Dokumente digitalisieren: Optimales
Vorgehen zur Kostenreduzierung durch digitale Transformation
In einer zunehmend digitalisierten Arbeitswelt ist die Transformation von papierbasierten Dokumenten in digitale Formate unerlässlich. Dieser Beitrag richtet sich an Unternehmen, die erfahren möchten, wie sie Dokumente effektiv digitalisieren können.
In our article we cover the ideal approach and the appropriate process for companies when digitizing documents. We also present best practices and best practices for digitizing various types of documents.
Die Digitalisierung von Dokumenten bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile. Durch den Übergang von physischen zu digitalen Dokumenten können Arbeitsabläufe optimiert und Kosten gesenkt werden. In diesem Beitrag zeigen wir das optimale Vorgehen zur Dokumentendigitalisierung und die positiven Auswirkungen auf die Unternehmensleistung.
Effizienzsteigerung
Digitale Dokumente ermöglichen eine schnelle Speicherung, Bearbeitung und Weiterleitung. Zeitintensive manuelle Aufgaben entfallen, was die Produktivität steigert.
Kostensenkung
Die Digitalisierung reduziert Ausgaben für Papier, Druckertinte, Lagerung und Versand. Zudem spart sie Platz und Ressourcen.
Verbesserte Zusammenarbeit
Digitale Dokumente können einfach geteilt, bearbeitet und kommentiert werden. Teams können gleichzeitig darauf zugreifen und in Echtzeit zusammenarbeiten.
Schnellerer Informationszugriff
Digitale Dokumente lassen sich schnell durchsuchen, was den Zugriff auf wichtige Informationen beschleunigt und die Reaktionszeit verbessert.
Einhaltung rechtlicher Vorschriften
Digitale Dokumente erleichtern die Einhaltung von Aufbewahrungspflichten und ermöglichen eine effiziente Archivierung und Wiederauffindbarkeit.
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1. Vorbereitung der Dokumente
Vor dem eigentlichen Digitalisierungsprozess sollten die zu digitalisierenden Dokumente vorbereitet werden. Dazu gehört beispielsweise das Entfernen von Heftklammern oder Büroklammern, das Glätten von geknitterten Seiten und das Sortieren der Dokumente nach Kategorien oder Ordnungssystemen.
2. Scannen der Dokumente
Nach der Vorbereitung werden die Dokumente mit einem Scanner digitalisiert. Dabei ist es wichtig, qualitativ hochwertige Scans zu erstellen, um eine gute Lesbarkeit und Wiedergabe der Inhalte sicherzustellen. Der Scanprozess kann entweder manuell durchgeführt werden, indem jedes Dokument einzeln gescannt wird, oder es können auch automatisierte Scanner oder Dokumenteneinzugssysteme verwendet werden, um den Prozess zu beschleunigen.
3. Klassifizierung der Dokumente
Nach dem Scannen können Künstliche Intelligenz (KI)-Algorithmen eingesetzt werden, um die Dokumente automatisch zu klassifizieren. Die KI analysiert dabei den Inhalt der Dokumente und ordnet sie entsprechend vordefinierten Kategorien oder Tags zu. Dies erleichtert später das Suchen und Organisieren der digitalen Dokumente.
4. Speicherung der Dokumente in der Cloud
Die digitalisierten Dokumente werden sicher in der Cloud gespeichert. Eine Cloud-basierte Lösung bietet den Vorteil, dass die Dokumente von verschiedenen Geräten und Standorten aus zugänglich sind. Zudem ermöglicht eine sichere Schweizer Cloud den Schutz der sensiblen Unternehmensdaten gemäß den strengen Datenschutzrichtlinien.
5. Arbeiten mit den Dokumenten
Nach der Speicherung der Dokumente in der Cloud stehen verschiedene Funktionen zur Verfügung, um effizient mit ihnen zu arbeiten. Das Versionsmanagement ermöglicht das Verfolgen von Änderungen und die Wiederherstellung früherer Versionen. Das Berechtigungsmanagement erlaubt die Kontrolle über den Zugriff und die Bearbeitung der Dokumente. Eine leistungsstarke Suchfunktion erleichtert das schnelle Auffinden benötigter Dokumente in der digitalen Bibliothek. Diese Funktionen tragen dazu bei, die Zusammenarbeit zu verbessern und fundierte Entscheidungen zu treffen.
Welche Software benötigt es dafür
Sparen Sie mit Ihrem Unternehmen Kosten und digitalisieren Sie die Firmendokumente. Wir zeigen, was dazu benötigt wird:
Wie geht das mit cross-works
Anschaffung eines Scanners
Um den Prozess zu beginnen, benötigen Sie lediglich einen Scanner, den wir Ihnen zur Verfügung stellen. Alternativ können Sie auch Ihre eigenen Scanner verwenden, die speziell für diesen Zweck geeignet sind.
Optional: Dokumentenverarbeitung
Mit unserer Unterstützung können Sie Ihre digitalen Dokumente nicht nur durchsuchen, sondern auch automatisch klassifizieren lassen. In Zusammenarbeit mit DocYard extrahieren wir Index-Informationen wie Rechnungsnummern oder Vertragsdaten, um eine effiziente Klassifizierung zu ermöglichen.
Dokumentenmanagement System
Mit unserer DMS-Software bieten wir eine sichere Lösung zur Aufbewahrung Ihrer Dokumente. Ihre Daten werden lokal in der Schweiz gespeichert und vertraulich behandelt. Unsere Software enthält ein effizientes Klassifizierungssystem, das Ihre Dokumente automatisch organisiert.
Grundsätzlich können alle Papierdokumente digitalisiert und elektronisch archiviert werden, darunter fallen:
- Unterlagen der Buchhaltung
- Geschäftsberichte
- Jahresabschlüsse
- Kaufbelege
- Versicherungsunterlagen
- Rechnungen
- Verträge
- Personalakten
- Technische Dokumente usw.
Bei der Digitalisierung von Dokumenten in Deutschland ist es jedoch wichtig, die Vorgaben der GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) einzuhalten.
Folgende Aspekte sollten dabei beachtet werden:
Scanvorgang: Gemäss Abschnitt 9.3 der GoBD werden die genauen Vorgehensweisen für das Scannen beschrieben. Beim Scannen wird das ursprüngliche Papierdokument mit Vorder- und Rückseite erfasst, um eine digitale Kopie zu erstellen.
Archivierung: Die gescannten Dokumente müssen langfristig und unveränderbar archiviert werden. Dieser Prozess wird in Abschnitt 9.2 der GoBD erläutert. Insbesondere bei Handels- oder Geschäftsbriefen sowie Buchhaltungsunterlagen in Papierform muss das gescannte Ergebnis mit dem Original übereinstimmen, um archiviert werden zu können.
Unveränderbarkeit: Bei der digitalen Aufbewahrung sollten sämtliche Veränderungen protokolliert werden. Eine Möglichkeit, die Unveränderbarkeit sicherzustellen, ist die Anwendung eines Zertifizierungsverfahrens, beispielsweise durch die Verwendung einer rechtsgültigen elektronischen Signatur. Im Gegensatz dazu ist eine Unterschrift im .png-Format nicht rechtsgültig.
Die Beachtung dieser Vorgaben gewährleistet die GoBD-Konformität bei der Digitalisierung von Dokumenten und unterstützt Unternehmen dabei, rechtliche Anforderungen einzuhalten und eine sichere Archivierung zu gewährleisten.
Bei der Digitalisierung oder Dematerialisierung von Dokumenten handelt es sich um den Vorgang, bei dem ein physisches Dokument, in der Regel ein Papierdokument, durch ein digitales Format ersetzt wird. Dies ermöglicht die Speicherung und Verarbeitung auf einem Computer oder anderen digitalen Geräten.
Für eine optimale Dokumentendigitalisierung folgende Schritte beachten:
- Vorbereitung der Dokumente.
- Scannen der Dokumente.
- Klassifizierung der Dokumente mit KI-Technologie.
- Sichere Speicherung mit einer zuverlässigen DMS-Software.
- Implementierung von Versions- und Berechtigungsmanagement.
- Effizientes Suchen und Finden von Dokumenten.
- Einhaltung rechtlicher Vorschriften wie DSGVO und GoBD.
- Schulung der Mitarbeiter für eine effektive Nutzung des Systems.
Diese Schritte ermöglichen eine effiziente und gesetzeskonforme Digitalisierung Ihrer Dokumente.
Ein Büro ohne Papier ist eine Arbeitsumgebung, in der der Einsatz von Papier weitestgehend vermieden wird. Indem Unternehmen ihre Dokumente digitalisieren, gehen sie einen bedeutenden Schritt in Richtung eines papierlosen Büros. Die Umstellung auf eine papierlose Arbeitsweise bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmen.
Ja, elektronische Dokumente können rechtsgültig sein, wenn sie bestimmte Anforderungen erfüllen. Hierzu zählen Aspekte wie Authentizität, Integrität und Unveränderbarkeit. Durch den Einsatz von Technologien wie elektronischen Signaturen und sicheren Speicherlösungen können diese Anforderungen erfüllt werden. Es ist jedoch wichtig, die geltenden rechtlichen Rahmenbedingungen wie die DSGVO und die GoBD zu beachten. Um sicherzustellen, dass alle Anforderungen erfüllt sind, wird empfohlen, rechtlichen Rat einzuholen.
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