ECM: Nutzen und Vorteile

1. Weil es die Probleme der manuelle Dokumentenverwaltung löst.

Der zunehmende Informations, und Datenstrom, der durch jedes Unternehmen fliesst, ist mit der manuellen Dokumentenablage und -verwaltung über kurz oder lang nicht mehr bewältigbar. Trotz hohem personellen Aufwand werden viele Dokumente falsch, viele gar nicht, andere wiederum doppelt erfasst. Dies führt zur widersinnigen Situation, dass Informationen oft nicht innert nützlicher Frist auffindbar sind, obwohl die Datenspeicher überquellen.

Das ECM-System räumt mit der Fehleranfälligkeit und Ressourcenverschwendung der manuellen Dokumentenverwaltung auf.

  • Erfasst werden sämtliche Dokumente aus allen definierten Quellen und in allen Formaten: Office-Dokumente, E-Mail, PDF, Multimedia, Datensätze aus Datenbanken, Scans, Threads aus sozialen Netzwerken, you name it.
  • Geleitete Workflows und eine eindeutige Ablagelogik garantieren: Was einmal erfasst wurde, wird auch wieder gefunden. Und zwar schnell und von jedem berechtigten Mitarbeiter.
  • Es steht jederzeit eindeutig fest, welches die aktuelle Version eines Dokuments ist und ob es gerade bearbeitet wird.
  • Jedem Mitarbeiter seine persönliche Ablage – das war einmal. Mit dem ECM-System werden Dokumente zentral abgespeichert. Das bedeutet mehr Transparenz und die Verfügbarkeit von geschäftsrelevanten Informationen, aber auch Schonung der Datenspeicher und damit eine Verbesserung der Performance und der Datensicherheit.

2. Weil es Ihr Unternehmen schneller, kompetenter und zuverlässiger macht.

Durch das ECM-System erhalten sie die volle Verfüg- und Verwertbarkeit der Informationen in Ihrem Unternehmen. Damit wird einerseits die Produktivät und die Innovationskraft angekurbelt. Andererseits gewinnt auch die Qualität des Kundenservice.

  • Dank mobilem Zugriff sind immer und überall alle benötigten Informationen verfügbar.
  • Die Suche 3.0 befördert die Informationen, die sie benötigen, schnell und zuverlässig zu Tage. Präzis und vollständig.
  • Das intelligente Rechtemanagement erlaubt die differenzierte Vergabe von Zugriffsrechten. Ob standardisiert oder teamübergreifend: Die Zugriffrechte orientieren sich an den Aufgaben des Mitarbeiters, nicht an der Organisationsstruktur.
  • Weil auch unstrukturierte Daten wie E-Mails und Chat-Konversationen erfasst und durchsuchbar gemacht werden, bleiben wichtige Informationen auch nach dem Austritt eines Mitarbeiters erhalten: Auf bereits Erarbeitetes kann langfristig zurückgegriffen werden, Inhalte werden entpersonalisiert.

3. Weil es die Kosten senkt

Die umständliche und redundante Ablagehierarchie der manuellen Datenablage ist der Organisation von Papierdokumenten abgeschaut. Erst das ECM-System nutzt die technologische Entwicklung, in dem es die Organisation der Dokumente übernimmt. Damit können personelle Ressourcen und Datenspeicher gespart werden.

  • Dokumente hin- und herschicken? Nimmer! Der dezentralen und mobile Zugriff auf die aktuelle Version eines Dokuments entlastet die Mailserver.
  • Die automatisierte Archivierung spart personelle Ressourcen und Datenspeicher.

4. Weil es problemlos integrierbar ist.

Ganz egal, auf welcher Basis Sie heute arbeiten: Das ECM-System ist für Ihr Unternehmen geeignet.

  • Bestehende Daten werden übernommen.
  • Workflows lassen sich abbilden oder neu definieren.
  • Bestehende oder zukünftige Umsystem lassen sich anbinden.

5. Weil es Ihr Unternehmen fit für die Zukunft macht.

Wir wissen nicht, was kommt – aber das ECM-System ist bereit:

  • Es ist adaptierbar: Funktionserweiterungen mit Plug-Ins sind jederzeit möglich, Anbindungsmöglichkeiten an zukünftige Systeme gegeben.

  • Es ist skalierbar: Und damit dem zunehmenden Datensstrom auch langfristig gewachsen.