In vielen Unternehmen gehört Teamarbeit zum Alltag und findet oft abteilungs-oder sogar standortübergreifend statt. Neben Vorteilen birgt dies auch Gefahren. Das mussten die Mitarbeitenden eines KMU in diesem erdachten, aber realistischen Praxisfall erfahren. Zu dritt arbeiteten sie in verschiedenen Niederlassungen an einem gemeinsamen Kundenprojekt. Zu viele Datei-Versionen führten jedoch zu einem Dokumenten-Chaos sowie Verwirrung und brachten das Unternehmen am Ende um einen Auftrag. Dabei begann alles harmlos mit ein paar E-Mails …

Beat: Hallo Claudia, hallo Thomas, ich habe einen Entwurf der Präsentation für den Kunden XY erstellt und im Ordner «Kunde XY-Präsentation» auf den Server gelegt. Bitte um euer Feedback. Gruss aus Bern
Thomas: Hallo Beat, hallo Claudia. Sieht gut aus, habe noch ein paar Anpassungen gemacht. Hab es als v2 abgelegt. LG aus St. Gallen
Claudia: Hallo Männer, habe die erste Version auch durchgelesen und ein paar Punkte hinzugefügt. Habe es als File «Präsentation Kunde XY_CL» abgelegt. Vielleicht kann man die Anpassungen von Thomas einfügen. Grüsse aus Zürich
Beat: Die Anpassungen von Thomas in Claudias Datei sind übernommen. Hoffe, habe alles erwischt, ist jetzt Version 3.
Claudia: Berger (der Vorgesetzte) meint, wir sollen noch die aktuellen KPIs von den 3 Standorten einfügen. Habe ein neues File gemacht «Präsi Kunde XY_CL2» und unsere schon mal eingetragen. Füllt eure Zahlen bitte auch noch ein.
Einen Tag später schreibt Claudia: Thomas, wo sind deine Zahlen?
Thomas: Sorry. Habe sie eingefügt, aber die Präsi auf meinem Desktop gespeichert – übertrage sie gleich. Welches File ist nun das richtige, «Version 3» oder «CL_2»?
Beat: Der Kunde hat geschrieben und möchte noch folgende Infos. Könnte jeder seinen Teil übernehmen und in der Präsentation ergänzen? E-Mail des Kunden anbei.
Einen Tag später schreibt Beat: Hey Claudia, ich sehe deine Anpassungen nicht. Hast du sie in die v3 eingetragen oder in CL_2? Ich und Thomas haben v3 genommen.
Thomas: Nein, ich habe CL_2 genommen. Ich dachte, das sei das richtige Dokument. Und wer von euch hat eigentlich das neue Bild in v3 eingefügt?
Beat: Nein, das war die falsche Version! Ich überführe nochmals alles in ein neues Dokument. Jetzt pressiert’s, die Präsi ist heute Nachmittag!

Beat hat sich bemüht, aber am Ende schickte er dem Vorgesetzten eine unvollständige und nicht aktuelle Version der Präsentation: Die Zahlen waren veraltet, eine wichtige Grafik war verschwunden und vom Kunden explizit gewünschte Informationen waren nicht enthalten. Entsprechend ungehalten war der Vorgesetzte – vor allem als der Kunde sich entschied, das Projekt nicht umzusetzen.
Oben beschrieben Szene ist fiktiv, hat aber einen realen Hintergrund: Gemäss der Studie «The Case for Better Document Collaboration» wissen über die Hälfte der Knowledge Workers nicht, welches Dokument (resp. welche Version) das richtige ist und arbeiten deshalb oft an der falschen Datei (weiter). Knapp 50 Prozent der Befragten hat schon einmal eine falsche Version weitergegeben.
Wie soll diesem Problem begegnet werden? Teamarbeit und Kooperationen zwischen Mitarbeitern unterschiedlicher Niederlassungen zu vermeiden, ist wohl kaum der richtige Weg. Weisungen und Memos, betreffend Speicherort und Benennen von Dokumenten, ist gut gemeint, aber meist von Beginn an zum Scheitern verurteilt.

Eine umfassende Lösung für diese Probleme ist ein Dokumentenmanagement-System:

  • Es gibt für alle Mitarbeitenden nur noch einen Speicherort.

  • Es ist sofort zu erkennen, welche Version die aktuellste ist.

  • Alle Änderungen in Dokumenten werden protokolliert. So ist nachvollziehbar, welche Person was wann verfasst oder angepasst hat.

  • Der Zeitaufwand, der bei der Teamarbeit für Koordination und Kommunikation anfällt, wird reduziert.

  • Fehler, verursacht durch verschiedene Datei-Versionen, können verhindert werden.

Gerne geben wir Ihnen Auskunft, welche weiteren Vorteile ein Dokumentenmanagement-System hat und wie es funktioniert. CROSS-WORKS erarbeitet mit Ihnen die geeignete Lösung für Ihr Unternehmen. Kontaktieren Sie uns für ein unverbindliches Beratungsgespräch.

Kontakt aufnehmen