In einer zunehmend digitalen Welt wird die effiziente Verwaltung von Dokumenten immer wichtiger. Traditionelle Ordnerstrukturen stoßen dabei schnell an ihre Grenzen: Sie sind oft unübersichtlich und zeitaufwändig. Mit unserem modernen Dokumentenmanagementsystem (DMS) verabschieden Sie sich von umständlichen Ordnerhierarchien.
Stattdessen ermöglicht unser DMS eine zentrale, digitale Ablage, die durch automatische Verschlagwortung und intelligente Suchfunktionen den schnellen Zugriff auf alle wichtigen Dokumente gewährleistet. So sparen Sie Zeit, reduzieren Fehler und steigern die Effizienz – und machen manuelle Ordnerstrukturen endgültig überflüssig.
Das papierarme Büro setzt sich in immer mehr Unternehmen durch und ebnet den Weg zu effizienten Workflows im digitalen Raum. Massgeblich ist hier ein Dokumentenmanagement. Dieses stellt sicher, dass der Shift effizient gelingt. Wie sieht das in der Praxis aus?
In diesem Beitrag beleuchten wir den Aspekt der Ordnerstruktur in einem Dokumentenmanagement. Schliesslich sorgt diese dafür, dass Sie und jeder andere in einem Team Dokumente, Unterlagen und Co. schnell finden und darauf zugreifen können.
Warum die strukturierte Organisation noch wichtig ist und warum Sie sich von starren Ordnerstrukturen mit unserem Dokumentenmanagement verabschieden können, lesen Sie nachfolgend.
Was sind Ordnerstrukturen in einem Dokumentenmanagementsystem und was macht sie so wichtig?
Ob im Alltag oder Berufsleben, wer sich gut organisiert, hat schon die Hälfte der Miete – um es einmal ganz plakativ auszudrücken.
Im Zuge einer sinnvollen Ordnung stellt auch die Arbeit mit einem Dokumentenmanagement keine Ausnahme dar. Vor allem in Bezug auf die Ordnerstruktur.
Was aber bedeutet das genau? Indem Sie Dokumente wie Rechnungen, Verträge und vieles mehr innerhalb einer für alle anwendbaren Ordnerstruktur unterbringen, bleibt das aufwendige Suchen aus, da alle Dateien nach Schema F angelegt sind und sich direkt finden lassen.
Um kurz zu definieren, was Ordnerstrukturen sind: Bei Ordnerstrukturen handelt es sich um hierarchische Systeme zur Organisation von Dateien auf einem Computer oder in einem digitalen System.
Sie bestehen aus Ordnern und Unterordnern, die Platz schaffen, damit Sie Dokumente und Daten logisch kategorisieren und speichern können. Ähnlich wie dies bei physischen Akten und Archiven der Fall ist.
Die Vorteile einer Ordnerstruktur liegen auf der Hand:
- Zeitersparnis
- Schnelles Auffinden von Dateien
- Verbesserte Teamzusammenarbeit
- Geringeres Risiko für Datenverlust
- Effizienter Workflow
- Kosteneinsparungen
- Klare Orientierung
- Höhere Produktivität
- Vermeidung von Doppelablagen
- Kürzere Suchzeiten
- Unterstützung in Vertretungssituationen
Wie sieht eine durchdachte Ordnerstruktur aus?
Möchten Sie für Ihr Dokumentenmanagement eine Ordnerstruktur anlegen, sollten Sie einige generelle Kriterien beachten, wobei die letztliche Umsetzung individuell zu Ihrem Workflow passen sollte.
Die nachfolgenden Faktoren sind für das Anlegen einer Ordnerstruktur besonders wichtig:
- Achten Sie darauf, eine klare Hierarchie zu erstellen, und fassen Sie Übergeordnete mit thematisch verwandten Unterordnern zusammen.
- Stellen Sie sicher, dass wichtige Ordner und häufig verwendete Dateien direkt zugänglich und leicht auffindbar sind.
- Denken Sie an eine nachvollziehbare Organisation, sodass auch Personen, die die Struktur nicht kennen, sich schnell zurechtfinden und die gewünschten Daten mühelos finden können.
- Nutzen Sie klare und aussagekräftige Namen, die den Inhalt widerspiegeln.
- Definieren Sie sinnvolle Hauptkategorien für die oberste Ebene der Ordnerstruktur, um eine Grundlage zu schaffen.
- Legen Sie sensible oder vertrauliche Daten in geschützten Ordnern ab, die nicht für jeden zugänglich sind.
- Überprüfen und aktualisieren Sie Ordnerstrukturen regelmässig, um zu gewährleisten, dass sie den aktuellen Anforderungen entsprechen.
- Begrenzen Sie die Unterordner auf so viele wie nötig, aber so wenig wie möglich.
In Hinblick auf die Kriterien hat sich das 7-Ordner-System bewährt. Hierbei werden auf jeder Ebene maximal sieben Ordner angelegt. Sprich, jeder Hauptordner bekommt bis zu sieben Unterordner und jeder Unterordner maximal sieben Unterunterordner.
Warum die Begrenzung auf sieben Ordner und drei Ebenen? Das liegt der Tatsache zu Grund, dass die menschlichen Fähigkeiten darauf reduziert sind, sich etwa sieben Informationen gleichzeitig zu merken.
Mit der Ordnerstruktur bleibt alles deutlich übersichtlicher und Sie erreichen jedes Dokument mit maximal drei Klicks. Dass es in puncto Ordnerstruktur auch noch effektiver geht, zeigt unser Dokumentenmanagement.
Mit einem Dokumentenmanagement werden Ordnerstrukturen passé
Mit unserem Dokumentenmanagementsystem, das in Form einer Cloud angelegt ist, können Sie sich von starren Ordnerstrukturen verabschieden.
Warum? Statt sich durch komplizierte Hierarchien zu navigieren, können Sie Ihre Dokumente schnell und einfach über unsere smarte Suchfunktion finden.
Unser DMS haben wir so entwickelt, dass Sie mithilfe von Schlagworten, der Volltextsuche und den Metadaten binnen Sekunden zu jedem Dokument gelangen – unabhängig vom Dateiablageort.
Vergleichbar ist das mit der Google-Suche. Sie fragen einfach „Was“ und das Dokumentenmanagementsystem zeigt Ihnen ganz automatisch „Wo“, ohne Ordnerstrukturen, ohne nerviges Klicken, ohne Zeitverlust und ohne grossen Aufwand.
Unsere Suchfunktion lässt sich ausserdem durch Filter wie Zeiträume, Benutzer oder spezifische Metadaten verfeinern, wodurch Sie deutlich präzisere Ergebnisse erhalten.
Jeder Inhalt wird korrekt organisiert, ohne dass Sie etwas dafür tun müssen.
Durch die konsistente, vorlagenbasierte Strukturierung bleiben alle Daten stets übersichtlich und leicht zugänglich. Sie behalten jederzeit den Überblick, selbst ohne eine herkömmliche Ordnerstruktur. Überzeugt?
