Cloud-Dienste gewinnen zunehmend an Bedeutung, wenn es um die Speicherung von Daten bis hin zur Verwaltung sensibler Unternehmensdokumente geht. Innerhalb eines Dokumentenmanagements sorgt ein Cloud-DMS für deutlich mehr Flexibilität. Ein weiterer Pluspunkt: DMS-Clouds benötigen keine eigene IT-Infrastruktur. Stattdessen werden Dateien digital gespeichert, bleiben ortsunabhängig zugänglich und lassen sich schnell auffinden.
Was aber ist ein Cloud-DMS, welche Arten gibt es und welche Funktionen bringt es mit? In diesem Beitrag haben wir uns das Thema einmal näher angeschaut.
Was ist eine DMS-Cloud?
Ein Cloud-DMS, auch Cloud-Dokumentenmanagementsystem genannt, ermöglicht die effiziente Verwaltung, Speicherung und den Abruf von Daten in einer Cloud-Computing-Umgebung. Statt einer lokalen Organisation von Informationen auf einzelnen Geräten speichern Sie und Mitarbeitende Dokumente und Co. in der DMS-Cloud.
Das bedeutet für Sie: volle Flexibilität und Zugriff von überall – ob im Büro, im Homeoffice oder unterwegs.
Neben der reinen Datenspeicherung bringt Cloud-DMS Funktionen wie die automatische Sicherung, Zugriffskontrollen und die Integration mit anderen Cloud-Diensten mit.
Ferner erhalten Nutzer einer DMS-Cloud zuverlässige Unterstützung durch automatisierte Prozesse bei der Archivierung oder der Suche nach wichtigen Dokumenten. Statt mühsam Ordner oder E-Mails zu durchforsten, finden Sie Dateien innerhalb von Sekunden über die intelligente Suchfunktion der DMS-Cloud. Zu den vielen weiteren Vorteilen kommen wir in einem späteren Absatz nochmals genauer zu sprechen.
Wichtig an dieser Stelle: Dokumentenmanagementsysteme lassen sich grundsätzlich in zwei Kategorien einteilen: «Software on Premise» (lokal) und «Software as a Service» (Cloud-basiert).
Software on Premise
«Software on Premise» bezeichnet eine DMS-Lösung, die direkt auf den eigenen Servern und in der IT-Infrastruktur eines Unternehmens installiert und betrieben wird. Im Gegensatz zu Cloud-basierten Anwendungen behalten Sie bei On-Premise-Software die volle Kontrolle über Daten, Systeme und Sicherheitsmassnahmen, da alles lokal verwaltet wird. Diese Variante ist besonders für Unternehmen mit spezifischen Datenschutzanforderungen oder einem individuellen Anpassungsbedarf geeignet. Rechnen Sie allerdings mit einer hohen Anfangsinvestition in die Hardware und planen Sie regelmässige Kosten für Wartung und IT-Expertise vor Ort ein.
Software as a Service
«Software as a Service (SaaS)» ist ein DMS-Modell, bei der Software über das Internet bereitgestellt wird, anstatt sie lokal auf Ihrem Computer zu installieren. Sie nutzen die Anwendungen direkt in der DMS-Cloud, wodurch eine aufwendige Installation oder Wartung komplett entfallen. SaaS schafft Ihnen deutlich mehr Flexibilität, da Sie von jedem Gerät mit Internetzugang darauf zugreifen können. Gleichzeitig profitieren Sie bei einem Cloud-DMS von automatischen Updates, einer wesentlich besseren Skalierbarkeit und transparenten Kostenmodellen, die sich an Ihrem Bedarf orientieren.
Wie funktioniert ein Cloud-DMS?
Ein Cloud-DMS ermöglicht die zentrale Speicherung und Verwaltung von Dateien durch eine Cloud-Infrastruktur. Die darin abgelegten Daten stehen rund um die Uhr und weltweit zur Verfügung. Durch verteilte Speichersysteme auf mehreren Servern wird eine hohe Verfügbarkeit und Datensicherheit gewährleistet. Anstatt Ihre Dateien also lokal auf einzelnen Geräten oder Servern zu speichern, laden Sie diese einfach auf eine sichere Online-Plattform hoch.
Die Funktionen einer DMS-Cloud im Überblick:
- Automatische Dokumentenverarbeitung: Schriftstücke wie Rechnungen oder Bestellungen werden eigenständig erfasst und anhand vordefinierter Kriterien im Cloud-DMS archiviert.
- Effiziente Suchoptionen: Dokumente lassen sich mithilfe von Verschlagwortungen und Filtern wie Dateityp, Kundennummer oder Eingangsdatum innerhalb weniger Sekunden auffinden.
- Zusammenarbeit in Echtzeit: Mehrere Personen können gleichzeitig und unabhängig vom Standort an Dokumenten arbeiten, wobei Änderungen sofort synchronisiert werden.
- Revisionsnachvollziehbarkeit: Anpassungen werden detailliert dokumentiert, sodass Änderungen transparent bleiben und frühere Versionen jederzeit wiederhergestellt werden können.
- Nahtlose Integration: Bestehende Programme wie E-Mail-Clients oder Textverarbeitungssoftware lassen sich problemlos in das Cloud-DMS einbinden, um einen flüssigen Informationsaustausch zu gewährleisten.
- Versionsmanagement: Alle Beteiligten haben Zugriff auf die aktuellste Dokumentenversion, wobei frühere Versionen archiviert und bei Bedarf verglichen oder zurückgesetzt werden können.
- Erweiterte Metadatenverwaltung: Angaben wie Projektnummern, Kostenstellen oder Erstelldaten werden automatisch aus den Dokumenten extrahiert oder manuell ergänzt, um eine präzise Kategorisierung zu ermöglichen.
- Systematische Archivierung: Dokumente werden im Cloud-DMS strukturiert gespeichert, mit Zugriffsrechten versehen und indexiert, um eine schnelle und gezielte Recherche zu ermöglichen.
- Dynamische Systemanbindung: Fehlende Informationen, beispielsweise aus Eingangsrechnungen, können über eine Verknüpfung mit ERP-Systemen direkt ergänzt und verarbeitet werden.
Eignet sich eine DMS-Cloud auch privat?
Ja, denn auch im Alltag fallen zahlreiche Dokumente an, denken Sie an Belege für die Steuererklärung, Rechnungen für Geräte oder Verträge wie Mitgliedschaften. Schnell entsteht Unordnung und wichtige Unterlagen sind nicht griffbereit, wenn Sie diese benötigen. Der Aufwand, Papierstapel zu durchsuchen oder die Wohnung auf den Kopf zu stellen, kostet Zeit und Nerven.
Eine DMS-Cloud schafft auch im privaten Umfeld Ordnung und Struktur. Dokumente lassen sicher digital speichern und innerhalb von Sekunden auffinden. Ob für eine klare Übersicht der eigenen Finanzen oder die sichere Ablage von Unterlagen, ein Cloud-DMS sorgt für Übersichtlichkeit und reduziert Papierchaos.
Was sind die Vorteile eines Cloud-DMS?
Wie im ersten Absatz erwähnt, bringt eine DMS-Cloud noch weitaus mehr Vorteile mit als die bereits genannten. Dazu zählen:
Flexibilität und ortsunabhängiger Zugriff
Smart Working – Sie können jederzeit und von überall auf Ihre Dokumente zugreifen – ob im Büro, im Homeoffice oder unterwegs. Alles, was Sie brauchen, ist eine Internetverbindung.
Kosteneffizienz
Ein Cloud-DMS reduziert die Notwendigkeit teurer IT-Infrastruktur. Sie zahlen nur für die genutzten Dienste und sparen gleichzeitig Wartungs- und Update-Kosten, da diese vom Anbieter übernommen werden.
Zeiteinsparung
Dank intelligenter Funktionen wie Volltextsuche und automatisierter Ablage finden Sie benötigte Dokumente in Sekundenschnelle, ohne lange suchen zu müssen.
Optimierte Zusammenarbeit
Mehrere Teammitglieder können gleichzeitig an Dokumenten arbeiten, Änderungen in Echtzeit einsehen und stets auf die aktuelle Version zugreifen. Das verbessert die Effizienz und vermeidet Doppelarbeit.
Sicherheit
Cloud-DMS-Lösungen verwenden modernste Verschlüsselungstechnologien und regelmässige Backups, um Ihre Daten zu schützen. Zugriffsrechte können individuell festgelegt werden, um unbefugten Zugriff zu verhindern.
Skalierbarkeit
Ein DMS wächst mit Ihren Bedürfnissen. Egal, ob Sie zusätzlichen Speicherplatz oder mehr Nutzer benötigen, die Lösung kann problemlos angepasst werden.
Automatisierung
Routineaufgaben wie Archivierung, Versionierung und Dokumentenabläufe lassen sich automatisieren, was Arbeitsabläufe beschleunigt und Fehler reduziert.
Umweltfreundlichkeit
Durch die Digitalisierung Ihrer Dokumente und die Reduzierung von Papierverbrauch leisten Sie einen Beitrag zum Umweltschutz.
Welche Arten von DMS-Clouds gibt es?
Die Wahl der richtigen DMS-Cloud hängt von Ihren spezifischen Anforderungen, Ihrem Budget und Ihren technischen Ressourcen ab. Während Public Cloud-DMS kostengünstig und leicht zugänglich sind, schaffen Private Clouds und hybride Lösungen mehr Sicherheit und Kontrolle. Branchenspezifische und Open-Source-Optionen können zusätzliche Vorteile mitbringen, wenn Sie besondere Anforderungen oder Individualisierungen wünschen.
1. Public Cloud-DMS
Ein Public Cloud-DMS wird von einem Drittanbieter gehostet und steht mehreren Nutzern gleichzeitig zur Verfügung. Die Daten werden auf gemeinsamen Servern gespeichert, die für alle Kunden desselben Dienstanbieters genutzt werden.
- Vorteile: Kosteneffizient, schnell einsetzbar, keine Wartung durch den Nutzer erforderlich.
- Nachteile: Eingeschränkte Individualisierungsmöglichkeiten, potenzielle Datenschutzbedenken je nach Anbieter.
- Einsatzgebiet: Ideal für kleine und mittelständische Unternehmen mit begrenztem Budget und geringem Bedarf an individueller Anpassung.
2. Private Cloud-DMS
Bei einer Private DMS-Cloud wird die Infrastruktur ausschliesslich für ein einzelnes Unternehmen bereitgestellt. Die Daten werden entweder auf dedizierten Servern des Anbieters oder in einer unternehmenseigenen IT-Umgebung gespeichert.
- Vorteile: Höhere Kontrolle über Daten, massgeschneiderte Anpassungen möglich, hohe Sicherheit und Datenschutzstandards.
- Nachteile: Höhere Kosten, technisches Know-how für Verwaltung erforderlich.
- Einsatzgebiet: Unternehmen mit strengen Compliance-Anforderungen oder sensiblen Daten, z. B. in der Finanz-, Gesundheits- oder Rechtsbranche.
3. Hybrid Cloud-DMS
Ein Hybrid Cloud-DMS kombiniert Public und Private Clouds. Sensible Daten können in einer Private Cloud gespeichert werden, während weniger kritische Informationen oder Anwendungen in der Public Cloud abgelegt werden.
- Vorteile: Flexibilität, Kostenkontrolle, erhöhte Sicherheit durch selektive Datenplatzierung.
- Nachteile: Komplexität in der Implementierung und Verwaltung.
- Einsatzgebiet: Unternehmen, die sowohl strenge Datenschutzanforderungen erfüllen müssen als auch die Vorteile einer Public Cloud nutzen möchten.
4. Community Cloud-DMS
Bei einer Community Cloud teilen sich mehrere Organisationen mit ähnlichen Anforderungen und Zielen eine spezifische Cloud-Infrastruktur. Dies kann z. B. in Branchen mit besonderen regulatorischen Vorgaben wie dem Gesundheitswesen oder der Forschung sinnvoll sein.
- Vorteile: Gemeinsame Kostenaufteilung, spezialisierte Funktionen, die auf bestimmte Branchenbedürfnisse zugeschnitten sind.
- Nachteile: Begrenzte Individualisierungsmöglichkeiten, geteilte Ressourcen.
- Einsatzgebiet: Branchen oder Organisationen mit gemeinsamen Datenschutz- und Compliance-Anforderungen.
5. Branchenspezifische DMS-Clouds
Branchenspezifische DMS-Clouds sind speziell auf die Bedürfnisse einer bestimmten Branche zugeschnitten. Sie enthalten Funktionen, die direkt auf deren Anforderungen eingehen, z. B. ISO-Zertifizierungen, Auditing oder rechtliche Nachverfolgung.
- Vorteile: Erhöhte Effizienz durch branchenspezifische Workflows und Tools.
- Nachteile: Eingeschränkte Flexibilität für allgemeine Anforderungen.
- Einsatzgebiet: Gesundheitswesen, Bauwesen, Rechtswesen, Finanzdienstleistungen.
6. On-Premises-DMS mit Cloud-Integration
Manche Unternehmen entscheiden sich für ein traditionelles, lokal installiertes DMS, das zusätzlich mit Cloud-Funktionalitäten erweitert wird. Die hybride Lösung kombiniert die Vorteile eines On-Premises-Systems (z. B. volle Kontrolle über die Daten) mit der Flexibilität der Cloud.
- Vorteile: Maximale Kontrolle und Sicherheit, ergänzt durch die Flexibilität der Cloud.
- Nachteile: Hoher technischer und finanzieller Aufwand.
- Einsatzgebiet: Grosse Unternehmen mit vorhandener IT-Infrastruktur und hohen Sicherheitsanforderungen.
7. Open-Source Cloud-DMS
Open-Source-DMS-Clouds bringen die Möglichkeit mit, den Quellcode der Software anzupassen, um damit individuelle Anforderungen zu erfüllen. Die Systeme sind häufig kostenlos oder mit geringen Lizenzgebühren verbunden.
- Vorteile: Kostenersparnis, vollständige Anpassungsfähigkeit.
- Nachteile: Technisches Know-how für Installation und Wartung erforderlich, eingeschränkter Support.
- Einsatzgebiet: Unternehmen mit IT-Kapazitäten, die Wert auf Individualität und Kosteneffizienz legen.
Welche Daten kann ich in einer DMS-Cloud verwalten?
Eine DMS-Cloud eignet sich für die Organisation und Speicherung verschiedenster Dokumententypen, die in Ihrem Unternehmen regelmässig oder nur ab und zu anfallen.
Daten, die Sie in einer DMS-Cloud verwalten können:
- Vertragsdokumente: Mietverträge, Kundenvereinbarungen oder Lizenzvereinbarungen
- Rechnungen und Belege: Finanzdokumente für Buchhaltung und Steuerprüfungen
- Personalunterlagen: Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen und Zertifikate
- Projektdokumente: Berichte, Zeitpläne und technische Spezifikationen
- Kundendaten: Angebote, Korrespondenz und Serviceanfragen
- Marketing- und Vertriebsmaterialien: Präsentationen, Broschüren und Kampagnenpläne
- Technische Dokumentationen: Handbücher, Pläne oder Produktdatenblätter
- Rechtsdokumente: Compliance-Unterlagen, Datenschutzrichtlinien oder Gerichtsdokumente
- E-Mails und Anhänge: Geschäftskorrespondenz in digitaler Form
- Multimedia-Dateien: Bilder, Videos und Audioaufnahmen für interne oder externe Zwecke
Wie sieht es mit der Sicherheit einer DMS-Cloud aus?
Die Sicherheit von cloudbasierten DMS-Systemen gehört zu den meistdiskutierten Aspekten dieser Technologie, insbesondere wenn sie als „As a Service“-Lösung genutzt wird. Dabei sprechen die Fakten bei einer fundierten Auswahl für sich. Daten werden in der Regel mehrfach redundant auf verschiedenen Servern und in mehreren Rechenzentren gespeichert.
Moderne DMS-Clouds setzen ebenso auf fortschrittliche Technologien, um Ihre sensiblen Daten umfassend zu schützen. Dazu gehören Verschlüsselungsmethoden, die sowohl während der Übertragung als auch bei der Speicherung Ihrer Dokumente für Sicherheit sorgen. Dies stellt sicher, dass Unbefugte keinen Zugriff auf Ihre Daten erhalten können.
Zugleich kommen mehrstufige Authentifizierungsverfahren zum Einsatz, wie die Zwei-Faktor-Authentifizierung, um den Zugriff nur autorisierten Nutzern zu ermöglichen. Regelmässige Backups schützen Sie vor Verlust durch technische Fehler oder Cyberangriffe. Darüber hinaus können Sie individuelle Zugriffsrechte festzulegen, sodass jede Person nur auf die Daten zugreifen kann, die für sie relevant sind. Selbstverständlich orientieren sich alle Funktionen an den strengen Datenschutzrichtlinien und internationalen Standards, wie der DSGVO oder der ISO-Zertifizierung.
Ein derart hohes Sicherheitsniveau lässt sich mit rein lokaler Infrastruktur kaum erreichen, selbst bei maximalem Ressourceneinsatz. DMS Systeme in der Cloud stellen damit eine unübertroffene Kombination aus Funktionalität und Sicherheit dar.
Haben Sie noch weitere Fragen zu einer DMS-Cloud oder wollen wissen, ob diese für Ihr Unternehmen geeignet ist, sprechen Sie uns gerne persönlich dazu an.
