Mit modernem Dokumentenmanagement-System (DMS) gegen das Daten-Chaos

Stellen Sie sich vor, Mitarbeitende in Ihrem Unternehmen würden pro Monat fast einen ganzen Tag einfach verplempern. Einer Studie zufolge tun sie jedoch genau das: Europäische Bürokräfte verbringen pro Tag im Schnitt 22 Minuten damit, Dokumente und Bilder im Netzwerk ihrer Firma zu suchen. Im Jahr sind dies rund 90 Stunden. Rechnet man mit CHF 80 pro Stunde, die ein Mitarbeiter eine Firma kostet, ergibt dies im Jahr Kosten von rund CHF 7200. Nicht in Zahlen fassbar ist zudem der persönliche Ärger, den die Datensuche verursacht. Mit Hilfe eines modernen Dokumentenmanagement-Systems (DMS) kann diese unproduktive Zeit erheblich verringert werden.

Gründe für die lange Suche nach Daten:

Je mehr Daten vorhanden sind, desto aufwendiger gestaltet sich die Suche nach einem bestimmten File. Dazu kommt, dass die Datenmenge mit der Zeit weiter zunimmt. 2016 wurden weltweit rund 16 Zettabyte (= 16 Milliarden TB!) Daten generiert – davon rund 30 Prozent von Unternehmen. Eine Prognose rechnet für das Jahr 2025 mit zehnmal so vielen Daten – über 160 Zettabyte. Davon werden voraussichtlich sogar 60 Prozent von Firmen generiert sein. Für Unternehmen wird es also je länger je wichtiger, diese Datenflut effizient zu organisieren. Unstrukturierte Daten: Die Menge an unstrukturierten Daten (beispielsweise E-Mail-Korrespondenzen oder Chatverläufe) ist oft gross und unüberschaubar. Verschiedene Speicherorte – trotz Regeln: Trotz Regeln legen Mitarbeitende Daten oft an verschiedensten Speicherorten ab: Auf dem firmeneigenen Server (wo sie hingehören würden), auf dem Desktop (Harddisk eines Geräts), in einer eigenen Dropbox, im E-Mail-Programm, auf externen Festplatten oder USB-Sticks – die Liste ist lang. Mitarbeitende müssen Daten also an verschiedensten Orten suchen, teilweise haben sie gar keinen Zugriff auf den Ablageort und wenn sie eine Datei gefunden haben, ist es möglicherweise nicht die aktuellste Version. Unterschiedlicher Fokus: Aufgrund von persönlichen Eigenheiten und unterschiedlichen Aufgabengebieten speichern Mitarbeitende Daten nicht nach dem gleichen Muster. Je nach Arbeitsweise und Ausrichtung (projekt- oder kundenbezogen) werden Daten anders abgelegt sowie mit unterschiedlichen Namen versehen. Dies auf einem herkömmlichen Fileserver adäquat und flexibel abzubilden, ist fast unmöglich. Eingeschränkte Suchfunktion: Die Suche in einem Fileserver ist in aller Regel nur nach Name, Erstellungsdatum oder Dateigrösse möglich. Das Suchresultat ist daher zu umfassend oder bringt nur Erfolg, wenn entsprechendes Detailwissen vorhanden ist. Versionenvielfalt: Sehr häufig gibt es unterschiedliche Versionen eines Dokuments. Immer wieder stellen sich dann die Fragen: Welches ist die aktuellste Version? Arbeitet eine Kollegin oder ein Kollege parallel an einem Dokument? Sicherheitsdefizite: Die Sicherheit wirkt sich zwar nicht direkt auf die Suchdauer aus. Im Zusammenhang mit dem Punkt «Verschiedene Speicherorte – trotz Regeln» ist das Thema Sicherheit jedoch unbedingt zu beachten. Werden Daten etwa auf dem Desktop abgelegt, sind sie verloren, wenn der Computer gestohlen wird oder dessen Harddisk kaputtgeht. Zudem bietet nicht jeder Cloud-Speicherdienst den Sicherheitsstandard, den Unternehmen, Kunden oder das Gesetz fordern. Machen Sie den Selbsttest

1. Wo legen Sie, Ihre Kolleginnen und Kollegen Daten ab: Server, Desktop (Harddisk eines Geräts), Cloud-Ablage, E-Mail-Postfach, externes Speichermedium etc.?
2. Wie oft suchen Sie nach einer Datei oder werden von Mitarbeitenden gefragt, wo ein Dokument abgelegt ist? Täglich? Zweimal die Woche? Weniger?
3. Wie viel Zeit verwenden Sie täglich für die Suche nach Dokumenten?
4. Bekommen Sie mit, dass Ihre Kolleginnen und Kollegen manchmal länger brauchen, um ein Dokument zu finden?
5. Wie stark ärgern Sie sich bei der Datensuche auf einer Skala von 1 bis 10?

Finden statt suchen 

Mit einem modernen Dokumentenmanagement-System können Sie nicht nur die Dauer der Datensuche verringern, Sie überwinden gleichzeitig das Daten-Chaos, schaffen Transparenz und investieren in die Sicherheit: Alle Daten – egal ob Textdokumente, Fotos, Videos, Audios, E-Mails etc. – werden an einem Ort gespeichert, beispielsweise in einem Cloudserver, da dieser skalierbar ist. So weiss jeder Mitarbeiter, wo er speichern und wo er suchen muss. Schatten-IT wird vermieden. Unstrukturierte Daten: Unstrukturierte Daten wie E-Mails oder Chatverläufe werden entpersonalisiert, strukturiert und zentral abgelegt. So stehen sie allen Berechtigten zur Verfügung und sind revisionssicher archiviert. Erweiterte Suchfunktion: Volltext- und Metadatensuche. Mitarbeitende müssen nicht mehr nach dem Dateinamen suchen respektive diesen bereits im Voraus kennen, sondern können einen Suchbegriff wählen, der vermutlich im Text oder in den Metadaten der Datei (Textdokument, Präsentation, Foto, Audio-/Videodatei etc.) vorkommt. So kann man beispielsweise sehr schnell alle Dateien aufrufen, in denen ein gesuchter Begriff verwendet oder ein bestimmter Kunde genannt wird. Weniger Regeln: Da es nur noch einen Speicherort gibt und das Finden des Dokuments durch Volltext- und Metadatensuche nicht mehr vom Dateinamen abhängt, sind weniger Regeln zum Speicherverhalten notwendig. Erfahrungsgemäss werden Regeln von den Mitarbeitern oft nicht eingehalten und eine Kontrolle ist schwierig. Auch die individuellen Eigenheiten der Mitarbeiter haben keine Auswirkungen mehr auf den Erfolg und die Geschwindigkeit der Suche. Einfache Digitalisierung: DMS integrieren beispielsweise Scanner oder Kameras. So können Papiere, Broschüren, Diagramme, Fotos etc. eingescannt bzw. fotografiert, sofort bearbeitet und archiviert werden. Zeit sparen: Statt Minuten oder gar Stunden dauert die Suche nach einer bestimmten Datei mit einem modernen DMS nur noch Sekunden. Das spart neben Zeit auch Geld und Ärger.