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Ordner, Ordnung und Dokumentenmanagement-System

Jeder, der sich mit dem Thema befasst, wird schnell feststellen, dass der Markt unter dem Begriff «DMS» zahlreiche Lösungen bietet. Die weitaus meisten der angebotenen Lösungen orientieren sich bezüglich der Ablagestruktur an dem, was den Büroalltag seit jeher prägt: Eine physische Ablage. Dokumente werden in Ordnern abgelegt, die Ordner in Regale oder Schränke gestellt.

«Das Dokument befindet sich im
sechsten Ordner von rechts, der auf dem
dritten Tablar von unten steht, im
zweiten Schrank auf der linken Seite …»

Bei zunehmender Anzahl von Ordnern und Regalen geht rasch die Übersicht verloren, weshalb das «Aktenregister» erfunden wurde. Ursprünglich nichts anderes, als ein in Papierform geführtes Verzeichnis, in dem vermerkt ist, welches Dokument in welchem Schrank und innerhalb des Schranks in welchem Ordner abgelegt ist. Aber auch Aktenregister werden rasch umfangreich und unübersichtlich. Das führt dazu, dass bereits bei der Suche nach der Information, wo ein Dokument sein könnte, Schwierigkeiten auftauchen – wohlgemerkt noch nicht mal bei der Suche nach dem Dokument selbst. Im Zug der Entwicklung von EDV-Systemen entstanden rasch IT-Lösungen zur digitalen Abbildung solcher Aktenregister. Stimmt die Information im Register mit der realen Ablage der Dokumente überein, ist dies sehr hilfreich. Ist dies jedoch nicht der Fall, ist das Aktenregister praktisch wertlos …

Mit zunehmender Verbreitung von Computern in Unternehmen nahm auch das Volumen digitaler Dokumente rasch zu. Wie zuvor bei physischen Dokumenten, stellte sich ebenfalls die Frage, wo und wie diese abzulegen sind, sodass jede Person, die ein bestimmtes Dokument benötigt, dieses effizient findet. Über viele Jahre war die Antwort auf diese Frage: Fileserver. Um den Überblick zu wahren, wurden die Daten auch auf den Fileservern in Ordnern abgelegt. Mit den – auf den ersten Blick unbegrenzten –Verschachtelungsmöglichkeiten von Ordnern ergaben sich neue Perspektiven. Zudem konnten Dokumente benannt werden, was so mancher Benutzer extensiv nutzte.

Altes System in neuem Gewand

Orientiert man sich an dieser historischen Entwicklung, ist es verständlich, dass die meisten DMS-Lösungen die althergebrachte Ordnerstruktur – es wurde ja schon immer so gemacht – abbilden. Dabei wurden auch durchaus kreative Ansätze realisiert, um zum Beispiel Dokumente in mehreren Ordnern anzuzeigen, ohne dass der Nutzer diese redundant ablegen musste. Im Kern ist das Prinzip «in Ordner ablegen» aber völlig überholt. Es bietet nichts, was sich mit modernen IT-Lösungen nicht besser abbilden liesse. Aus diesem Grund setzen moderne DMS-Lösungen nicht mehr zwingend auf Ordner, sondern arbeiten mit Metadaten, welche jedem Dokument, entweder bereits beim Erstellen oder spätestens beim Einspeisen in das DMS, zugewiesen werden.

Vorhandene Informationen nutzen

Warum sollte sich ein Benutzer darum kümmern müssen, in welchem Ordner ein Dokument abgelegt wird? Sollte er sich nicht vielmehr darauf konzentrieren, das abzulegende Dokument korrekt zu klassifizieren?

Aus technischer Sicht braucht ein DMS keine Ordner, es arbeitet mit flachen Daten-/Dokumenten-Strukturen und bietet umfangreiche Such-Mechanismen. Benutzer können sehr einfach formulieren, was sie suchen wollen.

Ein kleines Such-Beispiel

  • wer der Rechnungsersteller ist,
  • wer die Rechnung empfängt,
  • wie die Rechnungsnummer lautet,
  • in welcher Währung die Rechnung ist sowie
  • welches Datum und Zahlungsziel die Rechnung hat,

dann ist damit sehr viel mehr definiert, als dies typischerweise bei einer Ablage mit Ordnern gemacht werden kann.

Diese Angaben ermöglichen bereits folgende Suchanfragen

  • Alle Rechnungen die an den Empfänger X geschickt wurden.
  • Alle Rechnungen, die an einem bestimmten Datum gestellt wurden oder in eine bestimmte Periode, beispielsweise Januar bis März 2018, fallen.
  • Alle Rechnungen die in CHF ausgestellt sind.
  • etc.

Indem man einzelne Bedingungen mit UND, ODER und NICHT verknüpft, wird die Suche spezifischer:

  • Alle Rechnungen, die an den Rechnungsempfänger X gesandt wurden UND deren Rechnungsdatum im Zeitraum zwischen Januar und August 2018 liegt.
  • Alle Rechnungen, die an den Rechnungsempfänger X ODER an den Rechnungsempfänger Y gesandt wurden.
  • Alle Rechnungen, die im März 2019 gestellt UND an Rechnungsempfänger X gesandt wurden, aber NICHT in CHF ausgestellt sind.

Je spezifischer eine Suche sein soll, desto mehr Bedingungen können verknüpft werden oder die Suche wird gar um den Aspekt «Volltext-Suche» erweitert. Neben den Metadaten wird dann auch der gesamte Textinhalt eines Dokuments durchsucht.

Neue Technik ermöglicht flexible Systematik

Für Benutzer, die an der Ordner-Ablage von Dokumenten festhalten wollen, können in einem guten DMS auch klassische Ordner abgebildet werden. Die Swiss Content Cloud geht dabei bewusst noch einen Schritt weiter: Mit dem Konzept der «intelligenten Ordner» bietet sie eine total flexible Sicht auf den archivierten Dokumentenstand. Benutzer müssen sich nicht mehr darum kümmern, in welchem Ordner welches Dokument abgelegt oder gesucht werden muss – «intelligente Ordner» suchen sich ihren Inhalt sozusagen selbst! Ein Ansatz, der sehr viel moderner, flexibler und zukunftsgerichteter ist, als die, auch im DMS-Bereich nach wie vor weitverbreitete, klassische Ordnersystematik.

Die damit mögliche, überaus flexible Sicht auf den archivierten Dokumentenstand beruht dabei einzig und allein auf den Metadaten, die den Dokumenten beim Erstellen oder Archivieren zugewiesen werden. Um beim Beispiel der Rechnung zu bleiben: Der Rechnungsteller und -empfänger, die Rechnungsnummer, die Währung, das Rechnungsdatum, Zahlungsziel etc. sind alles Informationen, die auf der Rechnung stehen respektive beim Erstellen definiert werden und automatisch übernommen werden können.«Intelligente Ordner» sind somit ein zukunftsweisender Kompromiss zwischen der eigentlichen Funktionsweise eines DMS und dem Bedürfnis von Anwendern nach Ordnern.

Gerne geben wir Ihnen Auskunft, welche weiteren Vorteile ein Dokumentenmanagement-System hat und wie es funktioniert. CROSS-WORKS erarbeitet mit Ihnen die geeignete Lösung für Ihr Unternehmen. Kontaktieren Sie uns für ein unverbindliches Beratungsgespräch.

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