Die Arbeit rund um Akten ist bis heute ein wesentlicher Bestandteil des betrieblichen Alltags.
Täglich ergänzen neue Dokumente das bestehende Archiv, das sorgfältig organisiert, verarbeitet und gesichert werden muss.
So will es auch das Gesetz beim Akten archivieren.
Vor der Herausforderung eines überquellenden Papierarchivs stellt sich die Frage:
Sollten Sie sich beim Akten archivieren für ein traditionelles Papierarchiv, eine digitale Aufbewahrung oder eine Kombination aus beidem entscheiden?
Das papierlose Büro, umgesetzt mit einem Dokumentenmanagementsystem, schafft hier eine attraktive Lösung, um rechtssicher und deutlich einfacher Akten zu archivieren.
Was aber bedeutet es überhaupt:
Akten richtig zu archivieren, was müssen Sie beachten und welche Vorteile bringt es mit sich, Akten digital zu archivieren?
Genau das schauen wir uns im nachfolgenden Beitrag an.
Was bedeutet eine rechtssichere Archivierung?
Eine rechtssichere Archivierung bedeutet, eine systematische und sichere Lagerung von Dokumenten, sowohl in physischer als auch digitaler Form.
Das Ziel ist, wichtige Informationen langfristig zu bewahren und bei Bedarf zugänglich zu machen, während gleichzeitig gesetzliche Aufbewahrungspflichten erfüllt werden.
- Die Einhaltung von Vorschriften bezieht sich beim Akten archivieren auf die Aufbewahrungsfristen, die Unveränderbarkeit und die Vollständigkeit der Dokumente.
- Eine rechtssichere Archivierung muss gewährleisten, dass Dokumente innerhalb der gesetzlich festgelegten Fristen zugänglich und lesbar bleiben und dass ihre Authentizität und Integrität jederzeit nachweisbar sind.
- Zudem muss sichergestellt werden, dass persönliche und sensible Daten gemäss den Datenschutzrichtlinien geschützt sind.
Vorschriften, wie Sie Akten rechtskonform archivieren, finden sich im Bundesrecht, wie im Obligationenrecht (OR), Datenschutzgesetz (DSG) und steuerrechtlichen Erlassen.
Für Institutionen mit öffentlichen Aufgaben gelten zudem kantonale Regelungen, wie das kantonale Datenschutzgesetz, das Archivierungsgesetz und das Sozialhilfegesetz.
Welche Fristen gelten beim Akten archivieren?
Laut Obligationenrecht (OR) müssen Geschäftsbücher, Buchungsbelege und Geschäftskorrespondenz, einschliesslich Bilanzen, Jahresberichte, Lohnabrechnungen und Verträge, zehn Jahre aufbewahrt werden.
Dies gilt auch für Unterlagen, die steuerlich relevant sind, wie die direkte Bundessteuer, Verrechnungssteuer und Mehrwertsteuer.
Für Personalakten gibt es keine gesetzliche Aufbewahrungsfrist, doch es wird empfohlen, insbesondere Lohnabrechnungen und Sozialversicherungsunterlagen mindestens zehn Jahre zu archivieren, um bei Bedarf Ansprüche nachweisen zu können.
Die Aufbewahrungspflichten variieren je nach Bereich, betreffen jedoch alle Institutionen.
Juristische Personen wie Stiftungen, Vereine, AGs und Genossenschaften, sowie Einzelfirmen mit einem Jahresumsatz ab CHF 100’000 müssen bestimmte Dokumente gesetzlich vorgeschrieben archivieren.
Warum ist es so wichtig, Akten richtig zu archivieren?
Das Archivieren von Akten ist aus mehreren Gründen wichtig und gehört zu Ihren obligatorischen Unternehmenspflichten.
Compliance
In vielen Ländern, einschliesslich der Schweiz, gibt es spezifische Gesetze, die vorschreiben, wie lange geschäftliche Unterlagen aufbewahrt werden müssen. Ein korrektes Archivierungssystem stellt sicher, dass alle relevanten Dokumente für den erforderlichen Zeitraum verfügbar sind, um diesen rechtlichen Anforderungen zu entsprechen und potenzielle Strafen zu vermeiden.
Datenschutz
Akten enthalten oft sensible Informationen. Akten archivieren schützt Sie vor Datenverlust und unbefugtem Zugriff, was besonders im Hinblick auf Datenschutzverordnungen wie die DSGVO wichtig ist.
Zugänglichkeit
Ein gut organisiertes Archiv stellt sicher, dass Sie schnellen und einfachen Zugriff auf benötigte Dokumente haben. Dies spart Zeit und Ressourcen, besonders in Situationen, in denen schnelles Handeln erforderlich ist. Darunter fallen zum Beispiel rechtliche Anfragen oder Prüfungen.
Historie
Archivierte Dokumente dienen nicht selten abseits der Gesetze als wichtige historische Ressourcen, die Einblicke in die Geschäftsentwicklung geben und bei strategischen Entscheidungen helfen können.
Risikomanagement
Im Falle von Rechtsstreitigkeiten können Akten, die richtig archiviert wurden, als Beweise fungieren, die das Unternehmen schützen und womöglich Strafen im Millionenbereich verhindern.
Wie muss man Akten heute archivieren?
Wichtige Prinzipien der rechtssicheren Archivierung umfassen, wie kurz angerissen, die Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit, Richtigkeit, Ordnung, zeitgerechte Buchung und Unveränderbarkeit.
Sorgen Sie beim Akten archivieren dafür, dass die archivierten Dokumente von laufend genutzten Akten getrennt, klar strukturiert, chronologisch und datiert aufbewahrt werden.
Der Zugang zu den archivierten Materialien sollte streng reguliert und auf einen kleinen Personenkreis beschränkt sein, während technische und organisatorische Massnahmen die Dokumente vor Vernichtung, Verlust oder Diebstahl schützen.
Während der Geschäfts- und Revisionsbericht in Papierform aufbewahrt werden muss, können andere Dokumente auch digital archiviert werden, sofern ihre Lesbarkeit, Echtheit und Unverfälschbarkeit jederzeit gewährleistet sind.
Unternehmen haben zudem die Option, die Archivierungsaufgaben an Dritte zu übertragen.
Die Vorteile, Akten digital zu archivieren
Die digitale Archivierung umfasst die Aufbewahrung von Dokumenten und Akten in elektronischer Form und bringt zahlreiche Vorteile gegenüber traditionellen Methoden mit, Akten zu archivieren.
Zunächst werden dafür alle Papierdokumente gescannt und in digitale Formate umgewandelt. Anschliessend erfolgt die Verarbeitung und Datenerfassung in einem Dokumentenmanagementsystem, wo Dokumente klassifiziert und verschlagwortet werden, um sie schnell wieder auffindbar zu machen.
Ein wesentlicher Vorteil der digitalen Archivierung ist die revisionssichere Speicherung, die automatisch den gesetzlichen Anforderungen entspricht und jederzeit Zugriff auf die Dokumente ermöglicht.
Digitale Dokumente sind zudem schnell und von überall aus zugänglich, was besonders für remote arbeitende Mitarbeiter oder solche an verschiedenen Standorten von grossem Nutzen ist.
Akten digital zu archivieren, spart erheblich Platz, da im Vergleich zu physischen Archiven, die viel Raum beanspruchen, digitale Daten auf Servern oder in der Cloud gespeichert werden.
Auch die Kosten werden durch die Einsparungen bei Druck, Papier, physischem Speicherplatz und Wartung deutlich reduziert. Zudem erhöht die Möglichkeit der Verschlüsselung, des Passwortschutzes und regelmässiger Backups die Sicherheit der gespeicherten Daten.
Abschliessend ermöglicht die digitale Archivierung eine Langzeitarchivierung ohne Qualitätsverlust, was bei der Aufbewahrung von Papierdokumenten oft eine Herausforderung darstellt.
Mit einem DMS Revisions- und DSGVO-sicher archivieren
Mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) setzen Sie gesetzliche Auflagen beim Akten archivieren fast nebenbei um. Die langfristige, revisionssichere Speicherung der Daten ermöglicht eine kontrollierte Vernichtung bei Bedarf. Ein DMS reduziert Druck-, Papier- und Lagerkosten und unterstützt Compliance-Richtlinien wie die GeBüV, indem es eine schnelle und bequeme Suche ermöglicht.
Funktionen eines effizienten DMS:
- Revisionssicherheit: Sichert Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit durch Versionierung, Protokollierung von Zugriffen und Änderungen sowie das Sperren von Dokumenten.
- Einhaltung der DSGVO: Unterstützt Datenschutzrichtlinien durch Zugriffskontrollen, Datenminimierung, Protokollierung und Überwachung sowie automatisierte Löschkonzepte.
- Automatisierte Prozesse: Vereinfacht die Einhaltung von Richtlinien und Gesetzen durch automatisierte Workflows für Fristen und Dokumentenrevisionen.
- Sicherer Datenstandort: Bevorzugt Datenzentren in der Schweiz zur Erfüllung lokaler Datenschutzgesetze und Wahrung der Datensouveränität.
Der Einsatz einer DMS Software zum Akten archivieren und vielen weiteren Funktionen steigert nicht nur die Effizienz im Dokumentenmanagement, sondern erfüllt auch strenge Compliance-Anforderungen zuverlässig und sicher, schützt die Daten und die Privatsphäre der Betroffenen und stärkt das Vertrauen von Kunden und Partnern in die Integrität Ihres Unternehmens.
Rechtskonform archivieren ist gar nicht so schwer
Durch den Wegfall von Papier sparen Sie nicht nur Platz, sondern auch Kosten und tragen zum Umweltschutz bei. Zudem erleichtert die digitale Archivierung das schnelle Auffinden von Informationen und macht sie jederzeit und überall zugänglich.
Besonders hervorzuheben sind die automatische Verwaltung von Aufbewahrungs- und Löschfristen sowie die hohe Sicherheit und Flexibilität der Cloud-Speicherung. Diese Aspekte machen die digitale Aktenarchivierung zu einer überlegenen Option, um Ordnung zu schaffen, Ressourcen zu schonen und Prozesse zu optimieren.
Nutzen Sie jetzt den idealen Zeitpunkt, um die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen voranzutreiben und die damit verbundenen Vorteile beim Akten archivieren und Co. zu nutzen.
