher, dass Daten und Funktionen eines Systems von einem anderen System genutzt werden können, ohne dass beide Anwendungen direkt miteinander verschmolzen werden müssen. Für ein Dokumentenmanagementsystem bedeutet das, dass es sich flexibel mit nahezu jeder anderen Geschäftsanwendung verbinden lässt.
Die Vorteile von APIs liegen in ihrer Offenheit und Anpassungsfähigkeit. Unternehmen sind nicht allein auf vorgefertigte Standardschnittstellen angewiesen, sondern können die Integrationen exakt nach ihren Bedürfnissen gestalten. Dadurch lassen sich individuelle Prozesse abbilden und bestehende Systeme um DMS-Funktionalitäten erweitern, ohne dass dafür komplexe Eigenentwicklungen notwendig sind.
Konkretes Beispiel Standard-API:
Ein Unternehmen möchte, dass eingehende Rechnungen aus dem ERP-System automatisch im DMS gespeichert und mit den entsprechenden Metadaten versehen werden. Über eine API wird eine Verbindung eingerichtet, die jeden neuen Datensatz im ERP erfasst, das Dokument im DMS speichert, mit Rechnungsnummer, Lieferant und Buchungsdatum indexiert und den Freigabeprozess startet. Das Ergebnis ist ein vollständig digitaler Workflow, bei dem beide Systeme synchron laufen und kein manueller Zwischenschritt mehr erforderlich ist.
Konkretes Beispiel Individuelle-API:
Ein Industrieunternehmen setzt eine eigens entwickelte Fachanwendung für Wartungsprotokolle ein. Über eine individuell programmierte Schnittstelle werden die Protokolle nach Abschluss automatisch ins DMS übertragen, mit Maschinennummer, Standort und Technikername versehen und revisionssicher archiviert. Der Vorteil liegt in der vollständigen Integration eines unternehmenskritischen Prozesses, ohne dass die Softwarelandschaft ausgetauscht werden muss.
Anbieterauswahl: Worauf beim Kauf eines DMS achten?
Der Markt für Dokumentenmanagementlösungen ist breit gefächert. Von spezialisierten Nischenanbietern bis zu internationalen Plattformen finden Unternehmen für nahezu jedes Szenario eine passende Lösung.
Doch bei aller Vielfalt gibt es bestimmte Ausstattungsmerkmale, die für ein professionelles DMS unverzichtbar sind. Wer diese Kriterien im Blick behält, stellt sicher, dass die gewählte Lösung nicht nur aktuelle Anforderungen abdeckt, sondern auch langfristig Bestand hat.
Wichtige Kriterien bei der Auswahl eines DMS
- Rechtssicherheit
- Benutzerfreundlichkeit
- Suche und Indexierung
- Versionierung
- Workflows und Automatisierung
- Integration
- Skalierbarkeit
- Sicherheit
- Mobile Nutzung
- Support und Weiterentwicklung
Was sollte eine gute Dokumentenmanagementlösung kosten?
Die Kosten für eine Dokumentenmanagementlösung in der Schweiz bewegen sich in einem breiten Rahmen, da sie stark von Unternehmensgrösse, Funktionsumfang und Betriebsmodell abhängen.
Für kleine Unternehmen mit wenigen Benutzerinnen und Benutzern beginnen cloudbasierte Systeme bereits bei rund 700 bis 2’300 Franken pro Jahr, der Durchschnitt liegt bei etwa 1’500 Franken. Grössere Firmen mit rund 25 Usern investieren dagegen zwischen 8’300 und 12’500 Franken jährlich für Lizenzen. Hinzu kommen meist einmalige Aufwendungen für Setup und Konfiguration, die sich im Bereich von rund 14’000 Franken bewegen.
Die Lizenzkosten pro Benutzer liegen im Allgemeinen zwischen 15 und 80 Franken pro Monat. Diese Preisspanne ergibt sich daraus, dass je nach Anbieter und Paket sehr unterschiedliche Funktionen enthalten sind, von reiner Archivierung bis zu automatisierten Workflows, E-Signaturen und KI-gestützten Suchfunktionen.
Für On-Premises-Lösungen fallen häufig einmalige Lizenzgebühren zwischen 2’200 und 5’700 Franken an, wobei der Durchschnitt bei etwa 4’400 Franken liegt. Hinzu kommen laufende Wartungskosten, die in der Regel rund 600 Franken pro Jahr betragen oder 15 bis 25 Prozent der Lizenzgebühr ausmachen.
Neben den Lizenzen sollten Sie an die Kosten der Implementierung denken. Beratungs- und Einführungskosten bewegen sich bei Schweizer KMUs meist zwischen 9’000 und 19’000 Franken, abhängig von der Komplexität der Prozesse und der Zahl der angebundenen Arbeitsplätze. Beratungsleistungen werden häufig mit Stundensätzen von 180 bis 220 Franken verrechnet. Grosse Projekte mit aufwendigen Integrationen oder branchenspezifischen Anpassungen können Investitionen im mittleren fünfstelligen Bereich erfordern.
Dass die Preisspanne teils so gross ist, liegt mitunter an der modularen Bauweise moderner DMS. Wer nur eine digitale Ablage benötigt, kommt mit einer schlanken Lösung aus. Unternehmen, die komplexe Workflows, internationale Zusammenarbeit oder hohe Compliance-Vorgaben abbilden wollen, kalkulieren entsprechend höhere Kosten ein. Auch das Betriebsmodell beeinflusst die Rechnung: Cloud-Lösungen bringen eher planbare, nutzungsabhängige Gebühren mit sich, während On-Premises-Systeme höhere Anfangsinvestitionen, dafür aber geringere laufende Kosten verursachen.
Unabhängig von der Variante zeigt die Erfahrung, dass sich die Investition meist schnell amortisiert. Studien belegen, dass ein DMS Effizienzgewinne bringt, Suchzeiten drastisch reduziert und Medienbrüche eliminiert. Für viele Unternehmen bedeutet das, dass sich die Lösung bereits innerhalb von sechs bis achtzehn Monaten bezahlt macht. Nicht nur finanziell, sondern auch durch bessere Prozesse, mehr Transparenz und höhere Rechtssicherheit.
| Kostenbereich | Typischer Betrag (CH, jährl./einmalig) |
| Lizenzkosten je Benutzer | CHF 15 – CHF 80 pro Monat |
| Kleinunternehmen (Cloud, 4 User) | CHF 700 – CHF 2’300/Jahr (Ø CHF 1’500) |
| Größeres Unternehmen (25 User) | CHF 8’300 – CHF 12’500/Jahr |
| Initialkosten (KMU, 5–20 Plätze) | CHF 9’000 – CHF 19’000 einmalig |
| Beratungskosten pro Stunde | CHF 180 – CHF 220 |
| On-Premises Lizenzkosten | CHF 2’200 – CHF 5’700 einmalig (Ø CHF 4’400) |
| On-Premises Wartung | ca. CHF 600/Jahr |
Häufige Stolpersteine – und wie Sie sie vermeiden
Keine Frage, die Einführung einer Dokumentenmanagementlösung bringt enorme Vorteile mit sich, doch der Weg dorthin ist oftmals anspruchsvoll. Viele Unternehmen geraten in zeitweise sehr belastende Schwierigkeiten, weil bestimmte Grundlagen zu wenig Beachtung finden. Wer diese Stolpersteine kennt und gezielt umgeht, schafft die Basis für ein erfolgreiches Projekt.
„Einfach mal starten“ ohne Zielbild
Ein häufiger Fehler besteht darin, ohne klares Zielbild in die Umsetzung zu gehen. Wenn nicht definiert ist, welche Prozesse verbessert, welche Abteilungen eingebunden und welche Anforderungen erfüllt werden sollen, verliert das Projekt schnell an Struktur. Das Ergebnis sind Teillösungen, die keinen nachhaltigen Nutzen stiften.
Doing: Erarbeiten Sie vor dem Start eine detaillierte Roadmap. Definieren Sie klare Ziele, priorisieren Sie Prozesse und formulieren Sie messbare Erfolgskriterien.
Unklare Verantwortungen und Schatten-Ablagen
Fehlen klare Zuständigkeiten, entstehen parallele Ablagestrukturen. Mitarbeitende speichern Dokumente ausserhalb des DMS, weil sie sich nicht verantwortlich fühlen oder keinen klaren Prozess erkennen. Dadurch leidet die Datenqualität und der Nutzen des Systems sinkt.
Doing: Legen Sie Rollen und Verantwortlichkeiten verbindlich fest. Benennen Sie Key User oder Informationsverantwortliche pro Abteilung und verankern Sie verbindliche Ablageregeln.
Unterschätzte Migration und fehlende Bereinigung
Die Übernahme bestehender Datenbestände wird oft als technische Routineaufgabe betrachtet. In der Praxis zeigt sich jedoch, dass veraltete, doppelte oder unvollständige Daten den Projekterfolg massiv bremsen. Ohne Bereinigung droht die Gefahr, alte Probleme ins neue System zu übertragen.
Doing: Planen Sie die Datenmigration sorgfältig. Führen Sie eine Bestandsaufnahme durch, bereinigen Sie Altbestände und testen Sie den Migrationsprozess mit Pilotdaten, bevor Sie das gesamte Archiv umziehen.
Change-Fatigue: zu wenig Schulung, zu wenig Kommunikation
Ein DMS verändert Arbeitsweisen spürbar. Wenn Mitarbeitende nicht rechtzeitig informiert oder ausreichend geschult werden, entsteht Frust und Widerstand. Die Akzeptanz sinkt und das Projekt droht zu scheitern.
Doing: Setzen Sie auf aktives Change-Management. Kommunizieren Sie Nutzen und Ziele frühzeitig, bieten Sie praxisnahe Schulungen an und holen Sie regelmässig Feedback aus den Teams ein.
FAQ zur Dokumentenmanagementlösung
Wie lange dauert die Einführung?
Die Dauer einer DMS-Einführung hängt stark von der Unternehmensgrösse, der Komplexität der bestehenden Systemlandschaft und dem gewünschten Funktionsumfang ab. Ein kleines Unternehmen, das primär digitale Ablage und einfache Suchfunktionen benötigt, kann bereits nach wenigen Wochen mit einer funktionierenden Lösung arbeiten. Mittelgrosse Unternehmen mit mehreren Standorten und komplexeren Prozessen müssen eher mit drei bis sechs Monaten rechnen. Bei grossen Organisationen, die umfangreiche Workflows, Integrationen in ERP oder CRM sowie spezielle Compliance-Anforderungen umsetzen, kann ein Projekt zwölf Monate oder länger dauern.
Wie bleibt das System zukunftssicher?
Ein modernes DMS entwickelt sich kontinuierlich weiter, da sich Technologien, rechtliche Rahmenbedingungen und Geschäftsanforderungen ständig verändern. Zukunftssicherheit erreichen Sie, indem Sie auf eine Lösung setzen, die regelmässige Updates erhält, offene Schnittstellen bietet und sich modular erweitern lässt. So lassen sich neue Funktionen oder gesetzliche Vorgaben flexibel einbinden. Cloud-Lösungen punkten hier mit automatischen Aktualisierungen, während On-Premises-Systeme regelmässige Wartung durch das IT-Team erfordern.
Was, wenn wir international tätig sind?
Unternehmen mit Standorten in verschiedenen Ländern stehen vor besonderen Herausforderungen: Unterschiedliche gesetzliche Aufbewahrungsfristen, sprachliche Vielfalt und abweichende Compliance-Anforderungen müssen berücksichtigt werden. Ein leistungsfähiges DMS unterstützt Mehrsprachigkeit, verwaltet unterschiedliche Standorte zentral und erlaubt es, Regeln länderspezifisch anzuwenden. Auch die Wahl des Datenstandorts spielt eine wichtige Rolle, insbesondere wenn sowohl europäische Datenschutzrichtlinien (DSGVO) als auch schweizerische Anforderungen (revDSG, GeBüV) erfüllt werden müssen.
